Тема Поняття позамашинної інформаційної бази, склад робіт з її організації

РОЗДІЛ IIІ. ОРГАНІЗАЦІЯ ПОЗА МАШИННОЇ ІНФОРМАЦІЙНОЇ БАЗИ

Организационное консультирование.

Консультанты, работающие в организациях: специалисты и джениралисты.

Специалисты – мастера решения каких-либо конкретных управленческих задач. Например, они хорошо владеют постановкой делопроизводства, кадровый аудит, аттестация персонала. Знают свой предмет, предоставляют услуги высокого качества на узком поле. Они могут решать проблема без учета взаимодействия их с другими.

Джениралисты. Занимаются не прямым решением задач, они предлагают методы их решения. Если джениралист предлагает много методов, то директор может выбрать. Могут покрыть потребности клиента. Методы могут быть универсальные (для решения любой задачи) и специальные (для ограниченного круга задач). Преимущества: могут работать с широкими проблемами, комплексные решения этих проблем, достаточно осведомлены в специальных областях.

В основном консультант работает в концептуальном режиме. Предлагает методы, концепции. Есть особая работа - консультирование по управлению – каунселинг (советование). Консультирование управленческое начиналось в форме советов успешных руководителей менее успешным. Источник советов – мудрость консультанта, из профессионального сообщества. Консультант должен стремится понять бизнес клиента. Консультант может давать советы, когда клиент просит совета (кадровые вопросы, вопросы рыночных отношений), когда консультант может сам предлагать свои советы, когда клиент делиться проблемой.

Коучинг – тренерство. Индивидуальная работа с руководителем или сотрудником. Ролевое развитие человека в организации (изменение и расширение влияния личности в организации, принятие на себя новых функций, проявление новых качеств, появление квалификации). Задача: выявление и применение внутреннего потенциала.

Особое значение играет консультирование руководителя. Количество ролей, которые играет руководитель в организации многообразно. Может выступать: отец компании, необязательный руководитель, руководитель, который занят формальным контролем, жесткий администратор, интеллектуальный лидер бизнеса. Если происходит пересмотр роли руководителя это большие изменения в организации. Задачи: диагностика личности (концепции Майерса-Бригса, Берна; история бизнеса как часть биографии), ценностные ориентации (важна доверительность)

Ефективність будь-якої інформаційної системи обробки даних багато в чому залежить від способу організації її інформаційної бази (ІБ). Що розуміють під цим терміном? Згідно з держстандар­том інформаційна база — це сукупність упорядкованої інформації, яка використовується при функціонуванні IС.

Тож під IБ загалом розуміють сукупність певним чином організовуваної, збережуваної та контрольованої інформації, зафіксованої на носіях системи. Ця інформація відбиває стан керованого об’єкта і зовнішнього середовища.

Склад і зміст IБ визначаються, з одного боку, вимогами системи і самою суттю управління, а з іншого — вимогами автоматизованої обробки даних на ЕОМ.

Тому при розробці інформаційної бази слід керуватися такими принципами:

· використання єдиної методики ідентифікації об’єктів і подій;

· застосування типової схеми обміну даними між системою і людьми, зокрема формування масивів, внесення до них змін і видачу даних;

· застосування єдиної схеми зберігання даних, необхідних для забезпечення розв’язування задач управління;

· забезпечення одноразовості і незалежності вводу даних від часу розв’язування та кількості розв’язуваних економічних задач;

· забезпечення можливості поетапного і безперервного нарощування ємності інформаційної бази;

· використання програмного апарату, який забезпечує ефективну роботу з даними;

· забезпечення інформаційної взаємодії з іншими інформаційними системами.

Під час розробки IБ слід ураховувати низку вимог, що ставляться з боку системи управління. Основні з них такі: повнота, своєчасність і регулярність надходження й обробки інформації, а також достовірність і точність останньої.

Вимога повноти інформації передбачає, що розміри IБ мають бути мінімальними, але достатніми для прийняття управлінських рішень, оскільки надмірна інформація не сприяє ефективному її використанню і утруднює процес управління.

Порушення термінів надходження й обробки інформації робить її непотрібною для управління, а отже, вона має бути вірогід­ною (достовірною) і точно відповідати об’єктивним показникам об’єкта управління.

Найважливіші вимоги висуваються до інформаційної бази з боку машинної обробки інформації, а саме: однозначне та формалізоване описання об’єктів і актів виробничо-господарської діяльності; застосування методів, які сприяють ефективному збору, реєстрації, передачі, обробці, нагромадженню й зберіганню інфор­мації; вилучення дублюючих потоків інформації; уніфікація, спро­щення й усунення надмірної документації; забезпечення ефектив­ної форми обміну інформацією між людиною та ЕОМ.

Отже, створення інформаційної бази — це складний, трудомісткий процес. Він визначається особливостями, що характерні для процесу переробки даних у системі. Ідеться про те, що мають забезпечуватися такі умови:

1) дані, які вводяться до ЕОМ, формалізовані і однозначно подані;

2) ЕОМ правило «розуміє» первинні (вхідні) дані;

3) між станом об’єкта управління і його відображенням на носіях системи існує відповідність;

4) інформаційні масиви організовані таким чином, аби можна було ефективно оперувати ними з урахуванням обмежень технічних можливостей ЕОМ.

Коли проаналізувати перелічені умови за їх сутністю, можна помітити, що одні з них (1-ша і 2-га) пов’язані з підготовкою даних і оперуванням ними поза ЕОМ, тобто з питаннями створення позамашинної інформаційної бази системи; решта (3-тя і 4-та) пов’язані з переробкою даних в ЕОМ, тобто з розв’язанням питань створення машинної IБ.

Позамашинна інформаційна база — це частина IБ системи, яка являє собою сукупність сигналів, повідомлень і документів, призначених для безпосереднього сприйняття людиною без застосування засобів обчислювальної техніки.

У процесі створення позамашинної IБ комп’ютерної системи виконуються такі дії: формалізація даних; вибір форм первинних документів і машинних носіїв; вибір способів і засобів фіксування у первинних документах і на машинних носіях; розробка форм вихідних документів; визначення та розробка логічної структури бази даних; вибір системи управління базою даних (СУБД); організація раціонального документообігу і т.ін.

Система менеджменту підприємства в цілому складається з функціо­нально і структурно обумовлених підсистем, що утворюють ряд рівнів менеджменту для досягнення загальної кінцевої цілі. Автоматизовані систе­ми менеджменту (АСМ) призначені для забезпечення ефективного функціонування об'єкта менеджментушляхом автоматизованого виконання функцій менеджменту. Функції АСМ можна об'єднати в підсистеми за функціональною та іншими ознаками. До складу АСМ входять такі види забезпечення: інформаційне, програмне, технічне, організаційне, метрологічне, правове і лінгвістичне. В процесі створення АСМ використовують математичне забезпечення.

До складу інформаційного забезпечення АСМ входять: класифікатори техніко-економічної інформації, нормативно-довідкова інформа­ція, форми подання й організації даних у системі, в тому числі форми документів, відеограм, масивів і логічні інтерфейси (протоколи обміну даними), тобто інформаційне забезпеченняАСМ - це сукупність засобів і методів побудови інформаційної бази, які поділяються на позамашинне і машинне забезпечення.

Позамашинне інформаційне забезпечення включає:

- систему класифікації і кодування інформації;

- систему конструкторської, технологічної і технічно-виробничої документації;

- оперативну документацію;

- систему організації ведення, збереження, внесення змін у нормативну документацію.

Позамашинна інформаційна база становить собою сукупність повідомлень, сигналів і документів, які використовуються при функціонуванні АСМ у формі, що сприймається безпосередньо людиною без застосування засобів обчислювальної техніки.

У позамашинній сфері в процесі управління обмін інформацією реалізується у вигляді руху інформаційних документів між керуючою і керованою підсистемами: від органу менеджменту до об'єкта прямують документи, що вміщують планову інформацію (накази, розпорядження, планові завдання, плани-графіки тощо); по лінії зворотного зв'язку від об'єкта до органу управління прямують документи, що вміщують обліково-звітну інформацію (інформація про стан об'єкта управління).

Для підприємств розроблені типові уніфіковані системи документації (УСД), розраховані на використання як в АСМ різних рівнів, так і в органах менеджменту. Особливе місце серед систем уніфікованої документації займають системи конструкторської, технологічної і технічної виробничої документації.

Конструкторська документація вміщує конструкторські нормативи, які регламентують склад і якісні характеристики деталей, придбаних напівфабрикатів і комплектуючих виробів, що входять в одиницю складального з'єднання. Крім того, ці нормативи визначають порядок виконання робіт із зазначенням обладнання, інструментів і оснащення, професій і розрядів виконавців.

Технологічна документація вміщує технологічні нормативи, що регламентують технічну підготовку виробництва.

Вся інформація, яка циркулює в АСМ, кодується, тобто кожному інформаційному показнику і реквізиту (об'єкту кодування) згідно із прийнятою системою відповідає деякий набір символів або знаків - кодове позначення (код). Цей набір символів, крім вказаного позначення об'єкта (ідентифікація), повинен, як правило, відображати і деякі його специфічні ознаки, що дозволяють віднести об'єкт до того чи іншого класифікаційного групування (класифікація об'єкта).

Єдина система класифікації і кодування (ЄСКК) - це комплекс класифікаторів техніко-економічної інформації і нормативних технічних матеріалів, які регламентують основні положення системи; органи і служби з класифікації і кодування; порядок розробки і затвердження класифікаторів; порядок їх взаємозв'язку і ведення.

Нормативно-довідкова інформація займає важливе місце в інформаційному забезпеченні АСМП і є системою науково і технічно обумовлених нормативів, що характеризують кількісну міру різних елементів процесу виробництва.

Нормативні дані підприємства є ядром усього інформаційного забезпечення АСМП; саме тут в першу чергу формуються наукова обумовленість і комплектність менеджменту підприємства. Нормативне господарство АСМП становить собою розміщений на магнітних носіях систематизований комплекс відомостей і даних, які забезпечують вирішення завдань виробничого менеджменту. Нормативно-довідкові масиви - це комплекс відомостей про різного роду норми, нормативи і віднесені до них довідкові дані. В базове інформаційне забезпечення входять довідники. Довідники Це перелік даних, що однозначно характеризують стан об'єкта на певний період часу і дозволяють виділити цей об'єкт із багатьох інших.