Результаты сдачи дел на архивное хранение оформляются актом, в котором указываются: дата передачи дел, общее количество дел и их регистрационные номера. Акт подписывается секретарем, работником, отвечающим за ведение архива, и начальником отдела делопроизводства и утверждается председателем суда.
Дела, по которым судебные решения не обращены к исполнению в архив суда не сдаются.
Архив размещают в специально приспособленных для хранения документов отдельных помещениях здания.
Требования к архивным помещениям определены в Инструкции.
Использование документов архива суда проводится только с разрешения председателя суда. Из архива суда дела (наряды) выдаются в структурные подразделения суда по служебной необходимости во временное пользование с письменного разрешения председателя суда, заместителя председателя суда.
Выдача дел, находящихся в архиве, производится по письменным заявлениям судей и руководителей подразделений под роспись в книге учета выдачи документов во временное пользование. На выданное дело заводится карточка-заместитель, к которой прикрепляется копия сопроводительного письма о направлении дела. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно запрошено и получено, дата выдачи, роспись получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело. Дела выдаются на срок не более 1 месяца.
Выдача находящихся в архиве судебных дел для ознакомления с его материалами лицами, участвующими в деле, их представителями, а также
иными лицами осуществляется в порядке, установленном председателем суда.
Ознакомление с судебным делом производится в помещении суда в обстановке, исключающей возможность изъятия судебных дел и документов, либо из судебного дела документов (листов) или внесения в него каких-либо изменений.
Выдача копий документов из судебного дела, находящегося в
архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по их письменному заявлению с разрешения судьи, в производстве которого находилось дело, или председателя суда (его заместителя).
Заверение копий документов осуществляется по правилам общего делопроизводства. О выдаче копии в справочном листе делается отметка.
Подлинные документы, представленные сторонами по гражданскому делу, возвращаются сторонам по их письменному заявлению с обязательным оставлением в деле копий, заверенных судьей. Лицо, получившее подлинный документ из дела, должно расписаться в получении этого документа на заявлении, приобщенном к делу.