Подлинность документа

Из подлинников документов при­нято выделять аутентичные (греч. authentikos – подлинный, исходящий из первоисточника), то есть имеющей подтверждение подлинности. Досто­верность аутентичных документов гарантируется принятыми формально­стями, обычно подписанием и про­ставлением печатей. Например, аутен­тичный текст международного дого­вора, составленный на нескольких языках, рассматривается одинаково подлинным и имеющим равную силу. Подлинники документов могут быть в виде черновиков и беловиков.

Беловик – это последняя, перепи­санная или перепечатанная “набело” редакция документа. ГОСТ на терми­ны и определения в области делоп­роизводства и архивного дела опре­деляет: “беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с черново­го документа или написан без пома­рок и исправлений”. Правоведы счи­тают оригиналом только подписан­ный беловик. Для служебных доку­ментов оригиналом будет являться беловик, чаше всего выполненный на бланке и подписанный должностным лицом, в ряде случаев с приложени­ем печати.

Подлинниками являются и черно­вики. В ГОСТ он определен так: “чер­новой документ: рукописный или ма­шинописный документ, отражающий работу автора или редактора над тек­стом”. В составе черновиков можно выделить многочисленные варианты и редакции. Каждый из них будет яв­ляться оригиналом (подлинником).

При электромагнитном способе записи установить первоначальную редакцию помогают только даты.

Наконец, среди подлинников, кроме того, различают автографы (ав­тограф – собственноручный), доку­менты, написанные или исправлен­ные (например, после перепечатки) рукою автора. Так как текст сейчас многие сразу печатают машинопис­ным способом, бывает трудно уста­новить автора. Но если на документе есть правки от руки, это сделать зна­чительно проще.

Признак уникальности сохраняет­ся за подлинниками изобразительных и звуковых документов. Так, для чер­тежей оригиналом считается первона­чальный набросок или чертеж. И здесь большое значение имеет аутентич­ность оригинала, то есть снабжение документа теми или иными формаль­ностями: подписью, печатью.

Оригиналом фотодокумента явля­ются негативы, звуковой документа­ции – первоначальная звукозапись, матрица грамзаписи, лента электри­ческой или магнитной записи.

С понятием “подлинник” тесно соприкасается понятие подложных документов.

Подлинные документы являются средством запечатления объективной действительности, того, как это было на самом деле. Степень подлинности документа – это идентификация того, что было и того, что отражено в доку­менте. В огромной массе подлинных документов, отражающих с различной степенью точности объективную дей­ствительность, можно встретить и до­кументы поддельные, фальсифициро­ванные, создание которых преследова­ло цель искажения действительности, фальсификации тех или иных фактов.

Фальсифицированные документы по­явились с тех пор, как документ стал использоваться для целей доказатель­ства. Например, фальшивые расписки. Создаются и целиком вымышленные документы, особенно часто – подлож­ные завещания. Существует несколько видов подделки документов:

– подлог – замена одного докумен­та другим;

– интерполяция – подложная встав­ка в текст подлинного документа;

– подделка – подделка отдельных слов, подписи, дат.

17. Копийность документа. Виды копий. Порядок удостоверения копий. Копия – это повторное воспроиз­ведение подлинников.

Само понятие “копия” (лат. сорia – множество) связано с размножением документов, повторением оригинала любого вида. В стандарте на термины и определения копия документа ус­тановлена как: “Документ, полностью воспроизводящий информацию под­линного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы”.

Копии документов первоначаль­но списывались и так и назывались – список. Например, список “Слова о полку Игореве” или список какой-либо летописи.

Развитие процесса документиро­вания и техники привело к широкой дифференциации понятия “копия”.

Прежде всего, разделим их на ко­пии, возникающие одновременно с оригиналом и копии позднейшие.

Печатая на машинке, получали сра­зу и оригинал, и копию. В советский период в литературе по делопроизвод­ству применялся термин “отпуст”. Он означал копию документа, остающую­ся в организации при отправке ориги­нала. Обычно этот вид копии получал­ся автоматически при печатании с черновика на машинке, то есть это был вто­рой, третий и т.д. машинописный эк­земпляры. Первый экземпляр печата­ли, как правило, на бланке, его подпи­сывали, регистрировали, при необхо­димости ставили печать, и он становил­ся подлинником. А остальные экземп­ляры, полученные под копирку, были копиями. Их и называли термином “от­пуст”. Сегодня этот термин употребля­ется крайне редко.

При составлении документа на компьютере и выводе его на бумаж­ный носитель все экземпляры документа будут иметь одинаковый вид, если бланк организации введен в па­мять ЭВМ. В этом случае подлинник документа можно отделить от копии только подписанием, регистрацией и проставлением печати.

Если в организации применяются бланки, выполненные типографским способом, то первый экземпляр выво­дится на бланке и подписывается, а ос­тальные экземпляры выводятся на чис­тые листы бумаги и являются копиями.

Копия может быть сделана с час­ти документа в виде выписки. Чаще всего выписки делают из сложных документов (решений и протоколов заседаний коллегиальных органов, приказов). В виде выписки выдается только та часть документа, которая имеет отношение к запросившему ее лицу или организации.

Выписка из документа заверяется подписью должностного лица (началь­ника канцелярии, секретаря и т.д.), а в необходимых случаях и печатью.

По способу получения копии де­лятся на ручные и автоматические, то есть факсимильные.

Ручные копии получаются путем переписывания оригинала от руки или на пишущей машинке.

Факсимильные копии (от слова факсимиле – точное воспроизведение каким-либо способом рукописи, до­кумента, чьей либо подписи) получа­ются средствами фотографии или копировально-множительной техники. Факсимиле – это кли­ше, печатка, воспроизводящая соб­ственноручную подпись, то есть это фактически копия одного реквизита – подписи, обычно руководителя.

Авторизированной называется копия, удостоверенная автором.

Заверенная копия – копия доку­мента, на которой в соответствии с установленным порядком проставля­ют необходимые реквизиты, придаю­щие ей юридическую силу. Верность копии документов на основании постановлений 1937 и 1983 годов свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Особо следует подчеркнуть требова­ние указывать на копии не только дату ее выдачи, но и делать отметку о том, что подлинный документ нахо­дится в данном предприятии, учреж­дении, организации.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неяс­ный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Удостоверение копии с опреде­ленных видов документов, предъяв­ляемых другим учреждениям и каса­ющихся личных прав и интересов граждан (например: о стаже работы, рождении, браке, связанных с полу­чением наследства и т.п.), производит­ся в нотариате. Нотариат (англ. System of notary public office) – система ор­ганов, на которые возложено совер­шение действий, направленных на юридическое закрепление граждан­ских прав и предупреждение их воз­можного нарушения в дальнейшем.

В соответствии с российским законо­дательством о нотариате нотариаль­ные действия совершает должност­ное лицо – нотариус, на должность которого может быть назначено лишь лицо, имеющее высшее юридическое образование.

Копии, заверенные нотариусом, называются нотариальными, так как их соответствие оригиналу подтвер­ждается официальным должностным лицом – нотариусом.

Копии, заверенные в установлен­ном законом порядке, имеют такую же юридическую силу, как и подлинники.

18. Формуляр документа. Типовой формуляр, формуляр-образец. Совокупность реквизитов для конкретного документа с опре­делением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или груп­пы документов разрабатывается, как правило, формуляр-образец. Формуляр-образец представляет собой графическую модель по­строения множества документов. Он устанавливает форматы бу­маги, размеры полей, расположение всех частей (постоянных и переменных) реквизитов, характерное именно для этой группы документов, и определяет необходимые для их размещения пло­щади. Принятая в формуляре-образце последовательность распо­ложения реквизитов должна отражать наиболее часто приме­няемый вариант при наличии некоторых различий в конкретных документах исходного множества. Это свойство документов по­зволяет не только успешно совершенствовать процессы доку­ментирования в традиционных “ручных” технологиях, но и, оп­ределив общие принципы архитектуры управленческих доку­ментов, перейти к автоматизированному проектированию необ­ходимых документов в компьютерных (информационных) тех­нологиях.

Формуляр-образец может быть представлен как в виде черте­жа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде опи­сания реквизитов с указанием последовательности их оформления и взаимного расположения в границах выделяемых площадей. В практике традиционных технологий больше прижился первый вариант или сочетание обоих, в компьютерных технологиях пред­почтителен описательный вариант.

Формуляр, характерный для документов определенного ви­да (договоры, протоколы, акты), называется типовым форму­ляром.

Государственным стандартом 6.10.5-87 “Унифицированные си­стемы документации. Требования к построению формуляра-образца” установлены:

– форматы бумаги - от А3 до А6 с горизонтальным (альбомным) и вертикальным (книжным) расположением текста;

– служебные поля - поле подшивки не менее 20 мм, левое, ниж­нее и правое поля не менее 10 мм;

– конструкционная сетка с ячейкой, равной или близкой к шагу письма канцелярской пишущей машинки (2,6 на 4,25 мм), что чуть меньше, чем размер шрифта Times New Roman 14;

– состав и правила оформления реквизитов, придающих доку­ментам юридическую силу.

По стандарту конструктивным элементом при проектировании форм может являться как отдельная ячейка, например для номера листа документа, так и базисный прямоугольник, включающий две и более ячейки.

Схема построения, формуляр одного вида и системы документа­ции имеют определенную устойчивость, конкретность. В то же вре­мя формуляр документа определенного этапа исторического разви­тия может иметь, с одной стороны, свои конкретные особенности, присущие именно данному периоду, с другой стороны, он представ­ляет собой наиболее общую схему построения документа в целом, средний или типичный формуляр документа эпохи.

Формуляры различных видов документов складывались на про­тяжении веков.

19. Развитие формуляра документа XVI, XVII веков. В государственном правовом акте – Судебнике 1550 года – отдельные статьи затрагивают и общие вопросы документирова­ния и вопросы порядка составления конкретных документов.

К правилам составления документов возвращается и Судебник 1589 года. Статья 191 определяет, например, порядок составления завещания. Наименование вида или разновидности документа, за редким исключением, обозначалось в тексте. Если вид документа не упоми­нался в тексте, он всегда подразумевался автором документа. Число видов документов периода до образования государствен­ности было невелико.

Основными распорядительными документами были указы царя и приговоры Боярской думы, названия которых даются в тексте или определяются по словам “указал”, “приговорил”.

Грамотой стали называться лишь отдельные виды документов. Это, прежде всего, жалованные и указные грамоты. Они выдавались великими и удельными князьями, митрополитами, архиепископами. В великокняжеских, царских жалованных и указных грамотах вид до­кумента обозначался в тексте: в жалованных грамотах – “...как в сей жалованной грамоте писано”, “а дана грамота”; в указных грамотах – “а выход бы есте велели им тем крестьяном платити по нашему указу”; в указных монастырских грамотах, регламентиру­ющих крестьянские повинности, в начале текста писали: “таковы указные грамоты даны по селам...”.

Термин “грамота” употреблялся для обозначения актов феодаль­ного землевладения и хозяйства – данные, деловые, духовные, за­кладные, купчие, меновнне и др. Они фиксировали передачу, раздел имущества, завещательные распоряжения, запись займа, обеспеченного залогом имущества, запись купли-продажи и обмена имущества.

Переписка оформлялась такими документами, как отписки, сказ­ки, челобитные, памятки. Отписки обычно поступали в приказ от официального лица – воеводы, посла, епископа. Наименование это­го вида документа давалось в конце текста (“а отписку, государь, и книги велел отдать...”).

20. Формуляр документа XVIII века. Реорганизация управления государством, начавшаяся реформами Петра I, повлияла и на документирование деятельности учреждений. В 1720 году был издан “Генеральный регламент”, установивший единый порядок работы коллегий, определивший функции ее должно­стных лиц и нормы документирования. Разрабатывались указы, инструкции для местных органов управления и отдельных должностей В ХVIII веке получает развитие практика составлениядокументов по типовым формам. Обязательность составления документовпо об­разцам предусматривалась многими законодательными актами. Так, Генеральный регламент дал “генеральные формуляры”,т.е. образцыдипломов, патентов.

На текст документов в ХVIII веке большое влияние оказала прове­денная в 1708 году реформа азбуки: гражданская азбука значитель­но упростила церковнославянский алфавит. Одновременно были введе­ны арабские цифры для обозначения чисел. Язык служебных докумен­тов стал более близким к литературному языку.

Постепенно к началу ХVIII века каждый реквизит документа приоб­ретал самостоятельное значение, занимал постоянное место в форму­ляре, его оформление и расположение определялись нормативными ак­тами. В ХVIII веке все документы себя называют. Наименование вида офор­мляется в отдельный реквизит и обозначалось сначала вместе с заго­ловком к тексту (“Ведомость о городовых строениях”) или вместе с адресатом (“Правительствующему Сенату от военной коллегии рапорт”). К концу ХVIII века наименование вида выносится над текстом документа.

В ХVIII веке возникло большое количество новых документов. Старые виды документов получили новые наименования. Законодательные и распорядительные акты представлялись указами, инструкциями, рег­ламентами, протоколами, резолюциями, приговорами. Переписка офор­млялась несколькими видами документов, которые определялись соподчиненностью учреждений или лиц. Так, сообщение нижестоящего учреждения или должностного лица высшему оформлялось рапортом. Вышестоящее учреждение или должностное лицо посылали требования. Сообщение одного учреждения другому, не связанного соподчиненностью, называлось ведением.

Появились такие виды, как диплом – документ, удостоверяющий принадлежность лица к дворянскому сословию, патент – свидетель­ство о чине, сане, воинском звании или ученой степени.

21. Формуляр текстового документа XIX – начала XX вв. Порядок документирования определялся новыми принципами управления. Он был жестко регламентирован законами, манифестами о создании высших органов управления и “Общим учреждением министерств”.

Большое место в документировании деятельности учреждений XIX века занимали записки: докладные (“пространные”), “дополнительные”, “краткое изложение”, записки и представления, вносимые в Государственный совет и Комитет министров, конфиденциальные и служебные записки. Они составлялись по особым правилам. Так, докладная записка должна была “содержать в себе: изложение дела, справку и выписку из законов”.

Многие документы получают табличную форму изложения содержания, описательная часть в них сокращается. Это особенно касается документации статистической, бухгалтерской. Стремление облегчить процесс составления документов выразилось в создании документов с элементами трафаретных текстов – унифицированные отдельные фразы или части текста, содержащие идентичную и постоянно повторяющуюся информацию. Такие документы получают довольно широкое распространение в XIX – начале XX века.

Кроме трафаретных, создавались типовые тексты (тексты-образцы, тексты-стереотипы, на основе которых могли быть построены тексты аналогичного содержания): “препровождается с покорнейшею просьбой сообщить при возвращении настоящей бумаги начальству округа надлежащие сведения и заключения”.

Создание типовых и трафаретных текстов свидетельствовало о начавшемся процессе унификации документов.

22. Современная структура и управление документацией в России. Управление документами в современных условиях - сложная организационно-техническая задача. Без решения данной задачи в области управления документооборотом организации может воцариться настоящий хаос. Потеря документов, затягивание согласования - эти и многие другие отрицательные последствия неграмотного управления документами можно избежать, внедрив корпоративную систему электронного управления документами

23. Юридическая сила – основное свойство документа. Юридическая сила документа – это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. Согласно ГОСТ Р 51141-98,Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации – автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др. Что влияет на приобретение документом юридической силы? Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства. Юридическая сила копий:

Заверение копий должно производится самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т.д.). Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений.

Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат, удостоверение на льготы и т.д.).

Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или зав. канцелярией). Заверенные копии, направляемые в организации, удостоверяются печатью.

24. Документы на перспективных носителях. В настоящее время оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными материальными носителями документированной информации, записанной цифровым способом.

Оптический документ аккумулирует в себе преимущества различных способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного носителя информации является, во-первых, его универсальность, т. е. возможность записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида — звуковой, текстовой, графической, видео. Во-вторых, оптический документ дает возможность организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе. В-третьих, этот документ обеспечивает возможность создания интегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базам данных.

Оптический документ - это интегральный вид документа, способный вобрать в себя достоинства и возможности книги, микро-, диа- и видеофильмов, аудиозаписи и т. д., причем все это одновременно. Он необходим для длительного хранения больших массивов информации.

документы на магнитных носителях информации (магнитные документы), в состав которых входят магнитные ленты, магнитные карты, магнитные диски гибкие (дискеты) и жесткие, а также видеодиски

25. Документообразующие признаки. Любой документ обладает определённым набором признаков, непосредственно связанных с его основными функциями и свойствами. Прежде всего информация фиксируется кем-либо на материальном носителе с определённой целью, т.е. документированная информация всегда имеет автора. Автор документа - это “физическое или юридическое лицо, создавшее документ”116. Авторство является важнейшим признаком документа. Важным документообразующим признаком является наименование вида документа (приказ, справка, заявление и т.п.). Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости.

К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Дата – это время создания документа. Однако информация об этом может быть зафиксирована по-разному. Отсюда даты различают: точные (время создания документа указывается точно);

приближённые (время создания документа определяется на основе анализа его содержания, авторства, упоминающихся в нём событий и т.п.);

вероятные (время создания устанавливается путём сопоставления отдельных документов или даже их комплексов, анализа внешних признаков документа и т.д.)117. Достоверность документированной информации подтверждается удостоверением документа, т.е. подписью, печатью, грифом утверждения.

В совокупности рассмотренные документообразующие признаки придают документу необходимую юридическую силу. Иначе говоря, несоблюдение условий, правил документирования может иметь соответствующие правовые последствия.

26. Электронное документирование. Юридическая сила документа в электронной форме. Электронное документирование. С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия. Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Принятый в 2001 году Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» предусматривает условия правового использования электронной цифровой подписи при организации обмена электронными документами. И хотя данный закон вводит (кстати, впервые в отечественной юридической практике) собственно понятие «электронного документа», он не охватывает своим регулирующим воздействием все правовые стороны применения таких документов. У Закона более узкая задача – «обеспечение правовых условий использования ЭЦП в электронных документах, при соблюдении которых ЭЦП в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе». Закон «Об ЭЦП» указывает на то, что ЭЦП является эквивалентом собственноручной подписи, если поставлена на электронном документе, что представляется достаточно логичным. Тот же закон определяет электронный документ как «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Такая формулировка представляется достаточно свободной для того, чтобы можно было создавать и использовать электронные документы любого формата. Однако, основным нормативным актом, регулирующим использование электронных документов, является закон №149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Этот закон в первую очередь вводит понятие электронного сообщения в практику российского законодательства: электронное сообщение – это «информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети». Таким образом, закон №149 разделяет понятия электронного документа и электронного сообщения. Отличия этих двух понятий рассматриваются в статья11. закона. В частности, п.3. указывает, что электронным документом может считаться только такое электронное сообщение, подписанное ЭЦП, электронная форма которого не исключена законодательно. Другими словами, если в нормативном акте четко указано, что какой-либо конкретный документ необходимо оформлять на бумажном носителе, то этот документ, оформленный в электронном виде и подписанный ЭЦП, будет являться лишь копией бумажного документа и никакой юридической силы иметь не будет. Закон «Об ЭЦП» указывает на то, что ЭЦП является эквивалентом собственноручной подписи, если поставлена на электронном документе, что представляется достаточно логичным. Тот же закон определяет электронный документ как «документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме». Такая формулировка представляется достаточно свободной для того, чтобы можно было создавать и использовать электронные документы любого формата. Однако, основным нормативным актом, регулирующим использование электронных документов, является закон №149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Этот закон в первую очередь вводит понятие электронного сообщения в практику российского законодательства: электронное сообщение – это «информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети». Таким образом, закон №149 разделяет понятия электронного документа и электронного сообщения. Отличия этих двух понятий рассматриваются в статья11. закона. В частности, п.3. указывает, что электронным документом может считаться только такое электронное сообщение, подписанное ЭЦП, электронная форма которого не исключена законодательно. Другими словами, если в нормативном акте четко указано, что какой-либо конкретный документ необходимо оформлять на бумажном носителе, то этот документ, оформленный в электронном виде и подписанный ЭЦП, будет являться лишь копией бумажного документа и никакой юридической силы иметь не будет.

27. Современные проблемы документоведения. Документоведение – наука сравнительно молодая. Со второй половины 1990-х годов в России развернулось обучение студентов по специальности «Документоведение и документационное обеспечение управления». Одной из базовых дисциплин этой специальности является курс документоведения. Недостаточно изучены все вопросы в этой сфере.

И поэтому возникает ряд актуальных проблем документоведения на современном этапе:

отставание в разработке теоретических вопросов документоведения;

изучение теории документа и документной деятельности в России сковано узкими рамками управленческого, административного документоведения, сторонники которого ограничивают свои исследования преимущественно управленческой документацией;

в стране достаточно узок круг исследователей занимающихся изучением вопросов документоведения;

нерешенность вопроса о предмете и объекте документоведения;

утвержденная министерством образования РФ примерная программа курса по специальности «Документоведение и ДОУ» далека от совершенства;

нет ни одного отечественного учебника по документоведению, если не считать нескольких разношерстных и небольших по объему учебных пособий;

не вполне разработанный методологический инструментарий, не устоявшийся понятийный аппарат;

нет нормативно-правовой базы;

нет единства мнений о понятии «документ»;

дискуссионными являются понятия «электронный документ», «технотронный документ», «ценность документа» и др.;

отечественные документоведы ставят знак равенства между понятиями «система документирования» и «документационная система»;

проблема трансформации документа в исторический источник;

теория экспертизы ценности документов;

общая классификация документов;

недостаточность материальной базы;

документная коммуникация;

вопросы подлинности и подложности документов;

определение места дисциплины в системе наук;

проблема высшего документоведческого образования;

проблемы взаимосвязи документоведения и архивоведения;

вопрос о доступе к документам;

использование документов, содержащих персональные данные;

проблемы стандартизации;

проблемы сохранности электронных документов;

проблемы регистрации документов;

28. Средства документирования, их классификация, характеристика, применение. Начиная с 19 столетия, в связи с изобретением новых способов и средств документирования (фото-, кино, аудиодокументирования и др.), широкое распространение получили многие принципиально новые носители документированной информации. В зависимости от качественных характеристик, а также от способа документирования, их можно классифицировать следующим образом:

· бумажные;

· фотографические носители;

· носители механической звукозаписи;

· магнитные носители;

· оптические (лазерные) диски и другие перспективные носители информации.

БУМАЖНЫЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ

Важнейшим материальным носителем информации по-прежнему пока остаётся бумага. На отечественном рынке в настоящее время имеются сотни различных видов бумаги и изделий из неё. При выборе бумаги для документирования необходимо учитывать свойства бумаги, обусловленные технологическим процессом её производства, композиционным составом, степенью отделки поверхности и т.п.

Любая бумага, изготовленная традиционным способом, характеризуется определёнными свойствами, которые необходимо принимать во внимание в процессе документирования. К числу таких важнейших свойств и показателей относятся:

· композиционный состав, т.е. состав и род волокон (целлюлоза, древесная масса, льнопеньковые, хлопковые и др. волокна), их процентное соотношение, степень размола;

· масса бумаги (масса 1 кв. м бумаги любого сорта). Масса выпускаемой для печати бумаги составляет от 40 до 250 г/кв. м;

· толщина бумаги (может быть от 4 до 400 мкм);

· плотность, степень пористости бумаги (количество бумажной массы в г/см2);

· структурные и механические свойства бумаги (в частности, направление ориентации волокон в бумаге, светопроницаемость, прозрачность бумаги, деформации под воздействием влаги и т.п.);

· гладкость поверхности бумаги;

· белизна;

· светопрочность;

· сорность бумаги (результат использования при её производстве загрязнённой воды) и некоторые другие свойства бумаги.

ФОТОГРАФИЧЕСКИЕ НОСИТЕЛИ ИНФОРМАЦИИ

Фотоматериалы представляют собой гибкие плёнки, пластинки, бумаги, ткани. Они представляют собой по существу многослойные полимерные системы, состоящие, как правило, из:

· подложки (основы), на которую наносится

· подслой, а также

· светочувствительный эмульсионный слой (галогенид серебра) и

· противоореольный слой.

Цветные фотоматериалы имеют более сложное строение. Они содержат также сине-, жёлто-, зелёно-, красночувствительные слои. Разработка в 1950-е годы многослойных цветных материалов явилась одним из качественных скачков в истории фотографии, предопределив быстрое развитие и широкое распространение цветной фотографии.

К числу важнейших характеристик фотографических материалов, в частности, фотоплёнок, относятся: светочувствительность, зернистость, контрастность, цветочувствительность. В настоящее время материальные носители магнитной записи классифицируют:

· по геометрической форме и размерам (форма ленты, диска, карты и т.д.);

· по внутреннему строению носителей (два или несколько слоёв различных материалов);

· по способу магнитной записи (носители для продольной и перпендикулярной записи);

· по виду записываемого сигнала (для прямой записи аналоговых сигналов, для модуляционной записи, для цифровой записи).

Технологии и материальные носители магнитной записи постоянно совершенствуются. В частности, наблюдается тенденция к увеличению плотности записи информации на магнитных дисках при уменьшении его размеров и снижении среднего времени доступа к информации.

По технологии применения оптические, магнитооптические и цифровые компакт-диски делятся на 3 основных класса:

1. диски с постоянной (нестираемой) информацией (CD-ROM). Это пластиковые компакт-диски диаметром 4,72 дюйма и толщиной 0,05 дюйма. Они изготавливаются с помощью стеклянного диска-оригинала, на который наносится фоторегистрирующий слой. В этом слое лазерная система записи формирует систему питов (меток в виде микроскопических впадин), которая затем переносится на тиражируемые диски-копии. Считывание информации осуществляется также лазерным лучом в оптическом дисководе персонального компьютера. CD-ROM обычно обладают ёмкостью 650 Мбайт и используются для записи цифровых звуковых программ, программного обеспечения для ЭВМ и т.п.;

2. диски, допускающие однократную запись и многократное воспроизведение сигналов без возможности их стирания (CD-R; CD-WORM - Write-Once, Read-Many - один раз записал, много раз считал). Используются в электронных архивах и банках данных, во внешних накопителях ЭВМ. Они представляют собой основу из прозрачного материала, на которую нанесён рабочий слой;

3. реверсивные оптические диски, позволяющие многократно записывать, воспроизводить и стирать сигналы (CD-RW; CD-E). Это наиболее универсальные диски, способные заменить магнитные носители практически во всех областях применения. Они аналогичны дискам для однократной записи, но содержат рабочий слой, в котором физические процессы записи являются обратимыми. Технология изготовления таких дисков сложнее, поэтому они стоят дороже дисков для однократной записи.

В настоящее время оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными материальными носителями документированной информации, записанной цифровым способом. Вместе с тем активно ведутся работы по созданию ещё более компактных носителей информации с использованием так называемых нанотехнологий, работающих с атомами и молекулами. Плотность упаковки элементов, собранных из атомов, в тысячи раз больше, чем в современной микроэлектронике. В результате один компакт-диск, изготовленный по нанотехнологии, может заменить тысячи лазерных дисков.

29. Влияние носителя информации на долговечность документа. Передача документированной информации во времени и пространстве непосредственно связана с физическими характеристиками её материального носителя. Документы, будучи массовым общественным продуктом, отличаются сравнительно низкой долговечностью. Во время своего функционирования в оперативной среде и особенно при хранении они подвергаются многочисленным негативным воздействиям, вследствие перепадов температуры, влажности, под влиянием света, биологических процессов и т.д. К примеру, в настоящее время известно около 400 видов грибов и насекомых, обнаруженных на документах и книгах, способных поражать бумагу, кальку, ткани, дерево, кожу, металл, кинофотоплёнку и другие материалы108. Проблема долговечности и экономической эффективности материальных носителей информации особенно остро встала с появлением аудиовизуальных и машиночитаемых документов, также подверженных старению и требующих особых условий хранения. Причём процесс старения таких документов является многосторонним и существенно отличается от старения традиционных носителей информации.

Во-первых, аудиовизуальные и машиночитаемые документы, равно как и документы на традиционных носителях, подвержены физическому старению, связанному со старением материального носителя. Так, старение фотоматериалов проявляется в изменении свойств их светочувствительности и контрастности при хранении, в увеличении так называемой фотографической вуали, повышении хрупкости плёнок. У цветных фотоматериалов происходит нарушение цветового баланса, т.е. выцветание, проявляющееся в виде искажения цветов и снижения их насыщенности. Особенно нестойкими были кинофотодокументы на нитроплёнке, являвшейся вдобавок ещё и крайне горючим материалом. Очень быстро выцветали первые цветные кинофотодокументы. Надо заметить, что вообще срок сохранности цветных кинодокументов в несколько раз меньше, чем чёрно-белых, вследствие нестойкости красителей цветного изображения112. Вместе с тем плёночный носитель является сравнительно долговечным материалом. Не случайно в архивной практике микрофильмы по-прежнему остаются важным способом хранения резервных копий наиболее ценных документов, поскольку могут храниться, по расчётам специалистов не менее 500 лет. Срок службы граммофонных пластинок определяется их механическим износом, зависит от интенсивности использования, условий хранения. В частности, пластмассовые диски (грампластинки) могут деформироваться при нагревании.

Для магнитных носителей (лент, дисков, карт и др.) характерна высокая чувствительность к внешним электромагнитным воздействиям. Они также подвержены физическому старению, изнашиванию поверхности с нанесённым магнитным рабочим слоем (так называемое “осыпание”). Магнитная лента со временем растягивается, в результате чего искажается записанная на ней информация.

По сравнению с магнитными носителями оптические диски более долговечны, поскольку срок их службы определяется не механическим износом, а химико-физической стабильностью среды, в которой они находятся. Оптические диски нуждаются в хранении также в условиях стабильных комнатных температур и с относительной влажностью в пределах, установленных для магнитных лент. Для них противопоказаны чрезмерная влажность, высокая температура и резкие её колебания, загрязнённый воздух113. Разумеется, оптические диски следует оберегать и от механических повреждений. При этом надо иметь в виду, что наиболее уязвимой является “нерабочая” окрашенная сторона диска.

В отличие от традиционных текстовых и графических документов, аудиовизуальные и машиночитаемые документы подвержены техническому старению, связанному с уровнем развития оборудования для считывания информации. Быстрое развитие техники приводит к тому, что возникают проблемы и порой труднопреодолимые препятствия для воспроизведения ранее записанной информации, в частности, с фоноваликов, пластинок, кинолент, поскольку выпуск оборудования для их воспроизведения либо давно прекратился, либо действующее оборудование рассчитано на работу с материальными носителями, обладающими иными техническими характеристиками. К примеру, в настоящее время уже трудно найти компьютер для считывания информации с флоппи-дисков диаметром 5,25", хотя минуло всего лишь пять лет с тех пор, как их вытеснили 3,5-дюймовые дискеты. В настоящее время продолжается интенсивный поиск информационно ёмких и одновременно достаточно стабильных и экономичных носителей. Известно, к примеру, об экспериментальной технологии Лос-Аламосской лаборатории (США), которая позволяет записывать ионным пучком кодированную информацию в 2 Гбайт (1 млн. машинописных страниц) на отрезке проволоки длиной всего лишь 2,5 см. При этом прогнозируемая долговечность носителя оценивается в 5 тыс. лет при очень высокой износостойкости. Для сравнения: чтобы записать информацию со всех бумажных носителей Архивного фонда Российской Федерации, потребовалось бы только 50 тыс. таких булавок, т.е. 1 ящик115. На одной из научных конференций, состоявшейся также в США, был продемонстрирован изготовленный из никеля “вечный диск” Rosetta. Он позволяет сохранять в аналоговом виде до 350000 страниц текста и рисунков в течение нескольких тысяч лет.

30. Процедура документирования. Делопроизводственные операции. под документированием понимается запись (фиксация) информации, осуществляемая на различных носителях в соответствии с установленными правилами [1]. Эти правила (см. далее) распространяются на содержание, структуру, стиль изложения и оформление документов. Соблюдение этих правил, в свою очередь, позволяет обеспечить соответствие каждого применяемого в процессе повседневной деятельности компании документа определенным характеристикам. Этапы процесса документирования:

Первый этап процесса документирования – составление первичных документов.

Единицей информации является реквизит.

Обязательные реквизиты любого первичного документа: наименование документа, наименование предприятия, содержание операции, подпись, дата, № документа.

Дополнительные документы уточняют содержание операции, отраженной в первичном документе: официальный бланк предприятия, который представляет собой документ с указанием на нем таких обязательных реквизитов, как наименование предприятия, его юридически адрес и телефон.

Бланк составляется на государственном языке и может быть дополнен по необходимости другими языками.

Бланки строгой отчетности изготавливают государственные предприятия.

Отдельные документы могут быть составлены на бланках строгой отчетности. Он содержит серийный №, нанесенный типографским способом. Предприятия должны учитывать бланки строгой отчетности по таким номерам на забалансовом учете (счет 08).

Второй этап – приемка и проверка документа. Проверка осуществляется: 1) формальная – проверка правильности заполнения документов; 2) экономическая – проверка по содержанию операций в этом документе; 3) логическая - проверка взаимосвязи показателей; 4) юридическая – проверка законности проведения операций; 5) арифметическая – проверка правильности расчета отдельных показателей.

Третий этап – обработка документов. В процессе обработки осуществляют такие операции:

1) Группировка, осуществляется в соответствии с показателями учета, отчетности или в соответствии с плановыми показателями.

Время от составления до обработки первичных документов должно быть минимальным, а также минимальным должно быть время, затраченное на обработку документов.

2) Оценка – указание цены;

3) Расценка – установление цены;

4) Таксировка – определение итоговых стоимостных показателей в документе;

5) Контировка – проставление корреспонденции счетов.

Делопроизводственные операции можно условно разделить на 2 основные части: это документирование (составление и оформление служебных документов) и документооборот (организация работы с документами: прием, регистрация, контроль, отправка на хранение, сдача в архив).

31. Бумажный носитель информации, его появление, развитие, применение. Современный, самый распространённый носитель информации – бумага – появился тоже очень давно: во 2 веке н.э. в Китае. Долгое время секрет её производства строго охранялся. Первоначально бумага изготавливалась из натуральных растительных волокон (риса, бамбука и пр.). Растёртые в воде волокна растений пропитывались животным клеем, сушились на воздухе и прессовались. В Индии, Вьетнаме, а потом и в Европе бумагу делали из переработанного тряпья. Она так и называлась – тряпичная бумага. Тряпичная бумага ручной выработки выпускалась примерно до конца 18 века. За это время в процесс производства вводились новшества: использование наполнителей для уменьшения прозрачности бумаги, замена животного клея канифольным, отбеливание хлорной известью цветного тряпья и др. С середины 19 века в Европе начали использовать более дешёвую бумагу на основе древесины (из древесной целлюлозы, а затем из древесной массы). Тексты на таких носителях как папирус, пергамент и бумага писались обычно чёрными чернилами – сажевыми и железо-галловыми. Сажевые чернила (тушь) получали, растирая мелкодисперсную сажу с водой и клеем. Позднее в тушь стали вводить вещества (казеин, шеллак), придающие тушевому тексту водостойкость. Однако, тушь была неудобна в употреблении, плохо проникала в бумагу, давала нестойкий к истиранию текст. Железо-галловые чернила получали, добавляя в отвар галловых орешков раствор железного купороса. Получались бесцветные чернила, которые на пергаменте или бумаге быстро темнели, давая густой чёрный текст. Лучшие образцы железо-галловых текстов выдержали многовековое хранение: они нерастворимы в воде, устойчивы к выцветанию, износостойки. С этого периода и по настоящее время документы на бумажных носителях являются самыми распространёнными. А развитие технического прогресса в области производства бумаги, книгопечатания, копирования текста сделало бумажные документы дешёвыми и общедоступными. И сейчас под словом "документ" большинство людей традиционно подразумевают текст или изображение на бумаге.

Ни для кого не секрет, что от правильного подбора бумаги напрямую зависят качество полиграфической продукции и её соответствие условиям предполагаемого использования. Прежде всего, напомним, что бумага— это многокомпонентная система, состоящая из специально обработанных растительных волокон, тесно переплетенных между собой и связанных химическими силами сцепления различных видов. Бумага различается по толщине или по массе одного квадратного метра (г/м2). По принятой классификации масса 1 м2 печатной бумаги может составлять от 40 до 250 г. Более 250 г/м2 — это уже картон.

Один из важнейших технических показателей бумаги, от которого зависят многие основные свойства – прочность, упругость, пластичность, светостойкость и др., - это композиция бумаги. Отечественные бумаги по композиции подразделяются на группы по номерам: № 1, № 2, № 3.

Бумага № 1 – это чистоцеллюлозная бумага. Сделанные, как правило, только из целлюлозных волокон, чистоцеллюлозные бумаги обычно имеют высокую белизну, повышенную прочность, почти не подвержены старению при хранении. Такие бумаги используются для изготовления высокохудожественной продукции, словарей, энциклопедий, официальных справочных изданий.

Бумага № 2 содержит до 50% древесной массы, которая придаёт бумаге ряд полезных качеств – улучшаются печатные свойства, стабильность размеров при изменении климатических условий, снижается масса листа м т.д. В сравнении с бумагой № 1 бумага № 2 дешевле.

Бумага № 3 полностью состоит из древесной массы. Это дешёвая бумага невысокого качества, используемая для изданий с небольшим сроком службы и применяемая только для типографской (высокой) печати. Наиболее распространённый в настоящее время материальный носитель документированной информации – бумага – обладает относительной дешевизной, доступностью, удовлетворяет необходимым требованиям по своему качеству и т.д. Однако в то же время бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях. Использование недостаточно качественных чернил, краски приводят к постепенному угасанию текста на бумаге.

По мнению специалистов, в середине 19 столетия наступил первый кризисный период в истории бумажного документа. Он был связан с переходом к изготовлению бумаги из древесины, с использованием синтетических красителей, с широким распространением машинописи и средств копирования. В результате долговечность бумажного документа сократилась с тысяч до двухсот – трёхсот лет, т.е. на порядок. Особенно недолговечны документы, изготовленные на бумаге низких по качеству видов и сортов (газетной и т.п.).

В конце 20-го века с развитием компьютерных технологий и использованием принтеров для вывода информации на бумажный носитель вновь возникла проблема долговечности бумажных документов. Дело в том, что многие современные распечатки текстов на принтерах водорастворимы и выцветают. Более долговечные краски, в частности, для струйных принтеров, естественно, являются и более дорогими, а значит – менее доступными для массового потребителя. Использование в России “пиратских” перезаряженных картриджей и тонеров только усугубляет ситуацию109.

Материальные носители документированной информации требуют, таким образом, соответствующих условий для их хранения. Однако это далеко не всегда соблюдалось и соблюдается. В результате из ведомственных архивов на государственное хранение в нашей стране документы поступают с дефектами. В 1920-е годы количество дефектов достигало 10-20 %, с 1950-х годов стало уменьшаться от 5 до 1 %, в 1960-1980-е годы было на уровне 0,3-0,5 % (хотя в абсолютных цифрах это составляло 1-2,5 млн. документов). В 1990-е годы хранение документов в ведомственных архивах вновь ухудшилось, как и в первые десятилетия существования советской власти110. Всё это оборачивается значительными материальными потерями, поскольку в архивах и библиотеках приходится создавать и содержать дорогостоящие лаборатории, которые занимаются реставрацией бумажных носителей. Приходится также изготавливать архивные копии документов с угасающим текстом и т.п.