Этап постановки документов на контроль

Этап включает в себя следующий типовой комплекс процедур:

· выявление документов, требующих контроля исполнения,

· запись исходных сведений о документе в традиционную или электронную карточку,

· включение карточки в рабочий (предварительный) массив картотеки контролируемых документов,

· контроль срока нахождения документов на рассмотрении руководства учреждения,

· внесение в экземпляры карточки документа резолюции руководителя или отметки службы ДОУ о направлении документа в структурное подразделение и передача документа,

· перемещение одного экземпляра карточки документа из рабочего в основной массив контрольной картотеки службы ДОУ,

· включение второго экземпляра карточки в контрольный раздел справочно-контрольной картотеки структурного подразделения.

Этап ведения контроля.

Этап ведения контроля заключается в выполнении действий по предупредительному наблюдению за ходом исполнения документа и регулированию процесса исполнения. Включает следующий типовой состав процедур:

· поиск в традиционной или электронной картотеке (разделе) необходимых карточек,

· внесение в карточку отметок о передаче документа из одного структурного подразделения в другое, от одного исполнителя другому,

· устное или письменное напоминание исполнителю о приближении срока окончания работы над документом (например, за 10, 5 и 2 дня),

· внесение записи о состоянии исполнения в зону «Контрольные отметки» карточки,

· составление сигнальных перечней документов и заданий, находящихся в структурном подразделении и подлежащих исполнению в текущем или последующем периоде времени (месяце, декаде),

· регулярное беззапросное информирование руководителей о ходе исполнения документов, причинах задержек в исполнении, мерах по обеспечению своевременного исполнения документов,

· внесение в карточку отметок об изменении срока исполнения документа или задания, состава исполнителей, работающих над документом и т. п., перестановка карточек в традиционной картотеке,

· выдача оперативной поисковой и справочной информации о контролируемых документах по запросам руководителей, контролеров и исполнителей,

· возвращение карточек в ячейки картотеки (раздела).