Создание списка ресурсов

Тема 5. Ресурсы и назначения

Теоретический курс

Создание списка ресурсов

Ресурс – это трудовая, материальная, финансовая, техническая или иная единица, которая используется для выполнения задач проекта. В Microsoft Project ресурсы могут быть трёх видов.

· Трудовые – это работники или коллективы, выполняющие запланированные в рамках проекта работы.

· Материальные –материалы, которые потребляются при выполнении работ проекта.

· Затратные – различные виды денежных расходов сопряженных с работами проекта, которые напрямую не зависят от объёма, длительности работ и потребляемых ими трудовых или материальных ресурсов. Например, стоимость железнодорожных или авиационных билетов, командировочные расходы и т.п.

Основными характеристиками трудового ресурса являются.

· График доступности. Задаёт периоды времени, когда ресурс может быть задействован для выполнения работ проекта. Этот график может учитывать отпуска, командировки, занятость ресурса в других проектах и т.п.

· Индивидуальный календарь рабочего времени. Задаёт график рабочего времени ресурса.

· Стоимость. Она складывается из двух составляющих: повре­мен­ной оплаты (стандартная и сверхурочная ставки), которая начисляется пропорционально длительности работы ресурса в проекте, и стоимости использования, которая является разовой фиксированной суммой, не зависящей от времени работы;

· Максимальное количество единиц доступности. Устанавливает макси­маль­ный процент рабочего времени, которое ресурс может ежедневно выделять для выполнения работ данного проекта. Например, 50% – половина рабочего времени установленного в день по календарю. Данная величина не препятствует планированию большего процента участия ресурса в проекте, но используется для контроля его перегруженности. Так для ресурса с 50% максимальной доступности можно запланировать все 100% использования, но при этом он будет считаться перегруженным на 50%.

Материальный ресурс характеризуется только стоимостью, складывающейся из двух частей.

· Стандартная ставка. Задаёт стоимость единицы материала. Общая стоимость материала вычисляется как произведение потреблённого количества на значение стандартной ставки.

· Стоимость использования. Фиксированная сумма, которая не зависит от количества потребляемых материалов. Например, стоимость доставки.

Для создания списка ресурсов, задействованных при выпол­нении проекта, нужно выбрать представление Лист ресурсов или пункт меню Вид/Лист ресурсов. Это представление изображено на рис. 5.1.

Ввод перечня ресурсов заключается в последовательном заполнении строк таблицы их названиями и выбором типа ресурса в колонке Тип. Для редактирования остальных параметров ресурса используется окно его свойств.

Рис. 5.1. Лист ресурсов проекта

 

Окно свойств ресурса

Окно свойств ресурса открывается двойным щелчком мыши по соответствующей строке таблицы ресурсов и содержит вкладки Общие, Затраты, Заметки, Настраиваемые поля. Вкладка Общие изображена на рис.5.2. Здесь вводятся название, краткое название ресурса, его тип, график доступности, максимальное количество единиц доступности и индивидуальный календарь рабочего времени.

Рис. 5.2. Вкладка Общие окна свойств ресурса

 

График доступности задаётся только для трудовых ресурсов и вводится в таблицу, состоящую из трех столбцов:

· Доступен с – начальная дата периода доступности ресурса (значение НД означает неограниченный начальный срок);

· Доступен по – конечная дата периода доступности (НД означает неограниченный конечный срок);

· Единицы – максимально возможный процент рабочего времени от установленного по индивидуальному календарю, который ресурс может потратить ежедневно на выполнение работ проекта. При использовании ресурса свыше заданного процента он будет считаться перегруженным на величину превышения.

Поля Группа и Код позволяют сгруппировать ресурсы по группам и назначить им определённые коды. Их значения используются для выполнения операций фильтрации и группировки.

Тип резервирования принимает одно из двух значений:

· выделенный – ресурс принимает участие в проекте;

· предложенный – ресурс может принять участие в проекте, но окончательное решение ещё не принято.

Кнопка Изменить рабочее время активна только для трудовых ресурсов. Она открывает индивидуальный календарь рабочего времени, приёмы работы с которым совпадают с рассмотренными ранее в лекции 3 приёмами обработки календаря.

Вкладка Затраты предназначена для ввода стоимости как трудовых, так и материальных ресурсов. Она изображена на рис.5.3.

Рис. 5.3. Вкладка Затраты окна свойств ресурса

 

Поскольку стоимость может изменяться в зависимости от каких-либо условий, система позволяет описать до пяти стоимост­ных схем и применять их для различных задач. Схемы соответствуют вкладки от A до E. Схема A используется по умолчанию. Например, при работе в офисе заработная плата сотрудника начисляется по схеме A, во время командировки на предприятие заказчика – по схеме B, а во время командировки за границу Российской Федерации – по схеме C.

Стоимость задаётся в таблице, состоящей из четырех столбцов.

· Дата действия. Дата, с которой начинает действовать указанная в строке стоимость. Прочерк означает начальное значение стоимости.

· Стандартная ставка. Для трудовых ресурсов задаёт ставку оплаты труда пропорционально отработанному времени. Интервал времени, для которого указана ставка обозначается сокращениями м (ми­нута), ч (час), д (день), мес (месяц). Для материальных ресурсов эта ставка задаёт стоимость за использование единицы соответ­ствую­щего материала.

· Ставка сверхурочных. Имеет смысл и доступна только для трудо­вых ресурсов. Задаёт порядок начисления оплаты труда пропор­ционально дополнительно отработанному времени, выходящему за пределы установленного графика рабочего времени.

· Затраты на использование. Могут указываться для трудовых и материальных ресурсов. Задают разовые затраты, которые относятся к моменту начала использования ресурса. Например, стоимость использования компьютера не зависит от времени его работы и определяется разовыми затратами на его приобретение и установку программ.

Для затратных ресурсов стоимость на вкладке Затраты не задаётся. Она указывается при их назначении на конкретную задачу и может отличаться для разных задач.

Поле Начисление затрат определяет порядок распределения всей стоимости ресурса во времени реализации проекта. Этот параметр влияет на график финансирования проекта. Возможны три варианта начисления.

· В начале. Вне зависимости от продолжительности работы ресурса вся стоимость его эксплуатации должна быть профинансирована к началу эксплуатации;

· Пропорционально. К началу эксплуатации ресурса финансируются только затраты, указанные в графе Затраты на использование, а осталь­ные распределяются во времени пропорционально его использованию;

· По окончании. Затраты на использование финансируются в начале эксплуатации, а остальные – по завершении эксплуатации ресурса.

На вкладке Заметки (рис.5.4) располагаются комментарии и пометки, содержащие важную для менеджера проекта информацию. Редактор заметок имеет возможности редактирования шрифта, задания способа выравнивания текста и создания маркированного списка. В заметки может быть внедрён внешний объект, например фотография сотрудника.

Рис.5.4. Вкладка Заметки окна свойств ресурса

 

На вкладке Настраиваемые поля отображаются значения определённых в проекте настраиваемых полей ресурсов. Подробно работа с такими полями будет рассмотрена в лекции 6.

 

Понятие назначения

Назначение – это сопоставление задаче перечня трудовых, материальных или затратных ресурсов, которые будут задействованы при её выполнении.

При назначении трудовых ресурсов указывается объём назначения ресурса, выделяемый для данной задачи. Он измеряется в процентах от рабочего времени по индивидуальному календарю ресурса. 100% означает занятость ресурса исключительно данной задачей. При назначении материальных ресурсов указывается либо фиксированное количество его единиц измерения, расходуемых на всю задачу, либо скорость потребления за некоторый период времени (например, коли­чество штук в день). При назначении затратных ресурсов указывается сумма затрат.

Задача, получившая назначение трудовых ресурсов, приобретает три взаимосвязанных параметра:

· длительность,

· трудозатраты,

· объём назначения ресурсов.

Трудозатраты измеряются в часах, которые должны отработать трудовые ресурсы для успешного завершения всей задачи. Например, если задача длится 5 дней и её выполняет один работник со стандартным 8-часовым рабочим днём, то её трудозатраты равны 40ч. Если же используется 2 работника – 80ч. Трудозатраты рассчиты­ваются по формуле:

,

где L – длительность задачи, V – объём назначений ресурса, H – ежеднев­ная длительность работы ресурса в часах, а сумма берётся по всем назначенным задаче трудовым ресурсам.

Факт создания для задачи первого назначения трудовых ресурсов очень важен, поскольку в этот момент вычисляются её трудозатраты. В этот же момент длительность задачи, трудозатраты и объём назначения ресурсов связываются в единое целое. В дальнейшем при попытке изменить любой из этих параметров, добавить или удалить трудовые ресурсы система самостоятельно пересчитывает значения остальных связанных параметров.

Характер пересчёта зависит от значения поля Тип задачи, который расположен в окне свойств задачи на вкладке Дополнительно, изображённой на рис.5.5. Это поле имеет одно из трёх значений:

· Фиксированный объём ресурсов (ФОР). Устанавливается по умол­чанию;

· Фиксированная длительность (ФД);

· Фиксированные трудозатраты (ФТ).

Рис. 5.5. Окно свойств задачи

 

В табл. 5.1 приведены зависимости длительности, трудо­затрат и объёма назначения ресурсов друг относительно друга для разных типов задач.

Таблица 2.1

Тип задачи	При каждом изменении
Длительности	Трудозатрат	Объёма назначения ресурса	Состава ресурсов
Изменяется
ФОР	Трудозатраты	Длительность	Длительность	Трудозатраты
ФД	Трудозатраты	Объём назначения	Трудозатраты	Трудозатраты
ФТ	Объём назначения	Длительность	Длительность	Длительность

 

Пример.

a) Тип задачи – фиксированный объём ресурсов, длительность – 5 дней, назначение – один трудовой ресурс объёмом 100%, трудозатраты – 40ч.

Вариант изменений:	Результат:
Длительность – 10 дней	Трудозатраты – 80 часов
Трудозатраты – 48 часов	Длительность – 6 дней
Объём назначения ресурса – 50%	Длительность – 10 дней
Добавляем аналогичный ресурс	Трудозатраты – 80 часов

 

b) Тип задачи – фиксированная длительность, длительность – 5 дней, назначение – один трудовой ресурс объёмом 100%, трудозатраты – 40ч.

Вариант действий:	Результат:
Длительность – 10 дней	Трудозатраты – 80 часов
Трудозатраты – 48 часов	Объём назначения ресурса – 120%
Объём назначения ресурса – 50%	Трудозатраты – 20 часов
Добавляем аналогичный ресурс	Трудозатраты – 80 часов

 

c) Тип задачи – фиксированные трудозатраты, длительность – 5 дней, назначение – один трудовой ресурс объёмом 100%, трудозатраты – 40ч.

Вариант действий:	Результат:
Длительность – 10 дней	Объём назначения ресурса – 50%
Трудозатраты – 48 часов	Длительность – 6 дней
Объём назначения ресурса – 50%	Длительность – 10 дней
Добавляем аналогичный ресурс	Длительность – 2,5 дня

 

Для упрощения зависимостей между длительностью, трудозатратами и объёмом назначения ресурсов в окне свойств задачи имеется флажок Фиксированный объём работ (рис.5.5). Его установка позволяет зафиксировать трудозатраты задач с фиксированным объёмом ресурсов или фиксированной длительностью. По умолчанию этот флаг является включённым. В табл. 5.2 приведены зависимости параметров задач для этого случая.

Таблица 5.2

Тип задачи	При каждом изменении
Длительности	Трудозатрат	Объёма назначения ресурса	Состава ресурсов
Изменяется
ФОР	Трудозатраты	Длительность	Длительность	Длительность
ФД	Трудозатраты	Объём назначения	Трудозатраты	Трудозатраты

 

Пример.

Тип задачи – фиксированный объём ресурсов, уста­нов­лен флажок Фиксированный объём работ, длительность – 5 дней, назначение – один трудовой ресурс объёмом 100%, трудозатраты – 40ч.

Вариант действий:	Результат:
Длительность – 10 дней	Трудозатраты – 80 часов
Трудозатраты – 48 часов	Длительность – 6 дней
Объём назначений ресурса – 50%	Длительность – 10 дней
Добавляем аналогичный ресурс	Длительность – 2,5 дня

 

Тип задачи – фиксированная длительность, установлен флажок Фиксированный объём работ, длительность – 5 дней, назначение – один трудовой ресурс объёмом 100%, трудозатраты – 40ч.

Вариант действий:	Результат:
Длительность – 10 дней	Трудозатраты – 80 часов
Трудозатраты – 48 часов	Объём назначений ресурса – 120%
Объём назначений ресурса – 50%	Трудоёмкость – 20 часов
Добавляем аналогичный ресурс	Объём ресурса – 50%

 

Каждая задача может иметь свой собственный календарь из числа определённых в проекте базовых календарей. Календарь задачи устанавливается полем Календарь вкладки Дополнительно окна свойств задачи (рис. 5.5). При расчёте графика работы ресурса учитывается календарь задачи и индивидуальный календарь ресурса. При этом последний имеет больший приоритет. Если ресурс может работать больше по своему календарю, чем по календарю задачи, то он работает больше. Если же его календарь требует работать меньше, чем указано в календаре задачи, то он работает меньше.

Для просмотра величины трудозатрат задач лучше всего использовать таблицу Использование в одном из представлений Диаграмма Ганта, Использование задач или Использование ресурсов. Эта таблица имеет столбец Трудозатраты, в котором находятся присвоенные задачам значения трудозатрат. Примеры этой таблицы изображены на рис.5.7 и 5.8.