2018-01-21
364Цель работы
Получение навыков работы по созданию отчетов.
Темы для предварительного изучения.
Назначение отчетов. Порядок создания отчетов. Разделы бланка отчетов. Элементы управления. Форматирование элементов управления. Сортировка и группировка. Сохранение и печать отчета.
Задание.
1. Создать простой отчет, отображающий результаты обработки информации для Прикладной области, выбранной в соответствии с вариантом задания.
2. Создать сложный отчет на основе ранее созданного запроса.
Пример выполнения задания.
1. Создать простой отчет, содержащий:
· список сотрудников предприятия с полями: Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон;
· Сгруппировать данные по 1-ой букве фамилии;
· Вычислить количество фамилий в каждой группе.
Вид отчета представлен на Рисунке 1.
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Рисунок 1. Вид отчета «Список сотрудников» |
Для создания такого отчета выполнить:
1. Открыть базу данных ОТДЕЛ КАДРОВ, для которой создается отчет;
2. Начать создание отчета в режиме Конструктора:
Выбрать вкладку Создание на панели инструментов, нажать кнопку Конструктор отчетов в разделе Отчеты.
Появляется окно Отчет1 – шаблон для нового отчета. Сохраните этот отчет под именем Список сотрудников, закрыв окно Конструктора отчетов. Затем вновь откройте сохраненный отчет в режиме Конструктора.
На правой панели Список полей указать источник данных - таблицу Сотрудник. На экран выводятся окна, представленные на Рисунке 2:
Рисунок 2. Окно Конструктора отчетов
Окно отчета в режиме конструктора с заголовком Отчет1 содержит две области: Верхний колонтитул и Область данных.
Панель элементов, расположенная на панели инструментов в разделе Элементы управления, содержит кнопки для создания элементов управления, которые можно включить в отчет.
Список полей базовой таблицы или запроса (список полей таблицы Сотрудник), расположенный на правой панели рабочей области. Список полей можно скрыть или восстановить на экране с помощью кнопки Добавить существующие поля на панели инструментов в разделе Сервис.
Дополнительно можно вывести окно свойств создаваемого отчета (Страница свойств в разделе Сервис).
3. Установить размеры отчета
· Переместить правую границу окна создания отчета с помощью указателя мыши так, чтобы на верхней линейке было видно число 19 (размер отчета 18 см);
· Выполнить Параметры страницы -> Книжная для установки книжной ориентации листа;
· С помощью кнопки Параметры страницы установить размеры левого и правого поля по 10 мм;
· На выбранной вкладке Столбцы в окне Параметры страницы установить: количество столбцов-1; ширина столбца-18 см; высота - 3 см;
· Переместить правую границу области данных отчета до значения 18 на верхней линейке;
4. Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета:
· Для этого выполнить щелчок правой кнопкой мыши в окне отчета и в открывшемся контекстном меню выбрать команду Заголовок / Примечание отчета.
5. Переместить из таблицы в Область данных список нужных полей.
· Поля Идент код, Фамилия, Имя, Отчество, Телефон из списка полей таблицы Сотрудник отбуксировать Область данных отчета. В Области данных появятся связанные элементы управления, т.е. элементы, связанные с полями таблицы Сотрудник (слева - подпись, справа - значение поля). Выполнить щелчок мышью на свободном пространстве в области данных, чтобы убрать выделение вставленных элементов управления;
· Можно просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Вид -> Предварительный просмотр. В дальнейшем можно использовать эту команду для просмотра содержимого отчета после внесения каких-либо изменений;
· Переместить заголовки столбцов в область Верхний колонтитул для этого:
· Выделить подписи элементов управления (слева) в Области данных, для чего нажать клавишу Shift и выполнить щелчок на каждой подписи (или обвести их слева направо с нажатой левой кнопкой мыши). Выполнить команду Вырезать;
· Активизировать Верхний колонтитул щелчком мыши по заголовку и выполнить команду Вставить. Подписи будут вставлены в область Верхнего колонтитула;
· Расставить заголовки столбцов следующим образом: подпись Идент код переместить в левый верхний угол области. Остальные подписи расставить так, чтобы расстояние между левыми границами подписей было равно 3см;
· Выполнить редактирование и форматирование заголовков столбцов (в соответствии с Рисунком 1). Для этого выделить все подписи в строке (поместить курсор мыши слева от строки, чтобы курсор принял форму стрелки, направленной вправо и выполнить щелчок мышью), щелкнуть правой кнопкой мыши на выделении, в появившемся окне выбрать команду Свойства и установить во вкладке Макет следующие значения: Ширина 3см, Высота 1см, Тип границы Сплошная, Размер шрифта 12см. Для редактирования подписи выделить элемент, выполнить щелчок мышью на подписи и внести нужные изменения. Замечания: Форматировать можно и отдельный элемент, выделив только его. При форматировании можно использовать пиктограммы панели форматирования на панели инструментов или установить соответствующие свойства для данного элемента.
· Уменьшить размер области Верхний колонтитул по размеру высоты заголовков столбцов, добавив приблизительно 0,5 см, переместив границу следующей области Область данных вверх;
· Разместить поля в Области данных в ряд под заголовками соответствующих столбцов. Уменьшить размер Области данных мышкой переместив нижнюю границу области вверх. Отформатировать каждое поле в соответствии с Рисунком 1;
· Просмотреть содержимое отчета на данном этапе, выбрав Вид -> Предварительный просмотр. Внести изменения, если есть несоответствия Рисунку 1 или ошибки.
6. Определить поля, по которым будет производиться группировка и сортировка данных:
· Выполнить команду Сортировка и группировка в разделе Группировка и итоги на панели инструментов. В нижней части рабочей области открывается окно Группировка, сортировка и итоги;
· В открывшемся окне выполнить команду Добавить сортировку и выбрать поле Фамилия для упорядочения списка в алфавитном порядке фамилий (по возрастанию);
· Выполнить команду Добавить группировку и выбрать поле Фамилия. Для группировки данных по первым буквам фамилий выполнить команду Больше> - по первому знаку
При этом в окне отчета появляется дополнительная область Заголовок группы "Фамилия" перед Областью данных и Примечание группы после Области данных;
o В строке Интервал установить число начальных символов, по которым хотим образовывать группы, для группировки по одному первому символу это значение равно 1;
o Закрыть окно Сортировка и группировка.
7. Вставить в область Заголовок группы бланка отчета текст " Группа фамилий, начинающихся на букву ", а затем должна выводиться буква, по которой создавалась очередная группа:
· Выделить область Заголовок группы в бланке отчета (щелкнуть на заголовке области);
· Из окна Список полей перетащить поле Фамилия в бланк отчета в область Заголовок группы.. Поместить указатель с изображением руки с вытянутым указательным пальцем на маркер, расположенный в левом верхнем углу левого поля (подпись) и отбуксировать это поле в левый верхний угол области Заголовка группы, отступив 0,25см слева. Аналогично переместить правое поле вправо на 8см от левой границы области.
В левом поле набрать текст " Группа фамилий, начинающихся на букву " и нажать клавишу Enter. Установить параметры форматирования: курсив, размер 10. Затем выполнить команду контекстного меню: Формат -> Размер -> По размеру данных. Изменить размеры правого поля, перемещая маркер правой границы влево так, чтобы видна была одна буква Ф и немного следующая.
· На панели инструментов в разделе Элементы управления щелкнуть по кнопке «Линия», переместить курсор в область Заголовок группы под набранный текст и провести линию, подчеркнув оба поля;
· Просмотреть отчет, выбрав Вид -> Предварительный просмотр. Если видны 2 буквы фамилии, то уменьшить поле Фамилия, если где-либо не видно буквы, то поле Фамилия увеличить (как описано предыдущем пункте).
9. Вставить в область Примечание группы бланка отчета текст " Количество в группе ", а затем должно выводиться количество фамилий, относящихся к данной группе:
· Создать элемент управления. Для этого выполнить щелчок по кнопке 
на панели инструментов в разделе Элементы управления, а затем в области Примечание группы в месте расположения элемента. Появляется элемент, состоящий из 2-х частей. Переместить правую часть элемента вправо. В левую часть поля (подпись) ввести текст " Количество в группе ". В правую часть элемента ввести формулу =Count([Фамилия]). Произвести форматирование.
10. Вставить рисунок в заголовок отчета:
· Элементы управления -> Рисунок. В открывшемся окне выбрать подходящий графический файл, отформатировать рисунок с помощью окна свойств.
11. Вставить текст заголовка отчета и рядом дату создания отчета:
· На панели инструментов в разделе Элементы управления выбрать кнопку (Поле), переместить курсор в область Заголовок отчета справа от рисунка. Отодвинуть правое поле ближе к правой границе области. В левое поле ввести текст заголовка: «СПИСОК СОТРУДНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ». В правом поле с надписью Свободный ввести формулу =Date(). Отформатировать поля.
12. Вставить номер страницы в области Нижний колонтитул:
- Аналогично добавить элемент Номер страницы: в левое поле ввести текст " Страница ", а в правое =Page.
- Сохранить отчет, закрыв окно Конструктора.
II. Создать сложный отчет, содержащий:
- список сотрудников по подразделениям, имеющих в составе семьи более 1 человека;
- суммарный оклад и средний по подразделениям;
- суммарный оклад по всему предприятию.
- Вид отчета представлен на Рисунке 3.
| ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
| Рисунок 3. Вид отчета «Список по подразделениям» |
· В связи с тем, что создаваемый отчет использует информацию из всех трех таблиц базы данных, будем строить отчет на базовом запросе Запрос для отчета, созданном в лабораторной работе №3.
Действия аналогичны действиям, описанным в п. I данной лабораторной работы при создании простого отчета.
1. Начать создание отчета в режиме Конструктор:
Выбрать вкладку Создание, нажать кнопку Конструктор отчетов. В рабочей области появится вкладка Отчет1.
2. В качестве источника записей выбрать запрос Запрос для отчета. Для этого щелкнуть по кнопке Страница свойств в разделе Сервис на панели инструментов. В открывшемся окне свойств отчета выбрать вкладку Данные, для свойства Источник записей установить значение Запрос для отчета, выбрав его из списка значений. Закрыть окно свойств.
3. Выполнить команду Добавить существующие поля в разделе Сервис на панели инструментов.
4. Сохранить отчет под именем «Список по подразделениям», воспользовавшись командой Сохранить как -> Сохранить объект как в главном меню (кнопка «Office»).
В результате выполненных действий экран примет вид, представленный на Рисунке 4.
Рисунок 4. Вид рабочей области программы при создании отчета «Список по подразделениям»
3. Добавить в бланк отчета области Заголовок отчета и Примечание отчета командой Заголовок/Примечание отчета в контекстном меню отчета.
4. Определить поля, по которым будем группировать и сортировать данные:
· Установить группировку по полю Назв подр (название подразделения), порядок сортировки по возрастанию.
5. Добавить области Заголовок группы и Примечание группы;
6. Выбрать из окна запроса Запрос для отчета в Область данных список всех полей, кроме Назв подр и перенести заголовки колонок таблицы в Верхний колонтитул. Выполнить размещение и форматирование всех полей в областях Верхний колонтитул и Область данных в соответствии с Рисунком 3.
7. Заполнить область Заголовок группы:
8. Выбрать из окна запроса Запрос для отчета в Заголовок группы поле Назв подр и изменить содержимое поля подпись (левое поле) на Название подразделения. Выполнить форматирование полей в соответствии с Рисунком 3.
9. Заполнить область Примечание группы:
· Переместить из списка полей запроса Запрос для отчета в Примечание группы поле Назв подр 2 раза, расположив связанные поля друг под другом. Изменить название полей подпись (левое поле) на Суммарный оклад по подразделению для первой строки и Средний оклад по подразделению для второй строки;
· Рядом с 1-ой и 2-ой строками создать по одному не заполненному полю, щелкнув сначала в разделе Элементы управления по кнопке , а затем в области Примечание группы в соответствующей строке. Убрать левые поля (подписи), выделив их и затем выполнив команду Удалить в контекстном меню. В верхней строке в поле с надписью Свободный набрать формулу =Sum([Оклад]) (для вычисления суммарного оклада по подразделению), в нижней - =Avg([Оклад]) (для вычисления среднего оклада по подразделению). Разместить поля с формулами под заголовками соответствующих столбцов;
· Аналогично создать строку для вывода в отчет Суммарного оклада по предприятию в разделе Примечание отчета, создав сначала связанное поле и введя соответствующую подпись и формулу. Для поля с формулой в качестве значения свойства Сумма с накоплением установить значение Отсутствует.
10. Вставить в раздел Заголовок отчета текст заголовка отчета, а рядом дату и время создания отчета, вставить номер страницы. Для вывода даты и времени использовать в формуле функцию Now().
11. Выполнить форматирование полей в соответствии с Рисунком 3. Просмотреть отчет. Сохранить отчет.
