Деловая беседа – это устный контакт между людьми, связанными отношениями дела. В современной, более узкой трактовке под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками, которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и досуга для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.
Функции деловой беседы
Деловая беседа выполняет ряд очень важных функций. К их числу следует отнести:
· Взаимное общение работников из одной деловой сфере.
· Совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и замыслов.
· Контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий.
· Поддержание деловых контактов.
· Стимулирование деловой активности.
Этапы проведения беседы
Основными этапами деловой беседы являются:
1. Подготовительные мероприятия
Место деловой беседы выбирается с учётом его влияния на ожидаемый результат. Для лиц, не работающих в фирме, наиболее удобным местом будет служебный кабинет приглашающего или специальная комната для гостей, оборудованная всем необходимым.
2. Начало беседы.
Начало беседы – очень важный этап, и поэтому не следует им пренебрегать. Задачи это этапа следующие:
· установление контакта с собеседником;
· создание рабочей атмосферы;
· привлечение внимания к деловому разговор.
Любая деловая беседа начинается со вступительной части, на которую отводится до 10 – 15 % времени. Она необходима для создания атмосферы взаимопонимания между собеседниками и снятия напряженности.
3. Информироние присутствующих
Следующим основным этапом деловой беседы является информирование присутствующих, то есть передача сведений, с которыми человек должен познакомить их. Такая передача должна быть точной, ясной (отсутствие двусмысленности), профессиональной и по возможности наглядной (наглядные пособия). При этом всегда, когда это возможно, следует сообщить присутствующим источник информации человека.
4. Аргументирование выдвигаемых положений
После информирования присутствующих и ответов на вопросы наступает основной этап деловой беседы – обоснование выдвигаемых положений. На этом этапе формируется предварительное мнение, занимаемая позиции собеседников. С помощью аргумента можно полностью или частично изменить позицию и мнение собеседника, смягчить противоречия, критически рассмотреть положение и факты, изложенные обоими собеседниками.
5. Завершение беседы.
Последний этап беседы – её завершение. Успешно завершить беседу – это значит достигнуть заранее намеченных целей. На последнем этапе беседы решают я следующие задачи:
· достижение основной цели;
· обеспечение благоприятной атмосферы;
· стимулирование собеседника к выполнению намеченных действий.