Формулы на листе ЖурналРегистрацииКУ

При подобном заполнении журнала регистрации все-таки присутствует довольно большая доля ручного труда по вводу новых и редактированию данных, введенных методом копирования. Но если приложить некоторые усилия, можно заставить Excel выполнять часть этих операций автоматически. Для этого введите в журнал регистрации формулы, рассмотренные ниже.

Рис.2. Правая область журнала регистрации командировочных удостоверений на рабочем листе ЖурналРегистрацииКУ

Определение порядкового номера записи

Обратите внимание на строку формул на рис. 1. с формулой, находящейся в ячейке А5. Формула определяет максимальное значение порядкового номера в диапазоне ячеек, расположенных выше активной ячейки в столбце А, и добавляет к нему значение единица.

Копирование этой формулы в ячейки столбца А, расположенные ниже ячейки А5 позволит не допустить ввода ошибок с нумерацией командировочных удостоверений. При указании диапазона в формуле применена абсолютная ссылка на ячейку А4 и поэтому при копировании ее, диапазон определения максимального номера будет изменяться - от ячейки А4 до соседней ячейки, находящейся выше ячейки, в которую будет осуществляться вставка.

Автоматизация ввода текста даты и номера командировочного удостоверения

Следующий элемент возможного повышения эффективности ввода данных в журнал регистрации, формула в столбце Н - Дата и номер командировочного удостоверения. В ячейку Н4 может быть введена формула, которая соединяет первые элементы текста в столбце G - Дата и номер приказа, и порядковый номер документа в журнале регистрации: =СЦЕПИТЬ(ЛЕВСИМВ(G4;14);A4)

Функция ЛЕВСИМВ из текста 19.01.2003г. № 01-К, введенного в ячейку G4, возвращает левые 14 символов (в том числе и пробелы). Функция СЦЕПИТЬ производит соединение выделенного текста с порядковым номером, находящимся в ячейке А4.

Но данная формула имеет существенный недостаток - предполагается, что текст даты и номера приказа в ячейку G4 введен правильно и из этого текста нужно выделить только 14 левых символов. Если же при наборе текста с клавиатуры введены лишние пробелы, то формула возвратит совсем не ту текстовую строку, которая предполагалась. И второй недостаток -значение 14 (номер позиции символа № в тексте) введено в формулу в виде константы.

Недостатки устраняются вводом в формулу функции СЖПРОБЕЛЫ, которая удаляет лишние пробелы в тексте, введенном в ячейку G4, после чего функция НАЙТИ производит поиск номера позиции символа №. Возвращенный номер позиции и является тем количеством символов, которые будут возвращены далее функцией ЛЕВСИМВ. Полученная усовершенствованная формула:

=СЦЕПИТЬ(ЛЕВСИМВ(СЖПРОБЕЛЫ(G4);НАЙТИ("№";СЖПРОБЕЛЫ(G4)));A4)

Таким образом, текст 19.01.2003г. №1 в ячейке Н4, содержащий дату и номер командировочного удостоверения, формируется в полуавтоматическом режиме.

Определение продолжительности командировки

В зависимости от методологии принятой на предприятии, возможен:

• либо расчет продолжительности командировки как разность, определяемая датами выбытия и прибытия;
• либо, наоборот, по дате выбытия и продолжительности командировки, определяется дата прибытия.

Автоматизация этого процесса избавит специалиста от расчета количества дней на пальцах или с помощью подсчета количества дней в настольном календаре.

В первом случае для автоматического определения продолжительности командировки в ячейку К5 (Срок командировки) введите формулу: =J5-I5+1,которая вычитает из даты прибытия дату выбытия и прибавляет значение 1

Во втором случае в ячейке J6 может находиться формула: =I6+K6-1, которая прибавляет к дате выбытия количество дней продолжительности командировки и вычитает значение 1.