Методичні рекомендації

Свою відповідь на перше питання слід розпочати із з’ясування мети класифікації архівних документів. Підкресліть, що вона здійснюється задля забезпечення інформаційної цілісності НАФ України, підвищення ефективності систем інтелектуального доступу до документів. Для цього архіви проводять організаційно-правові, науково-методичні та технологічні заходи, спрямовані на формування ієрархічно пов’язаних документальних комплексів на усіх структурних рівнях НАФ, створення мережі архівних установ і визначення профілю архівів. Тобто, здійснюється класифікація (організація) документів Національного архівного фонду. Назвіть основні структурні рівні класифікації архівних документів. А саме: міжархівний, внутріархівний, внутріфондовий та рівень сукупності документів. З’ясувавши їх, слід охарактеризувати ознаки на підставі яких здійснюється наукова класифікація архівних документів.

Починаючи відповідь на друге питання, варто підкреслити, що при класифікації архівних документів в межах системи архівних установ передусім враховують правовий статус, профіль і повноваження архівної установи. Зазначте, що класифікація документів за правом власності реалізується в зберіганні документів НАФ у конкретних архівосховищах або приватних архівах: документи НАФ, що належать державі, зберігають державні архівні установи, а такі, що перебувають у приватній власності, зберігаються у архівах власників.

Порядок класифікації документів за строками зберігання визначає наявність серед них двох основних груп – документів постійного і тимчасового зберігання. Строки зберігання документів визначаються чинними нормативно-правовими актами.

Підкресліть, що на класифікацію документів на міжархівному рівні істотно впливає загальний ступінь інформаційної значущості документів, залежно від якого їх відносять до комплексів загальнодержавного та місцевого значення. Далі необхідно охарактеризувати комплекси документів загальнодержавного та місцевого значення і розповісти в яких архівосховищах вони зберігаються.

Слід наголосити на класифікацію документів на міжархівному рівні також істотно впливають умови і місце їх створення. Назвіть три групи документів які виділяють за цими ознаками та охарак-теризуйте їх. Розкажіть про поділ документів за категорією доступу до них.

Розгляд третього питання слід розпочати з пояснення, що класифікація документів на внутріархівному рівні відбувається за
фондовою системою. Практичне здійснення класифікації документів за фондовою системою в межах державного архіву називається фондуванням архівних документів. Фондування архівних документів включає утворення архівних фондів і надання їм назв, визначення або уточнення фондової належності архівних документів, визначення хронологічних меж архівних фондів.

Необхідно дати визначення поняттям «архівний фонд» та «фондоутворювач». Зазначте, що архівні фонди утворюють в архівних установах із документів юридичних і фізичних осіб, відповідно існують фонди офіційного та особового походження. Розкажіть про них детальніше. Охарактеризуйте різновиди фондів особового походження, такі як сімейні та родові фонди. Що ви знаєте про формування об’єднаних архівних фондів та архівних колекцій.

Розкриваючи третє питання треба прослідкувати усі правила, особливості та етапи фондування. Зупиніться також на класифікації документів в межах архіву за нефондовою системою.

Готуючись до четвертого питання, слід з’ясувати що справа є базовою класифікаційною одиницею організації архівних документів у межах архівного фонду. Справа є і одиницею зберігання і одиницею обліку. Вона може складатися з одного, частини одного, кількох документів, що мають самостійне значення. Зазначте, що класифікація документів у межах архівного фонду ґрунтується на схемі систематизації документів – переліку одиниць поділу, розміщених у певній послідовності, і призначених для розміщення документів фонду за цим поділом. Одиницями поділу є відділи, розділи, рубрики і т.д. Висловіть своє розуміння процесу складання схеми систематизації документів фонду. Які методи використовуються при проведенні групування документів у межах фонду? Прокоментуйте ознаки, з урахуванням яких здійснюється процес групування. Розкажіть про структурну, хронологічну, галузеву, функціональну, тематичну, номінальну, авторську, кореспондентську, географічну ознаки групування. Зазначте, що крім цих ознак враховують ще й мову документів, формат, оригінальність, вид носія тощо. Крім того прийнято визначати головні та другорядні ознаки. Розкажіть, які ознаки прийнято відносити до головних, а які до другорядних. Охарактеризуйте типові схеми класифікації документів в межах фонду: структурно-хронологічну, галузево-хроноло-гічну, функціонально-хронологічну, номінально-хронологічну, географічно-хронологічну та і т. д. Наведіть приклади класифікації документів різних видів архівних фондів згідно з зазначеними схемами. Вкажіть, за якими принципами відбувається групування при нефондовій організації документів. Наведіть приклади.

Розгляд п’ятого питання доцільно розпочати із обґрунтування того факту, що організація документів на рівні одиниці зберігання, де наявні в її складі різні архівні документи, відбувається на двох рівнях: документному та аркушному. Для документів з паперовими носіями одиницею зберігання є справа. Документний рівень класифікації на рівні справи передбачає таку її організацію, яка б фіксувала процес її створення, внутрішню структуру та правильну систематизацію наявних у ній документів. Перерахуйте і охарактеризуйте ознаки систематизації документів у межах одиниці зберігання: хронологічну, предметну (тематичну), номінальну, кореспондентську, географічну, авторську. Зазначте, що документи групуються не за однією ознакою, а за тими ознаками, застосування яких визнано найраціональнішим.

Систематизація документів закріплюється нумерацією аркушів. Аркушний рівень організації одиниць зберігання забезпечує внутрішню організацію кожного з документів.