Оперативный обмен точной и своевременной информацией между партнерами по сбыту, туроператором и поставщиками туруслуг является важным условием качественного обслуживания туристов. Перечень обязательной информации, сроки и каналы ее получения должны быть заранее согласованы.
Получение информации от партнеров по сбыту
За несколько дней до прибытия туристов в исходный пункт маршрута, туроператору следует получить от партнеров по сбыту следующую информацию:
- о фактической численности тургруппы,
- о датах прибытия и отъезда;
- о номерах рейсов;
- пофамильный список туристов с распределением по одно- и двухместным номерам (rooming list);
- паспортные данные туристов.
Данные сведения позволят предприятиям, обеспечивающим трансферт и размещение, заранее подготовится к приему туристов и ускорить процесс (например, быстрее оформить регистрацию в гостинице).
Передача информации поставщикам услуг
Туроператор должен подготовить два варианта программы тура:
- туристскую программу - раздается туристам, раскрывает содержание тура, последовательность и сроки посещения пунктов на маршруте, проведения различных мероприятий;
|
|
- диспетчерскую программу – передается всем предприятиям, задействованным в обслуживании туристов, указывается конкретное время исполнения тех или иных услуг.
Содержание диспетчерской программы:
- время и место подачи транспортного средства для встречи (проводов) в аэропорт, на железнодорожный вокзал, к гостинице;
- время прибытия туристов в гостиницу города на маршруте;
- время отправления и прибытия автотранспорта, используемого для перевозки туристов по маршруту;
- время организации завтрака, обеда, ужина на каждый день путешествия;
- время подачи автотранспортного средства для экскурсии и ее продолжительность;
- время начала и окончания работы гидов, переводчиков;
- время предоставления других услуг (посещения театров, выставок и т.д.).
Диспетчерская программа является инструментом для обеспечения четкого исполнения услуг в течение всего времени и протяженности маршрута.