Формування та зберігання справ

Формування справ — це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури.

На кожну справу, що зазначена в номенклатурі, на початку року заводиться папка, на обкладинці якої зазначається назва підприємства, кадрової служби, заголовок справи, індекс і строк зберігання. Справа вважається заведеною після включення в неї першого документа.

До папки вміщують документи, які за своїм змістом відповідають заголовку справ на обкладинці. Перед включенням документа до справи перевіряється правильність оформлення та наявність реквізитів документа (підписів, віз, грифів, дати).

Розкладання документів по папках здійснюється щоденно.

При формуванні справ необхідно виконувати такі вимоги:

• групувати у справи тільки оригінали (якщо їх нема — засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів;
• не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню, та розмножених копій;
• групувати у справи документи одного діловодного року (за винятком судових, перехідних та особових справ працівників);
• групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання;
• включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, розміщуючи спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності;
• документи всередині справи групуються в хронологічному чи логічному порядку або в їх поєднанні;
• листування групується за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності — документ-відповідь йде за документом-запитом;
• якщо документи за своїм змістом і строком зберігання не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов’язковим внесенням її найменування та строку зберігання до чинної номенклатури справ;
• документи, створені за допомогою персональних комп’ютерів (ПК), групуються у справи на загальних підставах;
• справа постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання не повинна перевищувати 250 аркушів (бути 30–40 мм завтовшки).

У кінці кожної справи на окремому чистому аркуші (у книгах, журналах — на зворотному боці останнього чистого аркуша, у картотеках — на окремій чистій картці) робиться запис із зазначенням кількості пронумерованих аркушів або карток (цифрами і літерами).

Особливої уваги (враховуючи численні звернення дописувачів журналу) потребують питання щодо формування справ «Накази з персоналу» та особових справ працівників.

Згідно з чинними нормативними актами, накази з персоналу мають групуватися відповідно до визначених строків їх зберігання, а саме:

• про прийняття, переведення (постійні), звільнення, заохочення, сумісництво працівників;
• про надання відпусток;
• про накладення дисциплінарних стягнень на працівників.

При значних обсягах наказів з кадрових питань доцільно формувати в окремі справи такі накази: про прийняття на роботу, переведення, звільнення працівників, заохочення.

В окрему справу формують документи до наказів (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні записки, довідки), що не увійшли до складу особових справ.

Особові справи (оформляються на керівників усіх рівнів, спеціалістів та матеріально відповідальних осіб, з якими укладено договір про повну матеріальну відповідальність) формуються протягом усього часу роботи працівника.

Особова справа відповідно до вимог має містити такі документи (розміщуються в хронологічній послідовності):

• внутрішній опис документів справи;
• доповнення до особового листка з обліку кадрів;
• заяву про прийняття на роботу (трудовий договір, укладений в письмовій формі або контракт);
• особовий листок з обліку кадрів (персоналу);
• автобіографію;
• документи про освіту (копії);
• характеристики або рекомендаційні листи;
• копії наказів про призначення, переведення, звільнення працівника, витяги з групового наказу;
• документи про атестацію;
• інші документи.

Застереження. Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров’я та аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.
Не включаються також до особових справ копії наказів про заохочення, зміну прізвища тощо у зв’язку із внесенням відомостей про це у доповнення до особового листка з обліку кадрів (персоналу).

Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх до архівного підрозділу підприємства зберігаються в кадровій службі.

Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архівного підрозділу підприємства для подальшого зберігання та використання.

Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися до архівного підрозділу за погодженням з керівником підприємства.

Справи постійного і тривалого зберігання підлягають оформленню, що включає:

• брошурування (обкладинка з твердого картону), нумерацію аркушів;
• складання підсумкового запису та, у разі потреби, внутрішнього опису документів;
• оформлення обкладинки справи за встановленою формою (додаток 2).

Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшивають, їх аркуші не нумерують, а елементи оформлення обкладинки не уточнюють.

Видавання справ у тимчасове користування іншим структурним підрозділам підприємства здійснюється з дозволу керівника підприємства. На практиці на видану справу заводиться картка — замінник справи (додаток 3), у якій зазначаються назва справи, її індекс за номенклатурою, дата видачі, кому справу видано, дата її повернення, підписи осіб, що видали й прийняли справу.

Для контролю за своєчасним поверненням виданих у тимчасове користування особових справ та з метою запобігання їх втрати можливе застосування журналу (додаток 4).

ЗАКРИТЕ АКЦІОНЕРНЕ ТОВАРИСТВО

«СІРІУС»

04 – Відділ кадрів

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

на 2008 рік

28.12.2007 № 14/04

___________________________________________________________________

(назва розділу)

Індекс справи	Заголовок справи (тому, частини)	Кількість справ, (томів, частин)	Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком	Примітка
04–01	Накази з основної діяльності (копії)		Доки не мине потреба/ст. 16 «а»	Оригінали в канцелярії
04–02	Положення про відділ кадрів		3 р./ст. 33	Після заміни новими
04–03	Посадові інструкції працівників		3 р./ст. 49	Після заміни новими
04-04	Накази з особового складу (про прийняття, переведення, заохочення, звільнення, сумісництво працівників, преміювання, про матеріальну допомогу)		75 р./ст. 16 «б»
04–05	Накази про надання відпусток		5 р./ст.16 «в»
04–06	Накази про стягнення		3 р./ст.16 «г»
04–07	Звіт про роботу відділу кадрів		5 р./ст. 299
04–08	Статистичні звіти про склад та облік кадрів		Пост./ст. 298 «б», 704
04–09	Звіти про вивільнення працівників, наявність вільних місць (вакантних посад) та потребу в працівниках		5 р./ст. 366
04–10	Річний звіт про чисельність працюючих та заброньованих військовозобов’язаних		5 р./ст. 545
04–11	Листування з органами державної влади, місцевого самоврядування, установами вищого рівня про нагородження робітників установи державними нагородами		10 р./ст. 680
04–12	Листування з органами державної влади, місцевого самоврядування, установами вищого рівня про потребу в кадрах, облік та працевлаштування кадрів		3 р./ст. 503, 504
04–13	Листування з навчальними закладами про умови оплати за навчання у ВНЗ, технікумах		3 р./ст. 558
04–14	Листування про організацію підвищення кваліфікації й перекваліфікації працівників установи		3 р./ст. 601, 658
04–15	Особові справи службовців, інженерно-технічних працівників		75 р. – «В»/ст. 513
04–16	Особові картки робітників, службовців, інженерно-технічних працівників (у тому числі тимчасових співробітників та працюючих за сумісництвом		75 р. – «В»/ст. 519
04–17	Списки ветеранів і учасників Великої Вітчизняної війни, партизанського руху		Пост./ст. 529 «б»
04–18	Списки осіб, нагороджених державними нагородами, державними преміями, відомчими нагородами, почесними званнями		Пост./ст. 679
04–19	Списки (штатно-списочний склад) працівників установи		75 р./ст. 525
04–20	Списки інженерно-технічних працівників установи з вищою і середньою спеціальною освітою		75 р./ст. 529 «а»
04–21	Списки осіб, які закінчили курси підвищення кваліфікації, склали техмінімуми		5 р./ст. 531
04–22	Списки військовозобов’язаних		1 р./ст. 546
04–23	Картотеки, картки обліку військовозобов’язаних		3 р./ст. 547	Після звільнення
04–24	Трудові книжки		До запитання, не затребувані, не менше 50 р./ст. 539
04–25	Документи (звіти, акти, відомості) про облік трудових книжок і вкладишів до них		3 р./ст. 544
04–26	Документи до наказів з особового складу (листи з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні записки, довідки, копії довідок, обхідні листи), що не увійшли до складу особових справ		3 р./ст. 508
04–27	Довідки про перевірку стану роботи щодо підготовки кадрів і підвищення їх кваліфікації		5 р./ст. 565
04–28	Довідки, видані співробітникам про стаж і місце роботи (копії)		3 р./ст. 561
04–29	Документи (графіки надання відпусток, заяви, зведення, листування про використання відпусток		1 р./ст. 559
04–30	Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них		50 р./ст. 541 «а»
04–31	Журнали (картотека) реєстрації наказів з особового складу		75 р./ст. 509
04–32	Журнали перевірок стану обліку військовозобов’язаних		3 р./ст.549
04–33	Журнали обліку видачі довідок працівникам про стаж, місце роботи		3 р./ст.562
04–34	Журнал обліку листків непрацездатності		3 р./ст. 722	1Після закінчення журналу
04–35	Табелі (графіки) виходу працівників на роботу		1 р./ст. 415
04–36	Номенклатура справ відділу кадрів		3 р./ст.89 «б»

Начальник відділу кадрів Бойко О. В. Бойко

28.12.2007

СХВАЛЕНО: ПОГОДЖЕНО:

протокол засідання експертної комісії Завідувач архіву

відділу кадрів Коваленко І. П. Коваленко

від 28.12.2007 № 17 28.12.2007

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у _____ році у відділі кадрів

За строками зберігання	Усього	У тому числі
таких, що переходять	з позначкою «ЕПК»
Постійного
Тривалого (понад 10 років)
Тимчасового (до 10 років включно)
Разом

Посада особи,

відповідальної за діловодство Підпис Розшифрування підпису

Дата

Підсумкові відомості передано до служби діловодства.

Посада особи, відповідальної

за передання відомостей Підпис Розшифрування підпису

Дата

_____________________________________________

(найменування установи)

_____________________________________________

(назва служби кадрів)