Тема: Раскрыть сущность управления затратами с использованием информационных систем

ДОКЛАД

 

Достижение максимальных выгод от использования на предприятии информационной системы напрямую зависит от уровня управления затратами на информационные технологии на протяжении всего жизненного цикла системы. В понятие управления IT-затратами входят процессы их планирования, учета, анализа и контроля, а его целью является снижение показателей, характеризующих расходы и издержки.

Данные показатели формируют так называемую совокупную стоимость владения (Total Cost of Ownership — TCO) информационной системой. Наиболее простым определением TCO ИС является следующее: это затраты, связанные с приобретением, внедрением и использованием ИС. При этом необходимо рассматривать первоначальные и последующие затраты, в совокупности определяя их как единые затраты на информационную систему в процессе ее создания и эксплуатации.

Любое предприятие с помощью автоматизации стремится повысить эффективность ведения своего бизнеса. Одно из главных условий достижения данной цели — "разумные" (т. е. не больше, но и не меньше) IT-затраты, которые точно так же, как и любые другие, требуют планирования, учета и контроля. Исходя из этого, для отечественных предприятий и IT-менеджеров неотъемлемыми и требующими детального рассмотрения являются вопросы, связанные с проблемой снижения совокупной стоимости владения информационной системой.

Модель IT-затрат. Создание корпоративной информационной системы обходится предприятию недешево, а ее функционирование предполагает наличие постоянных и переменных затрат. Все эти затраты можно представить с помощью различных моделей TCO.

Первым примером может служить модель TCO, разработанная компанией Microsoft совместно с Interpose. IT-затраты в ней разбиваются на две категории: прямые (бюджетные) и косвенные.

Прямые затраты — те, которые обычно учитываются при бюджетном планировании. У многих украинских предприятий нет возможности управлять своим IТ-бюджетом, поскольку зачастую система бюджетного управления отсутствует как таковая. Прямые затраты, как правило, предусматриваются в бюджетах центрального IT-департамента, а также рабочих или проектных групп по поддержке и внедрению информационных технологий внутри производственных и административных подразделений. К ним относятся затраты:

-   на аппаратное и программное обеспечение (покупка или аренда, новая установка или обновление и т. д.);

-   на управление (сетевое и системное администрирование, проектирование);

-   на поддержку (служба технической поддержки, обучение, контракты на поддержку и сопровождение);

-   на разработку (постановка задачи и разработка приложений, документации, тестирование и сопровождение);

-   на телекоммуникации (каналы связи и их обслуживание).

Косвенные затраты — те, которые не поддаются планированию и часто даже не учитываются. Согласно исследованиям Interpose, они составляют свыше 50% средних расходов организаций на информационные технологии (см. диаграмму). К ним можно отнести:

-   пользовательские затраты (персональная поддержка, неформальное обучение, ошибки и просчеты);

-   простои (потеря производительности из-за выхода из строя оборудования или профилактические плановые остановки работы).

 

В качестве второго примера рассмотрим модель TCO, основой для которой является концепция, предложенная Gartner Group. В этой модели учитываются следующие IT-затраты: фиксированные, или, как их еще называют, капитальные вложения, и текущие. Их условно разносят по временной шкале: капитальные вложения осуществляются на этапе построения ИС, текущие затраты — на этапе функционирования. По методике Gartner Group к фиксированным следует относить следующие затраты:

-   стоимость разработки и внедрения проекта;

-   привлечение внешних консультантов;

-   первоначальные закупки основного ПО;

-   первоначальные закупки дополнительного ПО;

-   первоначальные закупки аппаратного обеспечения.

Фиксированными эти затраты называются потому, что делаются, как правило, один раз, на начальных этапах создания ИС. При этом выбор той или иной стратегии, аппаратной и программной платформ весьма существенно влияет на последующие текущие затраты. В свою очередь, текущие затраты состоят из трех статей:

-   стоимость обновления и модернизации системы;

-   затраты на управление системой в целом;

-   затраты, вызванные активностью пользователей ИС ("активность пользователя").

Под "затратами на управление системой" подразумеваются расходы, связанные с управлением и администрированием компонентов ИС. В этой статье затрат можно выделить некоторые подкатегории:

-   обучение административного персонала и конечных пользователей;

-   заработная плата;

-   привлечение внешних консультантов;

-   аутсорсинг;

-   учебные курсы и сертификация;

-   техническое и организационное администрирование и сервис.

Стоимость обеспечения работы пользователя отражена в понятии "активность пользователя". Эта статья затрат, по данным Gartner Group, имеет наиболее значимый вес в совокупной стоимости ИС. В ней выделяют следующие подстатьи затрат:

-   прямая помощь и дополнительные настройки;

-   формальное обучение;

-   разработка приложений;

-   работа с данными;

-   неформальное обучение;

-   futz-фактор (параметр, определяющий объем затрат, связанных с последствиями некомпетентных действий пользователя).

Эти затраты связаны, например, с участием администратора в настройке рабочей станции, с оказанием помощи пользователю или с консультациями. По данным аналитических компаний, основные факторы, влияющие на итоговую стоимость владения информационными технологиями, на 75% обусловлены проблемами конечного пользователя.

Описание этих двух моделей TCO не претендует на полноту, а показывает только общую картину IT-затрат компании и позволяет выработать процедуры, снижающие TCO. Применение указанных методик на конкретном предприятии, естественно, имеет свою специфику.

Роль ТСО для предприятия. Основной проблемой при управлении IT-затратами является определение количественных значений, составляющих TCO и отнесение их к конкретной статье затрат.

Строго говоря, существуют расхождения в вопросах деления затрат на те или иные категории и статьи расходов. Но что не вызывает сомнений, так это их распределение на "видимые" (первоначальные затраты) и "невидимые" (затраты в процессе эксплуатации и использования).

В связи с резким повышением сложности информационных систем зачастую происходит непрогнозируемый рост дополнительных затрат. Кроме того, существенно возрастает и роль человеческого фактора. Сегодня на предприятиях Украины нужно инициировать миграцию от существующей простой, но бесперспективной модели общей стоимости компьютерной и программной собственности к сложной и трудоемкой, но прогрессивной методике детального анализа всех составляющих расходов на информационные технологии. Это позволит управлять IT-затратами, тем самым увеличивая выгоду от использования информационных технологий на предприятии.

Кроме выявления избыточных статей затрат, целью подсчета совокупной стоимости владения является оценка возможности возврата вложенных в IT средств — анализ привлекательности информационных технологий как объекта для инвестиций. Кроме того, подсчитав показатели TCO, IT-менеджер сможет составить реальный, обоснованный IT-бюджет, который будет базироваться на количественных показателях. И наконец, TCO может (и должна) использоваться в качестве одной из составляющих для финансовой оценки корпоративных затрат.

Однако следует отметить, что подсчет TCO показывает только расходную, но никак не доходную часть. Если на предприятии уже функционирует информационная система, основанная на современных технологиях, или ее создание запланировано, то IT-менеджер должен быть "готов" сам и "подготовить" руководство к затратам, связанным с владением информационной системой. IT-затраты будут — и никто не в силах это изменить. Повлиять можно только на их структуру, избавившись от нецелесообразных и избыточных статей расходов. Данная задача должна ложиться именно на IT-менеджеров, которые обязаны реализовывать целевые корпоративные программы по оптимизации совокупной стоимости владения и постоянно вести работы по снижению IT-затрат.

Достичь оптимизации TCO можно лишь за счет непрерывного управления IT-затратами. На данный момент в Украине очень немногие предприятия имеют ИС управления, отвечающую всем требованиям современного бизнеса. Большинство же компаний производят модернизацию существующих систем или начинают проекты по построению новых. И этот факт говорит о важности такого инструмента управления IT-затратами, как планирование совокупной стоимости владения.