Методичні рекомендації

Починаючи розгляд першого питання плану, вкажіть що інформатизація архівної справи сьогодні є важливим чинником розвитку науки й культури, входження України в міжнародний інформаційний простір. Необхідно дати визначення поняття «інформатизація архівної справи», визначити її мету та завдання. Покажіть своє розуміння сучасних складових інформатизації архівної справи. Розкажіть про кожний напрям і прокоментуйте його. Вкажіть на головний засіб реалізації інформатизації, тобто комп’ютерізацію.

Далі радимо зупинитись на характеристиці головних завдань інформатизації архівної справи: оптимізації традиційних технологій архівної справи; удосконаленні системи управління архівною справою; забезпеченні широкого доступу до документної інформації; вирішенні проблеми забезпечення збереженості фондів. Вкажіть шляхи реалізації цих завдань. Розкажіть про три взаємопов’язані складові процесу інформатизації: науково-архівознавчу, інформаційно-технологічну, науково-організаційну та управлінську. Дайте їм більш детальну характеристику.

У другому питанні слід висвітлити зарубіжний досвід становлення інформатизації архівної справи в ХХ ст., адже західні країни були піонерами у вирішенні завдань інформатизації і на момент початку цього процесу в Україні мали суттєві здобутки і напрацьований досвід. Розкажіть, що вже на зорі інформатизації, в 60-х роках минулого століття, західні фахівці зіткнулися з обмеженими можливостями комп’ютерної техніки для автоматизації довідкового апарату архівів, зокрема на ретроспективні фонди, хоча на той час було вже практично повністю автоматизовано основні технологічні процеси архівів на основі численних програмних продуктів. На початку 1980-х рр. обсяги інформації значно зросли, а управління базами даних ускладнилось. Виникло питання про розроблення уніфікованих систем опису та створення національних систем архівної інформації. За основу універсального архівного опису багато країн взяли добре сформований на той час бібліографічний опис, пристосований до завдань архівістики. Розкажіть, що Ви про нього знаєте? Яка наукова архівна установа стала його розробником? В чому полягає сутність і особливість універсального формату даних Universаl MARC та його наступних версій.

Ще однією проблемою, яку довелось вирішувати західним архівістам, була проблема розроблення стандарту архівного описування. Робота над розробкою цього стандарту почалась в жовтні 1988 р. і закінчилась у вересні 1999 р. схваленням остаточного варіанту «Загального міжнародного стандарту архівного описування». Що ви знаєте про роботу над цим документом? Яка міжнародна комісія здійснила весь обсяг робіт?

Наступною проблемою в контексті розгляду другого питання є проблема проникнення інформаційних технологій в архівну справу на теренах СРСР та в практичну діяльність українських архівних установ. Слід прослідкувати цей процес починаючи з 1970-х років, розповісти про досягнення і проблеми у застосуванні зарубіжного досвіду на вітчизняному ґрунті. На завершення висвітлення питання розкажіть про проблеми і завдання, які сьогодні стоять перед світовою і вітчизняною архівною практикою. Зосередьте свою увагу на проблемі формування ресурсів у всесвітній мережі Інтернет і наданні безпосередньої можливості отримання інформації в он-лай-новому режимі.

Третє питання доцільно розпочати із з’ясування завдань, які постали перед українськими архівістами на початку 1990-х років з питання комп’ютеризації архівних технологій. Розкажіть про низку офіційних документів, які було прийнято в Україні, що регулюють створення єдиного державного інформаційного простору, користування документами та забезпечення їх збереженості. Висвітліть досвід, який вже мала Україна на початку 1990-х років, по створенню інформаційних ресурсів різних рівнів. Ця практика окреслила деякі актуальні аспекти, що витікають з функцій баз даних. Вони визначили типи даних та інформаційних систем, які слід було вдосконалювати в першу чергу. Розкажіть про завдання та досягнення вітчизняних архівістів на шляху вдосконалення облікових, тематичних, обліково-пошукових та пошуково-видавничих систем.

Слід зазначити, що окремий напрям в інформатизації архівної справи становить «Національна архівна інформаційна система «Архівна та рукописна україніка», розробка якої почалась в 1992 р. з метою створення єдиної інформаційної системи, що поєднала б облікові та науково-пошукові функції рівня фонду на всі архівні фонди, що зберігають документи українського походження в архівосховищах світу.

Таким чином в Україні було апробовано з початку 1990-х років різні об’єкти комп’ютеризації, проводилася міжфондова, пофондова, подокументна, предметно-тематична каталогізація груп документів, а також створення національних, центральних та локальних баз даних. Проте ці процеси розвивались значною мірою стихійно, Практика показала, що дальший ефективний розвиток системи без узгодженої координованої політики інформатизації неможливий. Реальні кроки до формування централізованої інформаційної системи пов’язані зі створенням в 1994 р. галузевого науково-дослідного інституту, який став координатором інформатизаційних процесів в Україні та розробником концептуальних положень комп’ютеризації архівної справи. Розкажіть про його діяльність а цьому напрямку, основні проекти та шляхи їх реалізації. Особиво зупиніться на програмі створення мережі Інтернет-ресурсів державних архівів, формування Центра веб-ресурсів галузі в Держкомархіві України (тепер Державна архівна служба України) із побудовою локальних мереж, створенні галузевої мережі передавання даних та ін.

У підсумку слід зазначити, що загалом розвиток інформаційних технологій за останні два десятиріччя досягнув таких рівнів, що дозволив значно прискорити переведення змісту документів з паперових на електронні версії з допомогою цифрових технологій, тисячократно прискорити обмін інформацією і надав можливості конвертації інформації з будь-яких технологічно застарілих баз даних до новітніх, розширивши можливості обігу інформації. Водночас технологічно вирішена проблема класифікації інформації в інформаційних системах, яка складала практично неподоланний бар’єр на початок 1990-х рр.