D)Организатор контактов

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

«Юго-Западный государственный университет»

 

Факультет____________________________________________________

^{полное наименование кафедры}

Кафедра______________________________________________________

                                                          ^{полное наименование кафедры}

Направление подготовки (специальность)_________________________________ ____________________________________________________________                              ^{шифр и название направления подготовки, специальности}

ОТЧЕТ

о __________________________________________________________ практике

                                                                         ^{наименование вида и типа практики}

на___________________________________________________________________

                                                          ^{наименование предприятия, организации, учреждения}

студента ____________________________________________________________

                                                                                                        ^{курса, группы}

_____________________________________________________________________

                                                                                 ^{фамилия, имя, отчество}

Руководитель практики от                              Оценка        

предприятия, организации,

учреждения

______________________                              _____________________

      ^{должность, фамилия, и. о.                                                         подпись, дата}

Руководитель практики от                              Оценка

университета

_____________________

^{должность, звание, степень} 

^{_________________________                                             __________________________}

            ^{фамилия, и. о.                                                                          подпись, дата}

   Члены комиссии ___________ _____________

                                                 ^{подпись, дата        фамилия, и. о.}

                                ____________ _____________

                                                ^{подпись, дата        фамилия, и. о.}      

                                     

 

Ф 04.013

 

Содержание

1. Введение …………………………………………………………… 3

2. Установка …………………………………………………………...4-7

3. Применение ………………………………………………………...7-14

4. Заключение …………………………………………………………. 15

 

 

Введение

 

Приложение Microsoft Outlook занимает особое место в пакете программ Microsoft Office. Если другие приложения (Word, Excel, Access, PowerPoint) являются, прежде всего, автономными средствами подготовки документов, то Outlook реализует функции интеграционной надстройки, позволяющей организовать весь цикл работ над документами в трудовом коллективе. Некоторые пользователи применяют Outlook лишь как средство обработки электронной почты, но на самом деле функции программы гораздо тире, а электронная почта занимает среди инструментов Outlook важное, но отнюдь не первое место.

 

Таким образом, с точки зрения пользователя, программа Outlook выполняет функции личного секретаря и помощника, заменяя иногда целую канцелярию. Многие задачи она способна решать самостоятельно, некоторые требуют участия пользователя. В англоязычной литературе такие продукты относят к классу систем управления ходом работ (workflow management).

 

Так как программа ориентирована на применение в корпоративных сетях, она относится и к категории workgroup management, то есть является средством организации групповой работы. Необходимо подчеркнуть, что полноценное использование всех средств Outlook возможно только при работе в сети под управлением операционной системы Windows NT и при наличии приложения Microsoft Exchange Server. В противном случае (то есть на локальном компьютере или в одноранговой сети) некоторые функции Outlook будут недоступны

Целью данной практической работы является изучение процесса установки программы и применения ее функций.

 

Установка

 

Для запуска Microsoft Outlook нажмите кнопку Пуски последовательно выберите пункты Все программы, Microsoft Office и Microsoft Outlook 2010. При первом запуске Microsoft Outlook 2010 Вам будет предложено провести начальную настройку. Мастер начальной настройки Microsoft Outlook 2010 высветит следующие диалоговые окна:
1. В первом диалоговом окне нажмите на кнопку Далее.

               Рисунок 1. Первое диалоговое окно

 

 

2. Во втором диалоговом окне выберите пункт Да и нажмите на кнопку Далее.

                               Рисунок 2. Второе диалоговое окно

 

3. В третьем диалоговом окне Ваши персональные данные установятся автоматически, нажмите на кнопку Д алее

 

Рисунок 3. Третье диалоговое окно

 

4. В следующем диалоговом окне программа автоматически настроит параметры для работы с Вашим почтовым сервером. После успешного выполнения настройки учетной записи электронной почты нажмите на кнопку Готово для перехода использования программы Microsoft Outlook 2010.

 

Рисунок 4. Четвертое диалоговое окно

 

Применение

 

Для решения обширного круга задач по планированию и организации работы Outlook имеет следующие функциональные элементы:

 

1. календарь;

 

2. организатор задач;

 

3. обработчик сообщений;

 

4. организатор контактов и собраний;

 

5. дневник;

 

6. записную книжку (для заметок).

 

Все перечисленные элементы способны непосредственно взаимодействовать друг с другом, так как по сути дела представляют собой набор фильтров единой базы данных Outlook. To есть, вся информация хранится в одном массиве, работа с которым происходит на основе определенного набора полей, характерного для данной функции. Физически не существует папок Календарь, Дневник и прочих. Все это логические, а не физические структуры. Это важно знать, если необходимо перенести данные из Outlook на другой диск или компьютер. Стандартными средствами Outlook, Office или Windows такую операцию выполнить невозможно. Но существуют специальные служебные средства, позволяющие выполнить перенос данных и даже преобразовать их в другие форматы.

 

Программа Microsoft Outlook тесно интегрирована с другими приложениями пакета Microsoft Office. С ее помощью можно организовать работу с документами, разработанными в других программах Microsoft Office таким образом, чтобы автоматически отслеживались сроки и этапы выполнения работ, проверялась синхронизация версий документов, устанавливалось соответствие между документами и задачами, людьми, сроками.

 

a) Календарь

  Календарь — это электронный аналог настольного перекидного календаря, имеющий более широкие возможности По умолчанию каждые сутки в календаре поделены на получасовые отрезки, отображаемые одной строкой записи. При щелчке на строке открывается фильтр, предлагающий набор полей, ориентированных на организацию встреч (реальных или сетевых) с людьми. Это похоже на запись в настольном календаре о теме, времени и участниках какого-либо мероприятия. Однако Календарь Outlook, в отличие от настольного, обладает рядом функций, связанных с автоматизацией. Так, например, он способен заранее оповещать о предстоящих мероприятиях, автоматически проверять запланированный распорядок дня и определять возможность участия в намеченных встречах. Кроме того, если участники встреч уже занесены в адресную книгу, программа может автоматически рассылать им предупреждения по локальной сети предприятия или средствами электронной почты.

С помощью программы Microsoft Outlook возможно проведение встреч в виртуальном режиме. Такие мероприятия называются собраниями по сети (сетевыми конференциями). Они удобны при обсуждении вопросов между участниками, находящимися в разных офисах и даже в разных городах и странах. Синхронизация записей в Календаре с другими задачами и мероприятиями происходит автоматически.

 

Рисунок 5.-Календарь

 

 

b) Организатор задач

  Компонент Организатор задач представлен на панели Ярлыки Outlook кнопкой Задачи. Функционально он предназначен для планирования конкретных работ и контроля их исполнения. Для этого предлагаются соответствующие поля, позволяющие указать время начала и окончания работ, их тему, предусмотреть расходы, определить участников и проконтролировать состояние дел в текущий момент.

Многие поля можно заполнять в полуавтоматическом режиме, используя записи базы данных Outlook. Автоматически проводится синхронизация действий пользователя по исполнению данной задачи с другими мероприятиями, внесенными в иные категории.

Рисунок 6.- Организатор задач

 

c) Обработчик сообщений

  Этот компонент выполняет функции “центра связи” Outlook. Основным видом обрабатываемых сообщений являются сообщения электронной почты. Кроме того, обрабатываются сообщения и других служб, например почты на основе Web и документов, отправленных по локальной сети.

В качестве клиента электронной почты Outlook обладает всеми основными функциями, рядом дополнительных и некоторыми специальными, в том числе средствами фильтрации поступающих сообщений, управления списками почтовой рассылки и другими. Однако следует знать, что специализированные почтовые клиенты (например The Bat!, Pegasus Mail и другие) располагают гораздо более широкими возможностями, и потому использовать программу Microsoft Outlook только в роли почтового клиента не всегда удобно.

К сожалению, высокая популярность Microsoft Outlook именно в качестве почтового приложения влечет к ней пристальное внимание злоумышленников, занимающихся разработкой программных средств, нарушающих нормальную работу средств коммуникации. Необходимо периодически посещать сервер Microsoft и своевременно обновлять программу установкой дополнений, ликвидирующих обнаруженные уязвимости.

 

 

Рисунок 7.- Обработчик сообщений

d)Организатор контактов

   Этот компонент является по своей сути адресной книгой с расширенными возможностями. В него заносятся подробные сведения о людях и организациях. Данные из папки Контакты напрямую используются остальными средствами Outlook и другими приложениями Microsoft Office. Набор фильтров позволяет сортировать данные различными способами в зависимости от конкретной задачи. Так, например, если известно только имя человека, с которым необходимо связаться, его данные можно разыскать, включив сортировку по имени.

Папка Контакты имеет некоторые полезные функции, необходимые при интенсивной работе в Интернете. В частности, лицам (организациям) можно ставить в соответствие сертификат открытого ключа электронной подписи, что позволяет использовать защищенную связь во избежание подделки пересылаемых документов или доставки незатребованных сообщений.

Рисунок 8.-Организатор контактов

 

 

e) Дневник

В дневнике автоматически записываются выбранные пользователем действия, имеющие отношение к выбранным контактам. Эти действия располагаются на временной шкале. Временная шкала – это тип представления, в котором элементы изображены на временной шкале слева направо. Это представление предназначено для просмотра элементов по времени их создания или изменения. Временная шкала используется как представление по умолчанию в дневнике. Помимо отслеживания элементов Microsoft Outlook, таких как почтовые сообщения, и других документов Microsoft Office, таких как файлы Microsoft Word и Microsoft Excel, могут записываться любые виды взаимодействия, которые требуется сохранять, даже сведения, которые не хранятся в компьютере, например, телефонные переговоры, отправленные и полученные рукописные сообщения.

Дневник используется для записи дат и времени взаимодействия с контактами, например, количества часов работы с определенной учетной записью. Для создания списка всех элементов, имеющих отношение к контакту, воспользуйтесь отслеживанием действий, вместо того, чтобы связывать эти элементы с контактом. Если известен день создания или изменения файла, но не известен путь к нему, дневник позволит найти нужные сведения на основе времени работы с файлом. Например, если для документов Microsoft Excel установлено автоматическое занесение в дневник, любой документ Microsoft Excel может быть быстро найден на основе данных о дате его последнего открытия.Записи заносятся в дневник на основе времени выполнения соответствующих действий. Например, документ Microsoft Word добавляется на временную шкалу в момент сохранения или последнего изменения. Записи в дневнике могут быть организованы в логические группы на временной шкале для быстрого поиска информации, например, всех собраний, в которых вы участвовали в течение последней недели или месяца.

Рисунок 9.- Дневник

 

 

F) Записная книжка

Записная книжка представлена на панели Ярлыки Outlook значком Заметки. Это средство призвано заменить клочки первой попавшейся бумаги, на которых часто записывают телефоны, имена, идеи и прочее. Если компьютер является основным рабочим инструментом руководителя, Заметки помогут сохранить даже случайную информацию, которая иногда оказывается чрезвычайно важной.

 

Рисунок 10.-Записная книжка

 

Заключение

 

Работа в Outlook позволяет использовать перечисленные ниже возможности.

– Управлять данными личного и служебного характера, например, сообщениями электронной почты, файлами, сведениями о встречах, контактах и задачах, а также следить за ходом работы.

– Организовывать коллективное использование данных в рамках группы при помощи электронной почты, планирование работы группы, общих папок и т.п.

– Пользоваться данными совместно с другими приложениями Office, просматривать и искать файлы Office в Outlook.

– Подключаться к службе Web и пользоваться ее услугами.

– Настраивать Outlook программными методами (для разработчиков).