При проверке полученной почты

223. При обнаружении во время проверки полученной почты нарушений порядка приёма, обработки, пересылки почтовых отправлений, закрытых почтовых вещей и газетных пачек или неисправности их упаковки составляется извещение ф.ПС30 или акт ф.ПС51.

224. Извещение ф.ПС30 составляется в случаях:

а) засыла и непланового направления почтовых отправлений и вещей, а также нарушений установленных сроков пересылки;

б) получения на объектах почтовой связи, почтовых вагонах без приписки к документам регистрируемых почтовых отправлений, постпакетов, закрытых вещей, газетных пачек;

в) получения регистрируемых почтовых отправлений и закрытых почтовых вещей, накладных ф.16, реестров ф.11 (карт отправки ф.ПС16) без оттисков календарного штемпеля, без подписей, с исправлениями, сделанными без оговорок, без итогов в накладной ф.16, реестре ф.11 (карте отправки ф.ПС16) и т.д.;

г) получения простых отправлений письменной корреспонденции в повреждённом виде;

д) несоответствия номеров, указанных на бланках денежных переводов, приписанным к реестру ф.11 (карте отправки ф.ПС16);

е) неполучения бланков денежных переводов;

ж) нарушения в оформлении почтовых отправлений, в т.ч. и бланков денежных переводов;

з) неправильного применения тарифов при приеме почтовых отправлений и т.д;

и) другие нарушения.

225. В извещениях ф.ПС30 указываются данные о полученном почтовом отправлении, закрытой почтовой вещи, газетной пачке, сопроводительном документе: номер, место и дата приёма (заделки) почтового отправления (закрытой почтовой вещи), откуда, при каких документах поступили и т.д. В извещениях ф. ПС30 перечисляются все выявленные нарушения. При выявлении засылов, непланового направления, грубых нарушений нормативов прохождения отправлений письменной корреспонденции, а также повреждения оболочки письменной корреспонденции, к извещениям прикладываются ярлыки ф.ПС18 и ярлыки постпакетов ф.ПС9, ксерокопии оболочки повреждённых отправлений письменной корреспонденции.

Информация, изложенная в извещении ф. ПС30, заверяется оттиском календарного штемпеля, и подписывается должностным лицом.

При засыле простого отправления письменной корреспонденции, на обороте ярлыков ф.ПС9,ф.ПС18 указывается вид засланного отправления, место назначения, а при замедлении – даты подачи и поступления. Эти отметки заверяются оттиском календарного штемпеля и подписью должностного лица.

226. Сведения о засланных, непланово направленных и замедленных почтовых отправлениях и закрытых почтовых вещах проставляются непосредственно в извещениях ф.ПС30.

227. Извещение ф.ПС30 составляется в двух экземплярах, за исключением случаев засыла и непланового направления почтовых отправлений и закрытых почтовых вещей, когда извещение составляется в одном экземпляре.

Все исходящие извещения ф.ПС30 перед отправкой регистрируются в специальном журнале. Первый экземпляр не позднее следующего рабочего дня отсылается заказным служебным письмом на имя руководителя объекта почтовой связи, которому подчинены отделения почтовой связи, почтовый вагон или другое структурное подразделение, допустившие нарушения. Второй экземпляр прикрепляется к сопроводительному документу, при котором поступило почтовое отправление (закрытая почтовая вещь), газетная пачка.

228. Полученные без приписки на объекте почтовой связи закрытые почтовые вещи, газетные пачки и почтовые отправления приписываются к документам, по которым они были получены, по следующей форме: «Получен без приписки заказной мелкий пакет № 345, поданный 14.11.06. в Гомеле –12 адресом Слуцк-4».

Запись подтверждается подписью работника, ответственного за проверку полученной почты, с указанием должности.

229. При получении извещений ф. ПС30 руководители объектов почтовой связи обеспечивают их регистрацию, выявляют виновного работника, выясняют причину, учитывают брак и принимают к виновному соответствующие меры. При необходимости подтверждают изложенное в извещении (дают ответ).

230. Акты ф. ПС 51 составляются в случае:

а) неполучения приписанных к накладной ф.16 (карте отправки ф.ПС16) закрытых почтовых вещей, почтовых отправлений и газетных пачек и получения вместо приписанных других закрытых почтовых вещей почтовых отправлений и газетных пачек, не указанных в накладной ф.16 (карте отправки ф.ПС16).

б) отсутствия сопроводительных документов в закрытых почтовых вещах и заказных постпакетах, а также отдельных накладных ф.16 (карт отправки ф.ПС16), приписанных к общей накладной ф.16 (карте отправки ф.ПС16);

в) неполучение приписанных к накладной ф.16 или реестру ф.11 (карте отправки ф.ПС16) регистрируемых почтовых отправлений, закрытых почтовых вещей, газетных пачек, а также приписанных заказных постпакетов;

г) несоответствии веса посылки, отправления «Экспресс», «ЕМS», письма (мелкого пакета) с объявленной ценностью, закрытых почтовых вещей;

д) отсутствия ярлыка ф.2ПС на посылке и нечетком указании веса на сопроводительном адресе (наличия исправлений в весе или посылка следует при дубликате);

е) вскрытия и перезаделки закрытых почтовых вещей, а также транзитных и входящих посылок, писем (мелких пакетов) с объявленной ценностью, отправлений «Экспресс» и «ЕМS»;

ж) выявления дефектного регистрируемого почтового отправления, кроме заказного;

з) получения международных отправлений письменной корреспонденции (кроме простой) со следами вскрытия (дефектной).

231. Акт ф. ПС51 составляется по прилагаемой форме в соответствии с характером выявленных нарушений и подписывается должностным лицом и работником, участвующими в обработке почтового отправления (вещи).

Акт составляется в трёх экземплярах и регистрируется в журнале учёта исходящих актов ф.ПС51 (рис.28).

Первый экземпляр акта отсылается вместе с почтовым отправлением (вещью), второй – служебным заказным письмом с первой отходящей почтой, но не позднее следующего рабочего дня, руководителю объекта почтовой связи, работники которого допустили нарушение. Третий экземпляр акта подшивается к документам объекта почтовой связи, составившего акт.

При вскрытии почтовых отправлений акт составляется в четырёх экземплярах. Первый и четвертый экземпляр акта направляется вместе с почтовым отправлением. В объекте почтовой связи места выдачи первый экземпляр выдается адресату, а четвертый с распиской адресата об ознакомлении подшивается с извещением ф.ПС22 на выдачу почтового отправления. При выдаче адресату почтовые отправления, следуемые при акте, вскрываются в присутствии адресата. В случае отказа адресата от вскрытия таких почтовых отправлений последним делается отметка за подписью адресата «От вскрытия отказываюсь».

При составлении акта ф.ПС51 на вскрытие почтового отправления подробно описывается его наружное состояние, перечисляется полученное вложение с указанием признаков и веса, также указывается вес тары, наличие свободного места в отправлении, что сделано с вложением, как перезаделано почтовое отправление, какой печатью оно опечатано (опломбировано) после перезаделки, указывается его вес, куда будут направлены акты. При приписке в накладную ф.16 (карту отправки ф.ПС16) почтового отправления, следующего при акте, делается отметка «следует при акте».

При выявлении злоупотреблений с почтовыми отправлениями, пересылавшимися в страховых мешках, в актах подробно описывается внешнее состояние мешков и прилагаются как вещественные доказательства мешок, адресный ярлык с перевязью и оттиском страховой печати (пломбой).

232. На сопроводительных документах, при которых были получены поврежденные или неправильно оформленные почтовые отправления делается отметка о составлении акта. К документам прилагается копия акта.

233. На поступившую вместо приписанной к накладной ф.16 (карте отправки ф.ПС16), посылку составляется дубликат сопроводительного адреса на стандартном бланке, при котором посылка отправляется по назначению. В дубликат заносятся все данные о поступившей посылке. Дубликат подписывается составившим его работником и заверяется оттиском календарного штемпеля. Сопроводительный адрес, полученный без посылки, направляется вместе с актом объекту почтовой связи, от которого получена почта. Объект почтовой связи, получив акт с сопроводительным адресом, обязан немедленно провести расследование и принять меры при необходимости к розыску посылки.

234. Руководители объектов почтовой связи, при получении входящих актов обязаны обеспечить их регистрацию в журнале учёта входящих актов ф.ПС51. По каждому акту ф.ПС51 проводится проверка. Возвращать акты ф.ПС51 категорически запрещается.

Акты исполняются в течение 2-х рабочих дней, а требующие проведения расследования, - в течение 10 рабочих дней. О результатах проверки и принятых мерах по каждому акту сообщается руководителю объекта почтовой связи, составившего акт.

Акт № _______ ф.ПС51

Составлен в__________________________________

(место составления акта)

«___» ________________ 20___г. ___час. ____мин.

(число, месяц, год) (время)

ц/п ц/б м/пакет посылка закрытая вещь ________________

(прочее)

Причина составления акта	Недостача части Недостача веса Повреждение Отсутствие документов вложения упаковки /тары в закрытой вещи Отсутствие Исправление Вскрытие и Недостача вложения вложения в п/о веса перезаделка п/о в закрытой вещи _________________________ (прочие нарушения)
Подача отправления	Место подачи п/о, заделки мешка	Дата приема п/о, заделки мешка	№
Специальные отметки	Объявленная ценность, сумма и валюта	Сумма наложенного платежа	Указанный вес	Фактический вес
Другие отметки
Отправитель	Фамилия и полный адрес___________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________
Адресат	Фамилия и полный адрес___________________________________________________________________ _________________________________________________________
Откуда и при каких документах получено п/о (закрытая вещь)	___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________
Способ пересылки	в мешке без мешка
Заделка мешка	опечатан опломбирован запорное устройство _______________________ сургучом (другой вид заделки)
Подробно указать выявленные нарушения порядка заделки мешка, состояние тары, оттиска страховой печати, пломбы, запорного устройства, перевязи и т.д.: ___________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________ _________________________________________________________
Упаковка почтового отправления	деревянный, картонная матерчатая бумажная конверт_______________________ фанерный ящик тара упаковка упаковка (какой)
опечатано опечатано опломбировано ____________________ сургучом клеевой лентой (прочее)
Подробно указать выявленные нарушения, состояние упаковки, оттисков страховой печати, перевязи и т.д: _________________________________________________________ _________________________________________________________
Вложение почтового отправления	на основании на основании согласно описи вложения таможенной декларации сообщению адресата ___________________ или отправителя (прочее)
Вложение было осмотрено в присутствии Адресата Отправителя вскрыто в служебном порядке
При вскрытии почтового отправления дать подробное описание порядка вскрытия тары и пересылаемого вложения с указанием всех вещей, их состояние, размер и вес каждой вещи и тары:

Вложение почтового отправления
________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________
Принятые меры после оформления/вскрытия почтового отправления (закрытой вещи)	перезаделано заделано дополнительно испорченное в новую тару в мешок опечатано вложение ____________________ уничтожено (прочее)
Постановили: все вышеперечисленное вложение, а именно:____________________________________ ______________________________________________________________________________________ (подробно изложить какие приняты меры и что сделано с почтовым отправлением (закрытой вещью),вложением, тарой и т.д. _________________________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________
Вес почтового отправления (закрытой вещи) после перезаделки составил _____кг. _____ гр.

Настоящий акт составлен в __ экземплярах.

Подлинный и ___ экземпляр вместе с_________________________ направить ______________________

(вид почтового отправления) (по назначению, ознакомить адресата)

__ экз. направить в _________________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения места приема, отправки почтового отправления)

___ экз. приобщить к документам _____________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения, составившего акт)

Приложение______________________________________________________

(при необходимости)

______________________________________________________

______________________________________________________

______________________________________________________

Акт составили: _____________________________________________

(должность, фамилия, подпись)

_____________________________________________

(должность, фамилия, подпись)

_____________________________________________

(должность, фамилия, подпись)

С актом: ознакомлен, 1экз получил ________________________________ (оттиск КШ).

(ненужное зачеркнуть) (дата, фамилия клиента, подпись)

Рис.28. Образец акта ф.ПС51

235. По актам утраты почтового отправления (закрытой почтовой вещи) или недостачи части вложения, структурное подразделение, которое составило акт, организует проверку в соответствии с Инструкцией о порядке проведения на предприятиях почтовой связи проверок по фактам утрат страховых почтовых отправлений и недостачи части их вложения, утвержденной приказом Министерства связи от 11.08.1997г. № 155.