ТЕМА. Контроль в системе управления

Контроль, как основная пункция менеджмента объединяет виды управленческой деятельности связанные с нормированием информации, о состоянии и функции объекта управления (учет), изучение информации о процессах и результатах деятельности (анализ), работой по диагностике и оценке процессов развития и достижения целей, успехов и просчетов, в использовании средств и методов управления. Существует несколько классификации контроля, рассмотрим его как совокупность этапов. Он бывает предварительный, текущий, заключительный.

Предварительный - осуществляется до начала работ, областью предварительного контроля являются ресурсы, средства осуществления этого контроля - это реализация определенных правил, процедур, требований и нормативов.

Текущий – осуществляется непосредственно в ходе выполнения работ, реализуется с помощью обратной связи (постановка цели → использование внешних ресурсов → преобразование внешних, ресурсов, для использования их внутри организации → оценка и анализ отклонений от намеченных целей → достижение поставленных целей.

Заключительный - реализуется после выполнения работы. Его функции: служит основой для мотивации сотрудников, для принятия будущих управленческих решений. Необходимо учесть, что и учет и анализ осуществляется одновременно.

Контроль может рассматриваться, как процесс, основными этапами которого является:

1. Разработка стандартов, критериев и нормативов.

2. Происходит сравнение с разработанными критериями.

3. Принятие корректирующих решений на основе принципа отклонений.

Эффективным считается контроль, который характеризуется следующими свойствами:

1. Стратегическая направленность (отражает общие приоритеты организации и поддерживает их).

2. Соответствие делу (он должен соответствовать контролируемому виду деятельности).

3. Экономичность (достичь, при помощи контроля, полного совершенства в организации).

4. Своевременность (временный - интервал между проведением изменении или оценок).

Современная научная парадигма дает следующие рекомендации к построению эффективного контроля:

1. Установление обдуманных стандартов и критериев.

2. Установление двухстороннего общения.

3. Избежание чрезмерного контроля.

4. Установление жестких, но достижимых результатов.

5. Вознаграждение за достижение стандартов.

Таким образом, функция контроль, является функцией обратной связи между менеджером и объектом управления. В данном случае менеджмент рассматривается как орган аппарата управления.

Важнейшая стадия процесса управления – контроль, который рассматривается одновременно и как функция управления наряду с такими функциями, как планирование, организация, регулирование, учет.

Контроль должен обеспечить фиксирование состояния объекта, управления в определенный момент времени, для принятия решении по регулированию этого объекта. Контроль выступает главным инструментом для выработки управленческих решений, обеспечивающих нормальное функционирование фирм.

Различают две формы контроля - финансовый контроль и административный.

Финансовый контроль охватывает все сферы деятельности фирмы и осуществляется на основе стоимостных показателей, которые позволяют сравнивать плановые расходы с фактическими. Финансовый контроль осуществляют специальные подразделения, такие, как планово-финансовое управление, бухгалтерия, отдельные экономисты и бухгалтеры в подразделениях. Функция контроля значительно усилилась в связи с использованием компьютерной техники, которая позволяет существенно ускорить процесс сбора информации, необходимой для реализации данной функции. Применение компьютерной техники позволяет сформировать также и систему централизованного контроля, обеспечивающую своевременный контроль результатов финансовой деятельности фирмы.

Административный контроль - ведется на всех уровнях управления фирмой и призван оценивать деятельность сотрудников фирмы (контроль исполнения).

Административный контроль осуществляется постоянно как специальными подразделениями, так и руководителями на всех уровнях фирмы.

Функция контроля тесно связана с функцией регулирования, т.е. с принятием решений по ликвидации отклонений, выявленных на стадии контроля

Регулирование (координация), как и контроль, охватывает все сферы деятельности фирмы.

Назначение контроля и регулирования можно сформулировать следующим образом:

· фиксирование результата управленческой деятельности и ее оценка;

· фиксирование результатов деятельности конкретных исполнителей и ее оценка;

· фиксирование результатов и оценка реализованных мероприятии;

· разработка рекомендаций или мероприятий в целях ликвидации отклонений для повышения эффективности деятельности подразделений и исполнителей.

Уточнение назначения контроля позволяет оценить, весь комплекс факторов (человеческих, технологических, управленческих, экономических), способствующих получению эффективных результатов. Фирма должна своевременно на стадии контроля оценивать ситуацию и на стадии регулирования вносить необходимые коррективы. Функции контроля и регулирования реализуются постоянно, а временные характеристики их определяются выбранной системой контроля.

Контроль и регулирование осуществляются на всех уровнях управления фирмой: на уровне фирмы в целом, на уровне отдельных подразделений, на уровне группы или отдельного работника.

На, стадии контроля выявляются полученные результаты (хорошие или плохие). Их своевременная оценка и разработка мероприятий в целях эффективного управления - дело чести каждого руководителя.

Объектами контроля являются характеристики организации как системы: характеристики входа (все - виды ресурсов), процесса (процесса производства изделий или услуг) и выхода (продукта).

Контроль в организации должен осуществляться системно, т.е. контролю подвергаются ресурсы, процесс, продукт.

Контроль ресурсов осуществляется на всех стадиях процесса производства и распространяется на все системные характеристики организации.

При контроле материальных ресурсов подробно рассматривается техническая, организационная, экономическая целесообразность их применения. Рассматривая техническую целесообразность применения материальных ресурсов, исследуют все возможные материалы и ресурсы, которые можно применить для достижения выбранных характеристик изделия. Организационная целесообразность выбора проявляется в том, что на данной стадии оцениваются все возможности получения ресурсов на тех условиях, которые удовлетворяют организаций. Окончательный выбор ресурсов производится после экономической оценки выбранных материалов. Предприятия ПМР, как правило, устанавливают обязательный контроль всех входных материалов на основе выбранных ими стандартов.

Предприятия ПМР используют две формы контроля - финансовый и административный, хотя практически они тесно переплетены между собой. Контроль осуществляется по стандартным формам, принятым во многих организациях. Сроки контроля регламентированы, анализ показателей контроля осуществляется на всех уровнях компании. Фи­нансовый контроль осуществляют финансовые службы, которые собирают и обрабатывают результаты деятельности за истекший период, отклонения от плановых показателей, в особенности по прибыли и затратам.

В настоящее время в системах управления финансами Приднестровья широко используются компьютерная техника и стандартные программы, позволяющие оценивать финансовое состояние предприятий в целом и отдельных ее подразделений.

В процедуре контроля процесса производства обычно выделяют три этапа: выработку стандартов и критериев, сопоставление с ними результатов и утверждение некоторых

корректирующих воздействий. Каждый этап заканчивается утверждением определенных управленческих решений.

На базе функции контроля в современных условиях выделилась функция аудит, соединяющая функции контроля и анализа финансово-хозяйственной деятельности организации. Аудит - это деятельность специалистов по осуществлению независимых вневедомственных проверок общей и бухгалтерской отчетности, платежно-расчетной документации, налоговых деклараций и других обязательств организации и выработка рекомендаций по совершенствованию деятельности организации.

Контроль результатов производственной деятельности (продукта) осуществляется с помощью стандартов ПМР, определяющих параметры изделия и выбранных масштабов допустимых отклонений.

@ Вопросы для самоконтроля:

1. Поясните значение функций контроля в менеджменте.
2. Какие формы контроля вы знаете?
3. Какие стадии контроля существуют, охарактеризуйте их.
4. Приведите жизненный пример по блок-схеме финансового контроля.
5. Что является объектами контроля.
6. Каково значение функции координации?
7. Раскройте процесс финансового контроля производства.
8. В чём отличительная особенность функции аудита?