выставки

Специальные мероприятия

В итоге — презентация для конкретной группы общественности

концепция взаимодействия со СМИ

креативный сценарий

Этап реализации

Мероприятие — действие, направленное на осуществление чего-либо для осуществления какой-либо цели.

Специальный — имеющий особое назначение, предназначенный исключительно для чего-либо

- присущий какой-либо отрасли, предназначенный для специалистов какой-либо области знаний.

Событие — то, что имеет место, происходит, наступает в произвольной точке пространства-времени.

- Значительное происшествие, явление или иная деятельность как факт общественной или личной жизни

- множество исходов эксперимента

Отдельные индивидуумы определяют значение события субъективно.

Классификация мероприятий:

образовательные / рабочие: выставки, ярмарки, мастер-классы

информативные: юбилей компании, выход новой книги

инсценированные: «придуманный» информационный повод

досуговые (спонсиринг): на организацию свободного времени — конкурсы, фестивали, поездки

Характерные признаки спец мероприятий:

- планируются заранее

- использование для апробации

- контакт с целевыми группами

цель (формат)— группы общественности — место — сценарный план (бюджет) — отслеживание конкурентны идей — анализ всех прошедших мероприятий — определение ключевых СМИ — действие после мероприятия

выставки

негативные стороны участия:

- цена выставочной площади растёт

- перемещение персонала — отсутствие на рабочем месте работы

- изменений условий труда — возникают проблемы трудовых отношений

- много случайных зрителей, которые ничего не собираются покупать

- возможна утечка информации о продукте и технологиях

Этап подготовки

составляющие бюджета:

- изготовление и оборудование экспозиции

- транспортные расходы

- командировочные расходы

- работа приглашённых специалистов

- аренда выставочной площади

- страховка экспонатов и персонала

- услуги по охране экспозиции

- дополнительные мероприятия (круглые столы, церемонии и т.п.)

- особые формы обращения к посетителям

- угощения на стенде

- изготовление и распространение информационно-рекламных материалов и сувенирной продукции

- реклама в СМИ

- непредвиденные расходы (10 %)

цена 1 кв. м выставочной площади:

- стоимость общего электроосвещения закрытых выставочных площадей и открытой территории

- стоимость общей охраны территории

- стоимость пропусков на право входа персонала фирмы-экспонента в пределах квоты, которая устанавливается в зависимости от размера арендуемой площади

- стоимость одного экземпляра каталога выставки

- стоимость вывоза мусора и строительных отходов в период монтажа, работы и демонтажа выставки

- дополнительные услуги

Сокращение объёма затрат:

· использование специальных стендов многократного применения

· осуществление некоторых видов работ силами работников компании

· участие компании в коллективных экспозициях

· использование рекламно-информационных материалов, изготовленных во время выставки

· полная и частичная продажа экспонатов

Стенд — это образ предприятия-экспонента в миниатюре, воплощающий его общую предпринимательскую культуру.

Стенд должен:

- выделять компанию

- привлекать, не будучи вызывающим

- пробуждать интерес

Персонал

Технические работники — раздают рекламные материалы у входа, разносят их по стендам, обслуживают переговоры и следят за стендом.

Специалисты по СО — должны легко входить в контакт, останавливать, завлекать посетителей на стенд.

Специалисты — знающие технические и маркетинговые особенности предлагаемой продукции.

Основные принципы работы на стенде

- как минимум 2 стендиста: должны владеть информацией о продукте, о предприятии, знать политику продвижения продукции

- чётко заполнять журнал регистрации

1-е практическое задание:

Конференция — это организованное собрание людей с целью ознакомления, обсуждения и распростронения значимой научной, политической, деловой и культурной информации, представляемой авторитетными экспертами. Главное — поставить цель и достигнуть. Предложить примерный документ, который должен быть подписан на выходе.

По составу могут быть внутрифирменными, городскими, общенациональными, международными.

Могут носить чисто научный, практический и научно-практический характер.

Ядро конференции — выступления авторитетов в сфере интересов собравшихся. С докладами выступают и другие участники, имеющую интересную информацию, актуальные в аспекте обсуждаемых проблем.

Готовится за год

Газета «Поиск», сайт Теория и практики

Пакет участников (компактный): списки участников, программа, информация о партнёрах, ключевых спикерах с портретами (согласовать), бейдж, ручки, блокноты

Согласие на тиражирование презентаций участников

Анализ эффективности

анализ отношения к конференции компаний-участников на их ресурсах

материалы о конфренеции

охрана

медицинская помощь

Круглый стол — одна из форм генерирования и обсуждения идей, значимых для различных групп общественности.

Число участников — 4-16, равноправны

на столах индентификационные таблички

ведущий (модератор) предлагает участникам план проведения, регламент, основные вопроосы для обсуждения. Нго задача — корректировать ход дискуссии, давая возможность высказаться всем участникам, должен пресекать попытки увести дискуссию в сторону и конфликтные ситуации

Панельная дискуссия — одна проблема с разных сторон на президиуме, дискуссия с публикой.

Дни открытых дверей — в рамках могут быть выставка или презентация, церемония открытия нового объекта, пресс-конференция, круглый стол, семинар, приём делегации и т.п.

Возможность проинформировать группы общественности о деятельности компании, ппродемонстрировать «бизнес в действии», последние достижения, условия труда персонала, привлечь на свободные рабочие места новые кадры, наладить и укрепить связи с различными категориями общественности.

Приёмы — укрепление деловых связей и налаживание коммуникации между руководством компании и представителями различных групп общественности. Проводятся:

- по случаю торжественной даты

- по случаю посещения компании видными деятелями, почётными гостями, делегациями

- при подписании долгосрочного контракта

Эпизодический характер, серьёзная подготовка, обучение персонала, протокол и этикет.

· мои выписки для курсовика из методички кривоносова/шишкиной

К презентационно-событийным мероприятиям относятся презентации, юбилеи, церемонии, награждения и т.д. Преимущество таких мероприятий состоит в прямом обращении к целевым группам общественности.

Информационно-образовательные мероприятия — это конференции, семинары, круглые столы, форумы и т.д. Цель проведения подобных мероприятий — обсуждение актуальной проблемы и представление позиции организации в нужном свете, когда идеи доносятся до аудитории не прямо, а опосредованно. Такие мероприятия проводятся, как правило, для обсуждения действий или вопросов, представляющих взаимный интерес. Однако их основная ценность заключается в том, что они дают людям возможность встретиться и познакомиться друг с другом.

К благотворительным мероприятиям можно отнести спонсирование социально значимых проектов, стипендии, премии и т.д.

Как мы видим, мероприятия для СМИ могут быть тоже классифицированы как специальные мероприятия. Рассмотрим наиболее значимые для формирования имиджа театра и способные заинтересовать молодёжную аудиторию мероприятия.

Пресс-конференция — это встреча с журналистами по поводу какого-либо события или проблемы, цель которой — передача информации из первоисточников, а таже её обсуждение со СМИ. Пресс-конференцию организует и проводит любой PR-субъект, в ней принимают участие первые лица организации и обслуживающие её PR-специалисты. Пресс-конференция всегда носит диалоговый характер.

Брифинг - «краткая встреча журналистов с представителями субъекта PR, облечёнными властью или какими-либо обязательствами перед общественностью[1]». Брифинг носит монологовый характер (отчёт или краткий доклад), олнако по желанию первого лица могут быть заданы вопросы.

Встречи с журналистами организуются непосредственно в организации и позволяют более наглядно представить деятельность субъекта PR и её основные результаты. Журналистов часто приглашают по случаю открытия нового предприятия, выпуска нового товара или запуска технологической линии, а тажк вне конкретного события, чтобы дать возможность увидеть всё собственными глазами. Распространены встречи первых лиц организации с журналистами.

Пресс-туры и экскурсии для журналистов проводятся с целью ознакомления с новыми территориями, субъектами, проектами и т.д. Чаще всего они носят ознакомительно-познавательный характер, организуются для представителей близких средств массовой информации, которые выступают стратегическими партнерами данного субъекта, кроме того, эти встречи способствуют неформальному общению[2].

Существуют и другие формы работы с журналистами: семинары, конференции, круглые столы, деловые завтраки, обеды и ужины, клубы по интересам и т.д. Перейдём к специальным мероприятиям, ориентированным не на СМИ.

Презентация — это «первое официальное представление заинтересованной аудитории некоторой ещё неизвестной или малоизвестной продукции и её создателей[3]» с определёнными целями. Презентацию можно рассматривать как самостоятельное мероприятие или как акцию, проводимую в рамках выставки, ярмарки, конференции, дня открытых дверей и др. Предметом презентации может быть новая программа, новые правила, законы, товары, услуги, эффективные технологии, выход в свет книги, премьера, открытие благотворительного аукциона и другие результаты деятельности государственных и коммерческих организаций.

Подготовка презентации предполагает:

- оповещение о событии, достойном внимания аудитории;

- приобщение к аудитории к деятельности, программе, целям и задачам компании, включает их в круг своих интересов и предпочтений;

- обеспечение благожелательного приёма презентуемого товара/ услуги/ идеи со стороны представителей средств массовой информации и заинтересованных в предмете презентации целевых групп и организаций;

- формирование у потенциальных покупателей потребности в приобретении презентуемой новинки;

- привлечение новых клиентов, поставщиков, партнёров;

- формирование образа компании как надёжного делового партнёра;

- улучшение отношений с местной общественностью и администрацией;

- укрепление имиджа компании благожелательного к ней отношения со стороны различных категорий общественности.

Выставка — специальное мероприятие, основная цель которого — демонстрация достижений компании, презентация и продвижение товаров, услуг, технологий, завоевание новых сегментов рынка. Также это возможность распростронения информации о компании, её деятельности, её состоятельности, для поднятия престижа и укрепления деловой репутации.

Конференция — это «организованное собрание людей с целью ознакомления, обсуждения и распростронения значимой научной, политической, деловой и культурной информации, представляемой авторитетными экспертами»[4]. По составу участников могут быть внутрифирменными, городскими, общенациональными, международными. Конференции могут носить чисто научный, практический и научно-практический характер. Тематическая направленность разнообразная.

Ядро конференции — выступления авторитетов в сфере интересов собравшихся. С докладами выступают и другие участники, имеющую интересную информацию, актуальную в аспекте обсуждаемых проблем.

Любая конференция — комплексное мероприятие PR, органически сочетающее в себе такие специальные мероприятия, как церемония открытия, выставка ил презентация, пресс-конференция, круглые столы, семинары и т.п.

Круглый стол - «одна из форм генерирования и обсуждения идей, значимых для различных групп общественности. Так, например, обсуждение актуальных социально-значимых проблем может быть организовано в форме "круглого стола", участниками которого являются авторитетные представители академического сообщества, делового мира, госаппарата, общественных организаций, СМИ. Участие в "круглом столе" высших руководителей компании, спонсорство такого мероприятия и освещение его в СМИ способно расширить известность компании»[5].

[1] Кривоносов А.Д., Филатова О.Г., Шишкина М.А. Основы теории связей с общественностью. – СПБ.: Питер, 2011. – 384 с.

[2] Кривоносов А.Д., Филатова О.Г., Шишкина М.А. Основы теории связей с общественностью. – СПБ.: Питер, 2011. – 384 с.

[3] Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. Спб, 2001. С. 400.

[4] Алёшина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров. М., 2003.

[5] См. п. 22