Создание отчета

Идеологически отчет представляет собой аналог запроса, предназначенный для вывода на печать. Основой для создания отчета может служить заранее сформированная таблица или заранее сформированный запрос. Создание отчета включает такие этапы:

- создание макета отчета - на этом этапе описывают поля группировки данных, поля, по которым надо сортировать и подводить итоги;

- подбор данных - результатом этого этапа может быть таблица, если все данные, указанные в макете, содержатся в одной таблице, или запрос, объединяющий данные из нескольких таблиц. В общем случае рекомендуется брать все поля, хотя не все нужно отображать. Некоторые из ненужных полей можно использовать для сортировки, их можно не выводить на экран. В процессе создания запроса вводят вычисляемые поля в целях обеспечения нужной группировки или нужных итогов. Например, если в отчете надо организовывать группировку по кварталам, а поля, содержащего даты нет, но есть два числовых поля, содержащие год и месяц, то на этапе создания запроса надо ввести вычисляемое поле на основе выражения DateSerial ([Год], [Месяц],1).

Процедура создания отчета примерно такая же, как и все ранее рассмотренные процедуры, т.е. необходимо перейти в окно БД (F11, кнопка Окно БД), щелкнуть на вкладке Отчет и кнопке Создать. В появившемся диалоговом окне выбрать в нижнем поле имя таблицы или запроса и выбрать мастер. Access предлагает 6 различных мастеров:

- конструктор – используется для ручной разработки отчетов и для доработки уже созданных отчетов;

- мастер отчетов - позволяет создать отчет, содержащий итоговые значения для групп, а также подчиненные отчеты. В конце отчета отображаются общие итоги.

- автоотчет: ленточный – каждая запись помещается в отдельную строку, не содержит итоги.

- автоотчет: в столбец – каждая запись печатается в отдельном столбце, не содержит итоги.

- мастер диаграмм – запрашивает поля для подписей осей и значений, используется для графического представления данных.

- почтовые наклейки – запрашивает поля для имени и адреса, форматирует их по выбранному типу наклейки, позволяет создавать наклейки для конвертов, визиток, товарных наклеек и т.п.

С помощью Автоотчетов можно создать простой документ без итогов за один шаг. Наибольшими возможностями обладает Мастер отчетов, поэтому опишем его работу.

Пример.

Построим отчет с анализом среднего возраста травмированных рабочих по месяцам текущего года с сортировкой по названиям цеха.

1. Создадим вначале запрос, отбирающий поля из разных таблиц. В запросе организуем вычислимые поле для вычисления возраста по дате

рождения:

2. Далее после нажатия кнопки Создать на вкладке Отчет, выберем Мастер отчетов и имя созданного запроса.

В появившемся окне на основе полей запроса следует определить поля для отчета, используя кнопки >, >> так же, как при создании формы.

3. В следующем окне выбирается вид представления информации, указав имя одной из таблиц для определения ее главной в целях группировки. Можно согласиться с предложенным уровнем, который определяется Аccеss на основе связей между таблицами. Это окно не всегда выводится.

4. А следующем окне Access организует выбор полей, по которым выполняется группировка. Можно выбрать до 4-х полей, используя кнопки со стрелками > и <. В нашем случае, выделим слева наименование Дата_Аварии и перенесем его кнопкой > вправо. С помощью вертикальных кнопок с именем Уровень Вы можете перемещать между собой выбранные поля, изменяя их уровень. Теперь вертикальной стрелкой переместим это наименование в первый уровень группировки, и наконец стрелкой < удалим поле № цеха в левый список. И, наконец, нажав кнопку Группировка, можно определить вид группировки по всем выбранным полям. Access предлагает такие виды группировки:

- для текстовых данных: обычный (по всему полю), либо по первым 1,2,.....,5 буквам значений.

- для числовых данных: обычный, 10, 50, 100, 500,....., 1000;.

- для данных типа Дата/Время: Обычный, Год, Квартал, Месяц, Неделя, День, Час, Минуты.

В нашем случае нужно создать отчет по месяцам.

5. Следующее окно организует выбор дополнительных полей, по которым будет выполняться сортировка. Выбрав поля для группировки, мы даем возможность Access отсортировать их в порядке, который дает смысл группировке. В качестве полей сортировки можно выбрать поля, которые не будут использоваться в поведении итогов. В нашем случае таким полем является Наименование.

6.

Здесь же находится кнопка Итоги, с помощью которой можно подвести итогипо всем числовым полям, которые не были использованы для группировки и сортировки.А также здесь можно с помощью переключателей определить, что выводить в отчет: только итоги (или) и данные тоже, а также вычислять ли проценты. В нашем случае зададим вычисление среднего значения (Avg) по полю Возраст

7.

Два следующих окна дают возможность выбрать вид макета для отчета и стиль, ориентацию и интервал между строками.

8. В последнем диалоговом окне можно ввести заголовок отчета и выбрать одну из опций: Просмотреть отчет или изменить макет отчета.

Сформированный отчет имеет вид: