Интеграция с программой Microsoft Excel

Лабораторная работа 9

СВЯЗЬ С ДРУГИМИ ПРОГРАММАМИ. КОНСОЛИДАЦИЯ ПРОЕКТОВ.

Интеграция с программой Microsoft Excel

При работе в Microsoft Project может оказаться, что:

- Вам необходимо, например, произвести вычисления с данными проекта или построить графики Excel;

- импортировать план проекта в Microsoft Outlook, создав при этом механизм напоминания сотрудникам о необходимости выполнения определенной работы в заданное время;

- экспортировать план проекта в Web-формат и разместить его на сайте для ознакомления с планом остальных участников проекта.

При создании проекта может оказаться, что у некоторых участников проекта установлена только программа Microsoft Excel.

1. Произведите запуск Microsoft Excel. Введите следующие данные:

2. Выделите ячейки с А1 по А7, нажмите на кнопку Копировать , запустите программу Microsoft Project. Установите начало проекта = начало следующего месяца. Нажмите на кнопку . 3. Произведите группировку задач:

1 группа – Разработка проекта бюджета содержит подзадачи:

2 группа – Составление проекта бюджета содержит подзадачи:

4. Установите длительность задач и создайте связи между задачами согласно следующему рисунку:

Сохраните проект в файл с именем Разработка проекта бюджета.mpp

5. Теперь скопируем диаграмму Ганта.

Выберите в меню Правка команду Копировать рисунок. Установите следующие параметры:

Диаграмм Ганта будет скопирована в буфер обмена.

6. Перейдите в программу Microsoft Excel на Лист2 и выберите в меню Правка команду Вставить.

7. Произведем пример импортирования плана проекта из Microsoft Excel в Microsoft Project.

Создайте файл в Microsoft Excel с именем Рассмотрение бюджета в Законодательном собрании ЧО.xls:

Сохраните документ.

8. Создадим новый проект в программе Microsoft Project с именем Рассмотрение бюджета в Законодательном собрании ЧО.mpp Установите начало проекта = начало следующего месяца

Выберите в меню Файл команду Открыть документ. В появившемся диалоговом окне укажите имя файла Рассмотрение бюджета в Законодательном собрании ЧО.xls и нажмите на кнопку Открыть. Появляется Мастер импорта Project:

• шаг 1 – нажмите кнопку Далее;
• шаг 2 – установите переключатель активным в поле Создать новую схему. Нажмите кнопку Далее;
• шаг 3 – установите переключатель активным в поле Создать новый проект. Нажмите кнопку Далее;
• шаг 4 – в группе элементов Выберите типы данных для импорта установите активным переключатель для Задачи, активным также должен быть переключатель Данные импорта содержат заголовки. Нажмите кнопку Далее;
• шаг 5 – установите следующие параметры:

Строку Идентификатор удалите с использованием кнопку Удалить строку.

Нажмите кнопку Далее;

• шаг 5 – нажмите кнопку Готово.

9. Произведите корректировку как указано на рисунке:

Сохраните введенные изменения.

Консолидация проектов.

Консолидацией называется объединение нескольких проектов в один. Консолидация используется, например, в случае необходимости подготовки совместного отчета.

10. Произведем вставку проекта из файла Рассмотрение бюджета в Законодательном собрании ЧО.mpp в проект Разработка проекта бюджета.mpp

Для этого откройте файл Разработка проекта бюджета.mpp, поставьте курсор на строку № 10 и выберите в меню Вставка команду Проект.

Установите начало проекта Рассмотрение бюджета в Законодательном собрании ЧО после выполнения задачи Составление проекта бюджета.

11. Добавьте в конце следующие задачи:

- Направление проекта бюджета на подписание Губернатору ЧО, длительность – 2 дня;

- Подписание проекта бюджета Губернатором ЧО, длительность – 5 дней;

- Обнародование бюджета, длительность – 3 дня.

Установите постепенное выполнение данных задач.

Сохраните проект.

12. Измените Разработка проекта бюджета.mpp длительность задачи Запросы комитетов в органы исполнительной власти, установив 14 дн. Сохраните изменения.

Откройте проект Рассмотрение бюджета в Законодательном собрании ЧО.mpp – убедитесь, что длительность задачи Запросы комитетов в органы исполнительной власти изменилась на 14 дн.

13. Рассмотрим процесс экспортирования плана проекта из Microsoft Project в программу Microsoft Excel.

В Microsoft Project выберите в меню Файл команду Сохранить как. В появившемся диалоговом окне:

- в списке Тип файла выберите строку Книга Microsoft Excel для экспорта документа в электронную таблицу;

- в поле Имя файла введите имя – Экспорт-таблица.xls

Нажмите кнопку Сохранить.

На экране появляется диалоговое окно Мастера экспорта:

• шаг 1 - нажмите кнопку Далее;
• шаг 2 - установите активным переключатель Шаблон проекта (Excel), затем нажмите кнопку Далее;
• шаг 3 - нажмите кнопку Готово.

Откройте файл Экспорт-таблица.xls и просмотрите результаты экспорта проекта.

САМОСТОЯТЕЛЬНО:

Создайте в программе Microsoft Excel файл с именем обмен_данными_ Ваша фамилия.xls

1. В программе Microsoft Excel на первом листе введите таблицу с наименованием работ и их длительностью:

2. Импортируйте данные в программу Microsoft Project и установите связи:

3. Экспортируйте проект на лист 2 в программе Microsoft Excel.