По данным статистики, на поиск требуемой информации тратится от 10 до 40 % рабочего времени.
Работу пользователя с документацией облегчают удобные средства поиска. Например, указав фамилию разработчика и период времени, можно установить, сколько документов было им создано за отчетный период. Быстрый поиск документов может выполняться по различным критериям:
• по известной пользователю атрибутивной информации. В атрибуты обычно включают следующие сведения: фамилия, инициалы автора, название документа и отдела, в котором он создан, размер и т. д. Набор атрибутов зависит от типа документа;
• по содержанию (тексту);
• по реквизитам карточки, которая заводится на каждый документ;
• по различным связям, определяемым между документами;
• по произвольной структуре папок для группировки документов;
• по первым буквам значения какого-либо параметра;
• по заданному шаблону;
• по применяемости и составу изделий;
• по наличию у документов электронных подписей;
• по содержанию файлов документов — поиск подстроки в файле документа;
• по различным характеристикам файлов документов — шаблон имени файла, фильтр по датам и т. д.
Поиск документов по словам, указанным в строке поиска, обеспечивает полнотекстовая индексация. Однако ее выполнение требует значительных ресурсов, и ее стараются выполнять в нерабочее время. На некоторых заводах поиск часто производится по названию организации-партнера или по наименованию предоставленной услуги.
Система должна обеспечивать поиск документа по реквизитам заказчика и условию сделки. Может оказаться необходимым контекстный поиск по вложенным файлам, например, когда к документу присоединен файл в формате MS Office Word и необходимо отыскать этот документ по фразе, входящей во вложенный файл. Необходимо учитывать, что производительность поиска уменьшается при увеличении количества документов, хранимых в базе данных.