Анализ системы делопроизводства

Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдения требований Инструкции на специалистов по кадрам.

Работники МУ «УКиК» несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них на исполнении документов. При увольнении, перемещении, убытии работника в отпуск, командировку и других случаях все неисполненные им документы переданы по указанию руководителя другим работникам. В случае увольнения делопроизводителя дела переданы по акту или по распоряжению руководителя подразделения другому работнику, исполняющему обязанности уволившегося сотрудника, или принятому на эту должность.

Деятельность МУ «УКиК» обеспечивается системой взаимосвязанной документации, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между другими организациями.

В процессе делопроизводства обеспечивается полная совместимость технических средств, программ и форматов документов. При частной автоматизации обеспечивается совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска.

Автоматизация делопроизводства осуществляется по следующим направлениям:

- подготовка и согласование документов средствами вычислительной техники;

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

- передача электронных карточек и документов по локальной вычислительной сети;

- автоматизированный контроль за исполнением поручений и документов.

Подготовка документов на персональных компьютерах осуществляется с использованием пакета программного обеспечения Microsoft Office, InterNET Exporer, 1С бухгалтерия. По объемам документы могут быть от 10 КБ до 500 КБ.

Применяется текстовый редактор «Word for Windows» версии 6.0 или другой, совместимый с ним, с использованием шрифтов «Times New Roman» размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1-2 интервала.

Официальные документы МУ «УКиК» оформляются на бланках имеют установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных с соблюдением порядка их размещения.

На официальных бланках, содержащих наименование культурное учреждение исполняются его акты, а также исходящие документы.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210х297мм.).

Каждый напечатанный лист проекта приказа (на бланке или без) должен иметь следующие размеры полей

· левое 2,75-3,50мм.

· правое 1,25-2,25 мм.

· верхнее 2,5 мм.

· нижнее 20 мм.

При оформлении текста проекта приказа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы арабскими цифрами, посередине верхнего поля, без точки.