Формат чисел

Так как программа Excel предназначена для обработки чисел, важную роль играет правильная настройка их формата. Для человека число 10 - это просто единица и ноль. С точки зрения Excel эти две цифры могут нести совершенно разную информацию в зависимости от того, обозначают ли они количество работников компании, денежную величину, процентную часть целого или фрагмент заголовка «10 ведущих фирм». Во всех четырех ситуациях это число должно отображаться и обрабатываться по-разному. Excel поддерживает следующие форматы данных:

· Общий (General) - текст и числовые значения произвольного типа;

· Числовой (Number) - наиболее общий способ представления чисел;

· Денежный (Currency) - денежные величины;

· Финансовый (Accounting) - денежные величины с выравниванием по разделителю целой и дробной частей;

· Дата (Date) - дата или дата и время;

· Время (Time) - время или дата и время;

· Процентный (Percentage) - значение ячейки, умноженное на 100 с символом «%» в конце;

· Дробный (Fraction) - рациональные дроби с числителем и знаменателем;

· Экспоненциальный (Scientific) -десятичные дробные числа;

· Текстовый (Text) - текстовые данные отображаются точно так же, как вводятся и обрабатываются строки, вне зависимости от их содержимого;

· Дополнительный (Special) - форматы для работы с базами данных и списками адресов;

· Заказной (Custom) - формат, настраиваемый пользователем.

Наиболее распространенные варианты формата данных можно назначать с помощью панели инструментов Форматирование.

1. Щелкните на ячейке С4, а затем на кнопке Процентный формат (Percent Style). Величина клетки С4 будет умножена на 100, и к ней добавится знак «%».

Рис. 14. Вкладка выбора формата данных

2. Нажмите клавишу вниз и щелкните на кнопке Денежный формат (Currency).

3. Щелкните на ячейке С6, а затем на кнопке Формат с разделителями (Comma Style). Эта кнопка заставляет числа выравниваться в столбце по разделителю целой и дробной частей.

4. Выделите ячейку С7 и щелкните на кнопке Увеличить разрядность (Increase Decimal). Эта кнопка не изменяет основной формат, но добавляет один знак в дробной части числа.

5. Нажмите клавишу Enter и щелкните на кнопке Уменьшить разрядность (Decrease Decimal). Эта операция убирает один знак дробной части и округляет число. Теперь ячейки с С4 по С9 выглядят совершенно по-разному, хотя исходно в них были введены совершенно одинаковые числа. Другие форматы назначаются с помощью следующих действий.

6. Щелкните на ячейке С10 и выберите команду Формат ® Ячейки.

7. В открывшемся окне диалога раскройте вкладку Число (Number) (рис. 14).

8. В списке Числовые форматы (Category) щелкните на пункте Дата (Date).

9. В появившемся списке Тип (Type) щелкните на строке 14 мар 01 (14-Mar-Ol). Затем щелкните на кнопке ОК.

10. Аналогичным образом назначьте ячейке С11 формат Экспоненциальный, а ячейке С12 — формат Числовой. Теперь таблица будет выглядеть так (рис. 15). Обратите внимание, что среднее значение таблицы не изменилось, то есть при смене формата изменяется только способ отображения, а сами числовые значения остаются неизменными. Для проверки этого факта выполните следующие шаги.

Рис. 15. Различные форматы чисел

11. Дважды щелкните на ячейке С10 и измените величину 03.01.1900 на 03.02.1900.

12. Нажмите клавишу Enter. Среднее значение таблицы (которое выводится в денежном формате) моментально изменится на 15.41р. Как видите, можно суммировать даты с процентами и в результате получать рубли. Это типичный пример неверного назначения форматов данных.