Система экономической информации как база данных для анализа хозяйственной деятельности предприятий

БЗМ 3. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ И ОРГАНИЗАЦИЯ АНАЛИЗА ХОЗЯЙСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1. Система экономической информации как база данных для анализа хозяйственной деятельности предприятий.

2. Принципы организации информационного обеспечения анализа хозяйственной деятельности.

Система экономической информации как база данных для анализа хозяйственной деятельности предприятий.

Правильно организованная работа аналитического исследования результатов ведения хозяйства может обеспечить его действенность и эффективность, существенно повлиять на ход хозяйственных процессов. Поэтому организация экономического анализа на предприятиях должна отвечать ряду требований.

Требования к организации экономического анализа:

1. Научный ха­рактер анализа. Практически это значит, что он должен основываться на новейших достижениях науки и передового опыта, строится с учетом действия экономических законов в пределах конкретного предприятия, проводиться с использованием научно- обоснованных методик.

2. Обоснованное распределение обязанностей по прове­дению анализа между отдельными службами и исполнителями. От того, насколько целесообразно это распределение, зависит полнота охватывания объектов анализа, исключается возможность многократного (разными лицами) проведения тех же исследований. Это способствует более эффективному использованию рабочего времени специалистов и обеспечивает комплексность анализа.

3. Аналитическое исследование должно быть эффектив­ным. То есть расходы на его проведение должны быть наименьшими при оптимальной глубине анализа и его комплексности. В связи с этим во время его проведения должны использоватся передовые методики, рациональные методики сбора и хранения данных ЭВМ, другие технические средства.

4. Унификация организации аналитической рабо­ты путем создания специальных методик, разработанных таб­лиц пригодных для сравнения, оценки, обобщения. Это уменьшает расходы времени на анализ, способствует повышению его эффективности.

Аналитическая работа на предприятии разделяется на такие организационные этапы:

1. Выбор объектов и организационных форм аналитического исследования и распределение обязанностей между отдельными исследователями;

2. Планирование аналитической работы;

3. Информационное и методическое обеспечение экономического ана­лиза;

4. Аналитическая проработка данных о ходе и результатах хозяйствования;

5. Оформление результатов анализа;

6. Контроль за внедрением в производство предложений, сделанных по результатам анализа.

Организационные формы анализа хозяйственной деятельности предприятия определяются составом аппарата и технического уровня управления.

Схематически распределение функций экономического анализа может быть таким.

Производственный отдел анализирует выполнение плана выпуска продукции по объему, ассортименту, ритмичности работы, повышению качества продукции и т.п.

Отдел снабжения анализирует своевременность и качество материально - технического обеспечения производства, выполнения плана снабжения по объему, номенклатуре, срокам, качеству, состоянию и хранению складских запасов и тому подобное.

Отдел сбыта изучает выполнение договорных обязательств и планов снабжения продукции потребителям по объему, качеству, срокам, номенклатурой и тому подобное.

Отдел труда и заработной платы анализирует уровень организации труда, обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами за категориями, профессиями, уровнем производительности труда и тому подобное.

На каждом предприятии вся работа по проведению анализа должна планироваться. На практике могут складываться такие планы: комплексный план аналитической работы предприятия; тематический план.

Комплексный план обычно складывается на один год. Разрабатывает его специалист, которому на предприятии поручено руководство аналитической работы в целом.

В плане отмечается цель и задание анализа, определяются вопросы, которые исследуются на протяжении года, определяется время для изучения каждого вопроса, субъекты анализа, наводится схема документооборота, срок и адрес поступления каждого документа, его содержания.

Кроме того, в плане должны быть предусмотренные источники информации, которые могут быть использованы в процессе анализа, технические средства проведения анализа.

При разработке плана обязательно должна учитываться периодичность изучения важных проблемных вопросов, последовательность анализа по отдельным периодам времени.

По результатам анализа разрабатываются предложения, направленные на улучшение результатов хозяйственной деятельности. Поэтому комплексный план должен предусматривать и организацию проведения контроля за выполнением этих мероприятий.

Тематический план предусматривает углубления изученного или другого вопроса комплексного плана. В нем рассматриваются объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его исполнителей и тому подобное.

Глубина и эффективность анализа во многом зависят от объема и качества информации, которое используется при его проведении.

Информация — это совокупность сводок, данных, сообщений, определенных знаний об управляемом объекте, процессах, явления которые подлежат сбору, регистрации, приведению их к месту обработки и превращению для осуществления процесса управления.

Для качественного управления необходимо оптимальное количество информации, потому что недостаток не дает возможность получить полное представление об исследуемом предмете. Избыточность информации мешает ее переработке, анализу и обобщению, в результате чего можно прийти к необоснованным выводам.

Экономическая информация составляет систему (совокупность) данных об экономике исследуемого объекта, которые происходят в хозяйственных процессах и явлениях.

Качество информации оценивается за четырьмя признаками:

- полнота;

- достоверность и своевременность формирования информации;

- возможность ее использования в управлении экономикой;

- комплексность информации для оценки хозяйственной деятельности.

Информация-это упорядоченные сведений, свидетельства о процессах изменения, которые происходят во внешней среде, совокупность данных и сводок.

Экономическая информация - это совокупность сведений и данных, полученных на базе предыдущего анализа, которые отражают социально-экономические явления. Используется эта информация для управления и прогнозирования социально-экономического развития. Экономическая информация отображает экономические явления и процесс, которые характеризуют экономическую сторону деятельности предприятия.

Экономическая информация характеризует производственно-хозяйственные процессы и их результаты, как и любая другая информация и превращения. Она занимает промежуточное место между управляемой и управляющее системам, где экономическая информация фиксируется переделанной и используется с целью управления.

Она составляет основу экономического анализа и организацию на единых принципах, имеет вид разных решений, распоряжений, которые отображают прямые обратные связи, которые возникают в хозяйственной деятельности предприятия.

Объективность отражения процессов производства, обращения, распределения и потребления, использования природных, трудовых, материальных и финансовых ресурсов — основное требование, которому должны удовлетворять действующие в настоящее время системы информации, учета и отчетности.

Первичные документы, которые составляются заинтересованными сторонами (преимущественно материально ответственными лицами), и сейчас в массе своей объективно отражают суть той или иной хозяйственной операции. Но, к сожалению, имеют место и подлоги, искажения, приписки, ошибки.

Переложение первичной регистрации операций на машины (телефоны, телетайпы, телевидение и другие контрольно- измерительные и передающие устройства) не только существенно сокращает трудоемкость работ, но и повышает объективность данных.

Единство информации учетных и плановых позиций вытекает из требований единства экономики. Однако этот основополагающий принцип не всегда соблюдался. Первичная документация в различных организациях одной и той же отрасли не унифицирована, тем более нет такой унификации на предприятиях разных отраслей, при различных формах собственности. Научная система первичной экономической информации может основываться на единых принципах, свободных от ведомственной ограниченности и обособленности различных видов учета — бухгалтерского, статистического и оперативного.

Классификация экономической информации по определенным признакам:

* по объектам исследования: на макроуровне (общая) - характеризует состояние экономического развития государства, региона, района. В свою очередь подразделяется по фазам и стадиям общественного производства, циклами воспроизводства, элементами, ресурсами, факторами; на микроуровне – характеризует состояние экономического развития отрасли, объединения, конкретного предприятия. В свою очередь делится на информацию в производственной и непроизводственной сферах;

* по функциям в процессе управления:

прогнозная – проектирования финансово-хозяйственной деятельности на далекое будущее;

плановая - содержит бизнес-план и другую плановую документацию развития объекта управления;

конструкторская и технологическая – характеризует экономические параметры организации и регулирования процесса производства, подготовки к производству;

нормативная – состоит из нормативно-правовой и нормативно-справочной информации;

нормативно-правовая (законы, постановления, положения, соглашения, решения правоохранительных органов и т.д.) – регламентирует финансово-хозяйственную деятельность предприятия;

нормативно-справочная – техническая и экономическая информация;

техническая – характеризует минимальные и максимальные отклонения по отдельным деталям, нормам времени на производство одной детали или изготовления, затратам материалов, энергоресурсов на единицу готовой продукции и т.д.

экономическая – характеризует себестоимость продукции, нормы прибыли, расценки, цены, тарифы, ставку прибыльного налога с граждан и т.д.;

учетная (информационная модель производства) – включает оперативную (формируется при наблюдении за хозяйственной деятельностью во время ее осуществления или после завершения);

бухгалтерскую (документированная и сплошная); статистическая (отображает количественную сторону массовых явлений в связи с и качественными свойствами); аналитическая – включает результаты проведения процедур математической и логической обработки прогнозной, плановой, учетной и нормативной информации по заданным алгоритмам.

Аналитическая информация предоставляется в виде аналитических расчетов, размещенных в таблицах, графиках (столбчатых, линейных, сегментных, гистограммы) и используется для подготовки и обоснования управленческих решений; контрольная включает акты контрольно-резервных проверок, выводы аудиторов, органов налоговой администрации, рекламации, распоряжения и приказы по последствиям исполнения управленческих решений, выводы (решения) судебных и арбитражных постановлений;

* в зависимости от цели и задач: по стабильности – постоянная, условно-постоянная; по элементам структуры – реквизит, показатель, массив, поток;

-по насыщению – достаточная, переначисленная, недостаточная;

-по форме предоставления – текстовая, цифровая, алфавитная, алфавитно-цифровая, графическая, звуковая, штриховая;

-по полезности – полезная, неполезная;

-по участию в процессе обработки данных – обработанная, необработанная;

-по степени обработки – первичная, промежуточная, результативная;

-по месту образования – внутренняя, внешняя;

- по стадиям превращения – входная, выходная;

-по объему ведомостей для управления – тематическая, комплексная;

-по способу предоставления – письменная, (документальная) на бумажном или машинном носителе, устная.

- По периодичности поступления – периодическая и эпизодическая (разовая).

Систему экономической информации современного предприятия можно охарактеризовать следующим образом.

Экономическая информация крайне неоднородна; схема взаимосвязей отдельных ее видов отличается известной сложностью, к тому же отчетливо проявляется тенденция к их дальнейшему усложнению. Так, наряду с систематическим ростом объема информации ощущается нехватка ее для принятия управленческих решений. В то же время возрастание потока информации приводит к избыточности данных.

Потребности научной организации управления вызывают необходимость изучения информационного потока в направлении, способствующем сдерживанию происходящего увеличения его объемов и ликвидации информационной недостаточности за счет устранения излишних данных.

Экономический анализ, выступая основным потребителем информационных данных, используемых в процессе ретроспективного, текущего и перспективного анализа, скорее, чем какая- либо другая специальная наука, выявит достоинства и недостатки действующей системы экономической информации.