Импорт данных из книги Excel

Данные из таблицы Excel можно импортировать как

· связанную таблицу,

· набор строк, добавляемый в конец таблицы,

· набор строк для новой таблицы.

Связанная таблица

После создания связанной таблицы в б.д. Access источник данных (таблица Excel) открывается только для чтения, редактирование источника возможно только через связанную таблицу. Но, если создать копию источника данных, источник данных можно редактировать, а связанную таблицу Access – нет. Нельзя изменять структуру связанной таблицы.

Данные в новую таблицу Access выбираются из указанного листа или поименованного диапазона книги Excel.Число столбцов (полей таблицы) равно числу столбцов поименованного диапазона или числу столбцов листа, в которых имеются данные. Если первая строка импортируемых данных не задает имена полей (колонок создаваемой таблицы Access), то колонки имеют стандартные имена –F1, F2, F3, ….

2-й и 3-й варианты импорта данных (добавление данных в конец существующей таблицы или создание новой несвязанной таблицы) не блокируют источник данных от изменения.

Новая несвязанная таблица

При создании несвязанной таблицы имеется дополнительные возможности:

– включать не все колонки листа или диапазона, а только необходимые,

– задать имя поля,

– указать, является ли поле индексируемым,

– определить первичный ключ создаваемой таблицы,

– сохранить шаги импорта.

Мастер импорта последовательно предоставляет диалоговые окна, с помощью которых собирает необходимую информацию для построения таблицы и занесения в нее данных.

Импорт данных из текстового файла

В Microsoft Access 2007 можно использовать четыре текстовых формата: TXT, ASC, TAB, CSV. Текстовый файл должен иметь определенную структуру, чтобы мастер импорта и связывания смог его определить и разделить на записи (строки) и каждую строку на столбцы. Используются два типа текстовых файлов с определенной структурой.

Файл с разделителями — запись занимает строку, поля которой отделяются разделительными знаками (запятые, пробелы, точки с запятыми).

Файлы с фиксированной длиной записей — длина поля остается фиксированной для каждой записи, которые занимают отдельную строку файла.

Например, текстовый файл может быть задан в виде (разделитель элементов строки – знак табуляции) A1 A2 A3 A4

1 2 3 4

4 5 6 7

8 9 1 0

Первая строка будет восприниматься как имена колонок таблицы.

В другом случае текстовый файл может иметь вид:

100 20 400 5000

4 500 6 60000

70 89 10 100

, на каждый элемент отводится 5 позиций. Элементы колонки должны иметь один и тот же тип данных(иначе будет сгенерировано сообщение об ошибке). Мастер импорта предложит задать имена полей, первичный ключ и некоторые другие параметры.

Возможет импорт данных из других источников –HTML, XML, SharePoint.

«SharePoint», или «Microsoft SharePoint Products and Technologies» — это коллекция программных продуктов и компонентов, которая включает в себя следующие компоненты:

• набор веб-приложений для организации совместной работы;
• функциональность для создания веб-порталов;
• модуль поиска информации в документах и информационных системах;
• функциональность управления рабочими процессами и систему управления содержимым масштаба предприятия;
• модуль создания форм для ввода информации;
• функциональность для бизнес-анализа.

Создаваемые на платформе «SharePoint» сайты могут быть использованы в качестве хранилища информации, знаний и документов.