В качестве основной учетной единицы при организации хранения электронных документов в Рекомендациях принята единица хранения электронных документов - электронное дело.
Учет единиц хранения производится путем присвоения им учетных номеров, которые являются составной частью их архивного шифра. Архивный шифр единицы хранения электронных документов включает следующие элементы:
· номер фонда, в состав которого включены электронные документы;
· номер описи электронных дел;
· номер единицы хранения электронных документов (электронного дела) по описи электронных дел.
Учетные номера наносятся на каждый обособленный материальный носитель электронных документов с указанием типа экземпляра: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий).
Кроме того, каждый футляр электронного носителя, передаваемого в архив, снабжается фронтальным вкладышем, на котором указывается:
· сокращенное название организации;
· сокращенное название структурного подразделения организации;
· статус электронного носителя: «Осн.» (основной) или «Раб.» (рабочий);
|
|
· номера описей, по которым электронные документы передавались в архив;
· дата записи электронных документов на носитель;
· при необходимости отметки об ограничении доступа и др.
Для фиксации учетных данных об электронных документах Рекомендациями (1) предусмотрено ведение в архиве комплекта учетных документов, используемых на разных этапах организации работы с электронными документами:
· книга учета поступления электронных носителей (инвентарная книга в пределах архивохранилища);
· книга учета единиц хранения электронных документов (электронных дел);
· список фондов;
· лист фонда;
· лист учета электронных документов фонда;
· описи электронных дел;
· реестр описей.
В проекте Рекомендаций не уделено достаточного внимания вопросам учета электронных документов в автоматизированном режиме с использованием информационной системы архива, обеспечивающей управление архивными электронными документами. При доработке Рекомендаций этим вопросам будет уделено особое внимание.