Вычисление итогов

В Excel для автоматического вычисления итогов предназначена команда меню Данные ® Итоги. Перед выполнением этой команды данные должны быть представлены в виде списка и отсортированы.

Проанализируем, например, значения из таблицы, содержащей список договоров, подлежащих оплате. Создадим таблицу и попробуем с помощью функции автоматического вычисления итогов определить сумму выплат по договорам, заключенным каждым заказчиком. Обратите внимание на то, что записи в этой таблице не упорядочены.

Отсортируйте сначала данные в таблице по коду заказчика. Установите указатель ячейки в любой ячейке созданной таблицы и активизируйте команду меню Данные ® Сортировка. После нажатия кнопки ОК в диалоговом окне Сортировка диапазона данные в таблице будут отсортированы.

Далее активизируйте одну из ячеек таблицы и выберите в меню Данные команду Итоги. В результате откроется диалоговое окно Промежуточные итоги.

В поле списка «При каждом изменении в» выберите заголовок столбца (например: Код заказчика), для которого необходимо вычислить промежуточные итоги после каждого изменения данных на рабочем листе.

Для вычисления итоговой суммы в поле списка Операция установите функцию Сумма. Укажите также столбец для вычисления итогов – столбец (Договорная цена). Для этого активизируйте в области Добавить итоги по опцию Договорная цена. В завершение щелкните на кнопке ОК.

В результате таблица будет дополнена строками, содержащими итоговые значения для каждого заказчика. В последнюю из вставленных в таблицу строк включается информация об общем итоге для всех заказчиков.

При вычислении итогов таблица структурируется. Создание уровней структуры приводит к повышению наглядности таблицы. Чтобы отобразить на экране только итоговые данные, следует выполнить щелчок на кнопке второго уровня структуры, вследствие чего данные третьего уровня (исходные значения) будут скрыты. Для восстановления отображения исходных значений необходимо выполнить щелчок но кнопке третьего уровня.

Рассмотрим еще одну возможность Excel – комбинирование нескольких итогов.

Добавьте в таблицу еще один показатель – количество договоров, заключенных каждым заказчиком. Для этого повторно откройте диалоговое окно Промежуточные итоги. В поле «При каждом изменении в» выберите элемент Код заказчика. Чтобы определить количество договоров, заключенных каждым заказчиком, установите в поле Операция функцию Количество значений и активизируйте в области Добавить итоги по опцию N договора.

Для того чтобы в таблице отображались все итоги, перед нажатием кнопки ОК следует выключить опцию Заменить текущие итоги.

Для удаления строк с итоговыми значениями предназначена кнопка Убрать все, расположенная в диалоговом окне Промежуточные итоги.