Від першого контакту між продавцем і покупцем до повної реалізації угоди обидві сторони виконують певну роботу, яка умовно поділяється на три великі фази.
До першої фази належить досягнення домовленості про умови інкасо. Експортер визначає у своїй пропозиції умови платежу, обговорює їх з покупцем і включає у договір про купівлю-продаж.
У другій фазі видається інкасове доручення і подаються документи. Після отримання замовлення або після укладення договору про купівлю-продаж продавець відвантажує замовлений товар або безпосередньо на адресу покупця або на адресу посередника. Водночас він складає всі необхідні документи (рахунок-фактура, коносамент, страховий сертифікат, свідоцтво про походження товару тощо) і відправляє їх разом з інкасовим дорученням своєму банкові (банк-ремітент). Банк-ремітент передає документи з необхідними інструкціями інкасуючому банкові.
У третій фазі платнику подаються документи. Інкасуючий банк інформує покупця про надходження документів, а також про умови! викупу. Він приймає платіж або акцептований вексель і передає покупцеві документи. Сплачена сума за інкасо переводиться банку-ремітенту, який потім зараховує її на рахунок експортера.
При інкасовій формі розрахунків, як правило, беруть участь чотири сторони:
— експортер (продавець, довіритель) — сторона, що виставляє документи на інкасо;
— банк-ремітент — банк, якому довіритель доручає операцію щодо інкасування;
— інкасуючий банк, яким може бути будь-який банк, що бере участь у виконанні інкасового доручення, за винятком банку-ремітента. Цей банк подає документи платнику;
— імпортер (покупець, платник) — сторона, що здійснює платіж або акцепт за отриманий товар.