Поглотители времени руководителя

Руководителю часто не удается поработать в рабочее время. Руководитель, как правило, работает до начала рабочего дня или после, но не во время. Почему так происходит? Дело в том, что руководители являются работниками умственного труда. То есть они используют головной мозг, чтобы производить интеллектуальный продукт. Преподаватель предложил разобраться, как работает головной мозг?

В фокусе внимания мозга находится 1 предмет. Есть предсознание, которое помогает фокусироваться на этом предмете, при этом предсознание может контролировать 7 (плюс минус 2) дел. Кроме того, есть зона бессознательного – здесь находится бесконечное количество элементов. Представьте человека, который ведет автомобиль. Он сфокусирован на этой задаче. В зоне предсознания находятся: дорога, знаки, разметка, зеркало заднего вида, приборы и т.д. В зоне бессознательного – много информации, о которой водитель не думает. Теперь представьте, что человеку кто-то позвонил, например, руководитель, который пытается решить какую-либо проблему. Теперь именно эта задача находится в зоне внимания водителя – характер управления автомобилем меняется – человек или замедляет ход, или начинает «вилять» на дороге. Дело в том, что человек не в состоянии делать два дела одновременно, ему нужна фокусировка. И даже если кажется, что кто-то делает много дел одновременно, то это означает, что он просто умеет быстро переключиться с одной задачи на другую.

Преподаватель предложил сравнить мозг со станком, на котором можно делать разные товары. Что происходит, когда надо выпустить новый продукт? Станок надо переналаживать, на это тратится от нескольких минут до нескольких часов. Это обязательная процедура. Время переналадки – время потерь. Аналогично происходит и с мозгом. Когда он переключается с одной задачи на другую, то происходят потери времени. В среднем мозгу надо 2 минуты, чтобы «переналадить» работу.

В течение рабочего дня происходит много событий, которые заставляют человека переключаться. Это незапланированные встречи, звонки, сообщения, письма и пр. Все это поглотители времени. Компания преподавателя делала замеры и вычислила, что продуктивное время работы человека 3 часа 28 минут в течение дня. Аналогичную цифру получила компания McKinsey, когда изучала эффективность работы менеджеров среднего звена. Иными словами, более четырех часов в день сотрудник тратит на переключение с одной задачи на другую.

Самые распространенные поглотители времени:

– работа в open space;

– отсутствие навыков управления временем (руководителю следует самому уметь управлять временем и научить этому сотрудников);

– отсутствие навыков планирования (встречи назначаются по телефону и не используются планировщики);

– плохая культура коммуникаций (люди не отвечают на письма друг другу, приходится звонить или отдельно писать, чтобы выяснить, получил ли адресат письмо и когда ответит);

– непродуктивные совещания (собрания проходят без подготовки и бессистемно);

– слабая исполнительская дисциплина (задачи ставятся, но их никто не фиксирует);

– плохое взаимодействие в компании;

– отсутствие эффективного оперативного управления.

Чтобы исправить ситуацию, следует упорядочить дела, которые постоянно прерывают работу. Надо выделить на них определенное время. Например, установить, что почту вы просматриваете 3 раза в день – утром, днем и вечером; документы подписываете раз в день в определенное время и т.п.

В завершение преподаватель привел еще один наглядный пример. Представьте, что человек не спал два дня. Затем ему дали 24 часа на сон. Выспится ли он? Безусловно. А если человеку дать 23 часа 55 минут? Тоже выспится. Однако преподаватель сказал, что распределит оставшиеся 5 минут на 300 секунд и будет каждые 5 минут будить человека – включать пожарную сирену. Многие ужасаются от такой картины. Дело в том, что руководители находятся в такой пытке практически ежедневно. Становится очевидно, почему они не успевают все сделать.