Оборотная ведомость за первое полугодие 2006 года

Занятие № 9 ПРОЕКТИРОВАНИЕ МНОГОСТРАНИЧНОГО ОТЧЕТА С ГРУППИРОВКОЙ

Предполагает освоение следующих вопросов:

1. Отчеты с группировкой.

2. Многостраничные отчеты.

3. Создание промежуточных итогов в отчетах.

ВАРИАНТ ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЙ

Задание 1. На заводе поступление и реализация видов продукции оформляется в каждом цехе документом Оборотная ведомость (табл. 1). Спроектировать на основе этого документа отчет в виде таблицы, определив остаток на конец года, а также частные и общие итоги по остаткам, поступлению и реализации продукции по цехам. Сохранить отчет.

Рекомендации по выполнению

1. Проектирование и заполнение таблиц

1. создайте в вашей папке базу данных Завод.

2. в созданной базе данных Завод спроектируйте структуру таблицы, не задавая ключевого поля.

Оборотная ведомость за первое полугодие 2006 года

цех

Месяц

Остаток на начало года

Поступило

Реализовано

3. сохраните спроектированную таблицу под именем Ведомость

4. заполните в таблице Ведомость восемь записей так, чтобы были повторения месяцев и цехов в различных месяцах.

2. Проектирование отчета

5. для проектирования отчета в окне базы данных перейдите на вкладку Отчеты и нажмите кнопку [Создать].

6. В появившемся окне Новый отчет выберите режим создания отчета Конструктор. Здесь же выберите в качестве источника данных таблицу Ведомость и нажмите [Ok]

7. Настройте окно конструктора отчета, т.е. добавьте области заголовка и примечания отчета и области верхнего и нижнего колонтитулов, если их нет. Для этого выполните соответственно команды:

Вид èЗаголовок/Примечание отчета

Видè Колонтитулы.

8. Введите в Область заголовка отчета его заголовок:

Оборотная ведомость за первое полугодие 2006 года

9. Так как отчет многостраничный, то чтобы шапка повторялась на каждой странице отчета, то ее, включая графу. Остаток на конец года, введите в Область верхнего колонтитула,

10. Добавьте визуальные эффекты для заголовка, подзаголовка и шапки отчета

11. Просмотрите полученный фрагмент отчета и внесите изменения, если сочтете нужным

12. Перенесите в Область данных поля из списка полей таблицы, расположив их под соответствующими графами шапки.

13. Добавьте в Область данных свободное поле для расчета в графе Остаток на конец года, например: формула, может быть следующей

= [Остаток_на_начало] + [Поступило] — [Реализовано].

14. Добавьте в Область данных визуальные эффекты.

15. Просмотрите полученный фрагмент отчета и внесите изменения, если пожелаете.

3. Группировка в отчете

16. Произведите группировку данных по цехам. Для этого выполните команду Видè Сортировка и группировка. В появившемся окне Сортировка и группировка укажите поле группировки Цех, выбрав его из раскрывающегося списка левой части окна, а также укажите порядок сортировки, например по возрастанию, и в Свойствах группы установите:

Заголовок группы ДА

Примечание группы ДА

Группировка по полному значению

Закройте окно Сортировка и группировка.

Установленные ответы ДА вызовут появление на экране дополнительных областей отчета: Заголовок группы Цех и Примечание группы Цех.

17. Внесите в область Заголовок группы Цех текст, например Группировка по цеху

18. Внесите в область Примечание группы Цех текст, например: Итого, по цеху, а также формулы для расчета итогов по цехам, например,

= SUM([Остаток_на_начало])

19. Добавьте визуальные эффекты.

20. Просмотрите полученный фрагмент отчета.

21. Добавьте в область Нижнего колонтитула номер страницы, выполнив команду Вставка /Номер страницы. В появившемся окне Номера страниц выберите формат Страница N из М, расположение — нижний колонтитул, выравнивание - по центру и установите флажок — номер на первой странице. Нажмите [Ok]

22. Внесите в область Примечание отчета следующий текст, расположив его столбиком:

Итого по предприятию: