Выполните задания, которые будут встречаться в информационном тексте, дайте ответы на вопросы, пользуясь источниками, государственным стандартом, учебными пособиями.
Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – пересылкой по почте.
Служебное письмо оформляется на бланке ……… (укажите вид бланка) формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма.
Оформите в тетради формуляр письма, подчеркните в формуляре наименования реквизитов, которые встретились вам впервые, т.е. те, которых не было в формулярах организационных и распорядительных документов.
Формуляр служебного письма
01 –герб 02 – эмблема 03 –товарный знак (знак обслуживания) | ||||
05 – наименование организации 08 – справочные данные об организации 10 – дата 11 – регистрационный номер 12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа | 15 – адресат | |||
| ||||
17 – заголовок к тексту документа |
| |||
| ||||
18 – текст документа
| ||||
19 – отметка о наличии приложения
| ||||
22 – подпись | ||||
25 – отметка об исполнителе |
| |||
21 – виза |
|
Приведите примеры оформления адресата из ГОСТ Р 7.0.97-2016 (повторение из пр.р. № 1)
Если документ адресован руководителю организации, то в наименование должности входит наименование организации. Должность и фамилию пишут в дательном падеже. Фамилию и инициалы (с новой строки). | |
Если документ адресуют физическому лицу, то адресат оформляют как на конверте: фамилия, инициалы, адрес в соответствии с правилами услуг почтовой связи России. |
Адрес в адресате указывают, если переписка ведется редко или для отправки используется конверт с прозрачным окном. Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнителем составляется список рассылки.
Что является датой служебного письма?
Датой письма является дата его подписания и отправки.
Какой реквизит заполняется, если письмо ответное? Пример оформления запишите.
Если письмо является ответным, то в бланке указывают номер и дату письма, на которое дается ответ, т.е. заполняется реквизит «12 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».
Например: На № 03-13/124 от 01.03.2018
На какой вопрос отвечает заголовок к тексту служебного письма?
Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь реквизит 17 - заголовок к тексту документа, который отвечает на вопрос «О чем?».
Составьте заголовок к тексту, если в письме сообщается о том, что ваша организация предлагает юридические услуги по защите авторских прав.
|
|
7. Запишите из каких композиционных элементов состоит текст письма, всегда ли присутствуют все элементы текста письма? Обязательно ли соблюдать порядок их расположения?
В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым и сложным. Простые письма состоят из одной (заключение) или двух частей (вступление и заключение). Сложные в композиционном плане текст письма содержит: вступление, основную часть (доказательство), заключение.
Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.
В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.
В заключении формулируется основная цель письма. В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.
Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.
8. Приведите примеры форм изложения текста из ГОСТ Р 6.30-2003 (п.5.18):
В деловых (служебных) письмах используются следующие формы изложения (вставьте текст ответа):
- _____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________
- _____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________
- _____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________
Сколько вопросов может быть затронуто в письме? Каким может быть объем письма?
Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более вопроса, письмо должно быть однопредметным по содержанию, т.е. содержать один вопрос.
Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.
10. Как оформляется отметка о наличии приложения? Приведите примеры из ГОСТа (п.5.19). Точно перепишите пример!
1) Если прилагаемый документ назван в тексте письма:
________________________________________________________________________________
2) Если прилагаемый документ не назван или прилагаемых документов несколько:
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________
Кто имеет право подписать служебное письмо?
Письма подписывает руководитель организации, его заместители в рамках предоставленной им компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.
Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая включает в себя фамилию имя, отчество исполнителя, должность и номер его служебного телефона. Она проставляется на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
В какой отметке указывают исполнителя, составлявшего проект служебного письма?
Приведите пример из ГОСТа (п.5.25)
Кто должен завизировать служебное письмо?
Где проставляется виза согласования?
|
|
Письмо визируется руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, при необходимости – руководителями заинтересованных структурных подразделений. Визы согласования проставляют на втором (или на том) экземпляре письма, который остается в организации на хранении.
15. Заполните таблицу «Классификации писем…», используя любые источники
Классификация писем с учетом их функционального назначения:
(можно без таблицы)
Вид служебного письма | Требует ответа (+); не требует ответа (-) | Ключевая фраза (глагол и несколько слов из текста) |
Например -сопроводительное письмо | - | Направляем вам… Высылаем вам… по вашему запросу отправляем … |
- письмо-предложение (оферта) | ||
-письмо-ответ | ||
- подтверждение (акцепт) | ||
- напоминание | ||
- претензия (рекламация) | ||
- приглашение; | ||
- информационное письмо; | ||
- рекламное письмо; | ||
- гарантийное письмо; | ||
- письмо-извещение |