Программное обеспечение документооборота

Основой организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документации на предприятиях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

Наибольшей популярностью в настоящее время пользуются персональные компьютеры фирмы IBM и их аналоги других фирм.

Современные программы массового спроса разработаны в расчете на рядового пользователя. Для работы с документами существует целый ряд программ, весьма простых и легкодоступных в освоении.

Все программное обеспечение, используемое в службе кадров, можно разделить на две категории:

1. Базовое программное обеспечение (операционная система, офисный пакет, средства работы в Internet и с электронной почтой и т.п.)

2. Специализированные программы, обеспечивающие работу службы кадров.

Базовое программное обеспечение используется для выполнения стандартных офисных задач:

- набора и редактирования текстов (текстовый редактор);

- работы с электронными таблицами (табличный редактор);

- работы с электронными картотеками (система управления базами данных - СУБД);

- поиска и просмотра информации в Internet (браузер);

- работы с электронной почтой;

- антивирусной защиты компьютера.

В первой категории программного обеспечения (ПО) стандартом являются различные версии ПО от Microsoft – Microsoft Windows в качестве операционной системы и Microsoft Office в качестве пакета офисных приложений [26, С.252].

Сегодня на компьютерах пользователей можно встретить самые разные версии операционной системыWindows – от Windows 95 до Windows XP. Организуя работу подразделения, важно учитывать, что некоторые старые версии Windows – Windows 95, Windows 98, Windows 98SE, Windows ME – изначально создавались в расчете, в первую очередь, на персональное (домашнее) использование, а для организации работы офиса предназначены другие модификации операционной системы, такие как Windows NT, Windows 2000 Professional или устанавливаемая на современные компьютеры Windows ХР. При этом Windows ХР также имеет две модификации, Windows ХР Home Edition, ориентированная на использование дома и в малом офисе, и Windows ХР Professional, рассчитанная на организацию работы большой организации. Учитывая, что версия Windows ХР Professional в два раза дороже версии, предназначенной для малого офиса, к выбору операционной системы надо подходить очень внимательно. Фактически, с точки зрения обычного пользователя обе версии программы ничем не отличаются, и только в больших организациях, использующих централизованное управление компьютерами, использование именно версии Professional является наиболее эффективным и оправданным.

В то же время все чаще на компьютерах сегодня можно встретить и другую операционную систему – Linux. Ее популярность в последние годы связана с двумя факторами.

С одной стороны, быстро сокращается процент организации, использующих нелегально установленное, так называемое «пиратское» программное обеспечение. В то же время, при использовании «пиратского» ПО его стоимость фактически приближается к стоимости трудозатрат на его установку и сопровождение, а с переходом на лицензионное программное обеспечение от Microsoft затраты на ПО сразу начинают составлять значительную статью расходов в IT – бюджете организации.

С другой стороны, в последние годы корпорация Microsoft, став почти монополистом в области поставки операционных систем и офисных пакетов, существенно ухудшила условия поставки и техподдержки своих программ, одновременно подняв на них цену.

В этих условиях все больше организаций начинают искать альтернативу программам Microsoft, находя ее в системе Linux, предлагаемой на российский рынок несколькими поставщиками и отличающейся на порядок меньшей стоимостью при сходной функциональности. Наиболее заметный эффект переход на Linux дает в средних и крупных организациях, имеющих развитые IT-подразделения, способные обеспечить миграцию (переход) организации из среды Microsoft на Linux с одновременным переобучением и последующей поддержкой пользователей.

Использование современных ПЭВМ позволяет достичь новой ступени в организации делопроизводства на всех этапах создания, регистрации, классификации, движения, учета и хранения документов. Применение ПЭВМ и телекоммуникационных систем позволяет значительно повысить эффективность труда работника, занятого в этой сфере деятельности, но в наибольшей степени сказывается при внедрении электронного документооборота.

Современные ПЭВМ и их программное обеспечение позволяет решать практически все задачи, связанные с организацией документооборота:

1) пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакетном режимах;

2) ставить письма «на контроль»;

3) отслеживать исполнение документов;

Вести иерархические «папки» для хранения документов;

4) сортировать документы в папках по различным критериям;

5) осуществлять контроль за работой исполнительной над документами и соблюдением ими временных графиков;

6) обеспечивать хранение и обработку документов с различными степенями защиты на рабочем месте и др.

Таким образом, внедрение электронного документооборота в организации позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов.

Основным пакетом предложений, обеспечивающим работу офисных сотрудников, сегодня является Microsoft Office. В состав Microsoft Office 2003, предназначенного для профессионального использования, входят следующие прикладные программы:

Microsoft Word 2003 – универсальный редактор текстов и средство подготовки оригинал-макетов;

Microsoft Excel 2003 – электронная таблица с мощными средствами анализа данных и построение диаграмм, а также аналитическими функциями;

Microsoft PowerPoint 2003 – программа презентационной графики для создания слайдов, настенных проекций и мультимедиа-презентаций;

Microsoft Access 2003 – система управления реляционными (переменными) базами данных с возможностями построения запросов, отчетов и управлением списками почтовой рассылки;

Microsoft Outlook 2003 – информационная система для работы с электронной почтой и документами, включающая календарь, программы планирования собраний и распределения ресурсов. К вспомогательным средствам Microsoft Office 2003 относятся графический редактор, поддержка Интернета и Помощник. Все эти программы объединены в единый прикладной комплекс, позволяющий решать практически любые задачи обработки данных, оптимизации и планирования, возникающих в современном бизнесе [8, С.196].

Новые версии Microsoft Office выходят в среднем каждые два года. Ряд организаций продолжает использовать старые версии: MS Office 95, MS Office 97, MS Office 2003, хотя многие уже перешли на более новые: MS Office ХР (2002), а с начала 2004 г. и Microsoft Office System 2003. Фактически начиная с версии MS Office 97, когда был принят существующий и сегодня формат сохранения документов.doc, в программу вносились главным образом косметические изменения. Вносимые изменения, безусловно, повышают удобство работы пользователей, но далеко не всегда могут являться основанием для того, чтобы тратить значительные деньги для перехода на новую версию программы.

Естественно, что при покупке нового компьютера на него обычно устанавливают новейшую версию Microsoft Office, однако в больших организациях, для удобства централизованного обслуживания компьютеров и после появления на рынке новой версии программы, на новые компьютеры продолжают устанавливать версию, принятую в качестве внутрикорпоративного стандарта, и переход на новую версию осуществляют только централизованно во всей организации. Иногда, если на данном компьютере будет использоваться только одно приложение, например MS Word, в целях экономии закупается именно эта программа. Но чаще закупается весь пакет MS Office.

Пакет Microsoft Office System может поставляться в нескольких вариантах комплектации.

К основным приложениям MS Office относятся:

- Microsoft Office Word 2003

- Microsoft Office Excel 2003

- Microsoft Office PowerPoint 2003

- Microsoft Office Access 2003

- Microsoft Office Outlook 2003

- Microsoft Office InfoPath 2003

Кроме того, в систему Microsoft Office System включены следующие компоненты:

- Microsoft Office FrontPage 2003

- Microsoft Office OneNote 2003

- Microsoft Office Outlook 2003 с диспетчером контактов Business Contact Manager

- Microsoft Office Publisher 2003

- Microsoft Office Publisher 2003 с приложением Digital Image Pro

- Microsoft Office Visio Standard 2003

- Microsoft Office Visio Professional 2003

- Microsoft Office Project 2003 Standard

- Microsoft Office Project 2003 Professional

- Microsoft Office Project 2003 Server.

Практически все они в той или иной степени могут пригодиться в работе кадровой службы [26, С.254].

Некоторые из этих программ поставляются отдельно, например Microsoft Office Project, используемая чаще всего руководящими сотрудниками и предназначенная для управления проектами, решения коллективных задач, управления рабочим процессом и трудовыми ресурсами, или Microsoft Office Visio, служащая для построения всевозможных графиков и диаграмм, отражающих рабочие процессы, структуру организации, используемое оборудование и т.п. Рассмотрим несколько компонентовMicrosoft Office System, например:

Microsoft Office Publisher 2003 – программное обеспечение для настольного издания бюллетеней, брошюр, веб-узлов, объявлений, открыток, бланков и т.п.

Пакет Microsoft Office System поставляется в нескольких вариантах:

- Профессиональный выпуск Microsoft Office 2003

- Стандартный выпуск Microsoft Office 2003

- Выпуск для малого бизнеса Microsoft Office 2003

- Базовый выпуск Microsoft Office 2003

- Выпуск для учащихся и преподавателей Microsoft Office 2003

Из них для кадровой службы может представлять интерес базовый выпуск, включающий необходимый минимум для работы и обычно представляемый в так называемой ОЕМ-версии, то есть при покупке вместе с новым компьютером, стандартный выпуск, чаще всего закупаемый организациями при комплексной закупке лицензий, и профессиональный выпуск, включающий средство работы с базами данных MS Access, например, табл.1.2.

Таблица 1.2.