Не отвечайте на электронную почту в самое продуктивное время дня

Я отношусь к числу тех, кому лучше всего работается в утренние часы. Я встаю рано и работаю с полной отдачей примерно с семи до одиннадцати. Поэтому утром я категорически отказываюсь разбираться с электронной почтой. Определите, когда вы трудитесь с наибольшей производительностью, и не отвлекайтесь в это время на проверку писем.

Я работаю с наибольшей производительностью

с _______ до ________

Этот интервал времени является для вас своего рода священной коровой. В это время вы должны исключить не только проверку электронной почты, но и свое участие в любых встречах, совещаниях, переговорах и др. (если это, конечно, возможно). Планируйте выполнение менее важных задач, в том числе работу с почтой, на время, когда ваша производительность снижается. Такой подход обеспечит наиболее рациональное использование рабочего времени. Я пришел к выводу: когда в течение дня у меня накапливается усталость, вызванная моей максимальной концентрацией на выполнении текущего проекта, обработка электронной почты позволяет несколько расслабиться после напряженной умственной деятельности и иногда даже приносит определенное удовольствие.

Папка «Входящие» только для входящих

В вашем ящике входящей почты должны находиться лишь непрочитанные сообщения. Ящик входящей почты – это не список заданий, покупок и предстоящих дел, отдельные разделы которого «болтаются» в нем неделями, так и оставшись невыполненными. В ящике входящей почты одного из моих клиентов одновременно пребывало свыше тридцати тысяч (!) писем. В моем присутствии этот клиент тщетно пытался найти последнее письмо, касавшееся конкретного проекта. Это невероятное количество входящих сообщений серьезно замедляло работу процессора, когда он начинал сортировать их. Я потратил вместе с этим клиентом несколько долгих часов, пытаясь найти и устранить все повторные и безнадежно устаревшие сообщения. В итоге нам удалось сократить число писем до каких-то жалких восьми тысяч. Впрочем, и ему, и мне была очевидна необходимость дальнейшей сортировки. А это подводит нас к следующему пункту списка.