Текст документа (20)

- информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Текст документа по структуре, формулировкам, конструкциям связан с видом (письмо, приказ) и разновидностью (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу) документа. Текст документа составляется на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; в организации, не находящиесяв ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ. Текст документов оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или их сочетания.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причину, основание, цели составления документа,вовторой – решения, выводы, просьбы, предложения. Текст может содержать одну заключительную часть (приказы – распорядительную часть; письма, заявления – просьбу; докладные записки – выводы и предложения). Если текст содержит несколько решений, выводов и предложений, то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказе, распоряжении), основанных на принципе единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагается от первого лица единственного числа: приказываю, предлагаю, прошу. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа: постановляет, решил. В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем, решили. Текст протокола - от третьего лица множественного числа: слушали, выступили, постановили. В положениях, инструкциях, актах, справках используют следующие формы: отдел осуществляет функции, в состав объединения входят, комиссия установила. В письмах: а) от первого лица множественного числа: «Просим направить», «Направляем на рассмотрение»; б) от первого лица единственного числа: «Считаю необходимым», «Прошу выделить»; в) от третьего лица единственного числа: «Министерство не возражает», «Академия управления считает возможным».

Многие документы составляются в трафаретной форме. Трафаретный документ имеет заранее отпеча­танный стандартный текст и свободные места для дополняющего его кон­кретного содержания.

Анкета - трафаретный документ, со­держащий вопросы по определенной теме и место для ответов на них. Наименования признаков характеризуемого объекта даются в именительном падеже.

	АНКЕТА поступающего на работу 1. Фамилия___________________________________2. Имя___________________________ 3. Отчество___________________________________4. Дата рождения__________________ 5. Образование_________________________________________________________________ ………….

Таблица - документ, содержащий текстовые или цифровые сведе­ния о ряде объектов, размещенных по графам. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки и графы строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Таблица 3 Основные характеристики ОРД (заголовок таблицы)
Виды документов (заголовок строк)	Характеристики документов (заголовок граф)
цель создания (подзаголовок графы)	периодичность создания	код формы (подзаголовок графы)	срок хранения
Положения (подзаголовок строки)
Приказы (подзаголовок строки)
Протоколы ……………

Отметка о наличии приложения (21)

Документы обычно пересылают из одной организации в другую с сопроводительным письмом, содержащим отметку о наличии приложения. Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте. В распорядительных документах сведения о наличии приложения указывают в тексте.

Отметка о наличии приложения оформляется под текстом документа от границы левого поля, без абзаца несколькими вариантами. Если в тексте документа есть полное наименование одного приложения, то отметка о наличии приложения оформляется сокращенно: Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если текст содержит полное наименование нескольких прилагаемых документов, то указывается только вид каждого документа, количество листов и экземпляров.

Приложение:1. Инструкция на 10 л. в 3 экз.

2. Отзыв на 4 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о наличии приложения необходимо указать полное наименование прилагаемых документов.

Приложение:1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 3 экз.

2. Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.

Если прилагается документ, имеющий приложение, то указывается:

Приложение: Договор аренды от 03.04.2010 №7 и приложение к нему, всегона 7 л.

Если прилагаемые документы сброшюрованы, то указывается:

Приложение:брошюра в 1 экз.

Приложение: Техническое задание на разработку автоматизированной системы управления в 1 экз.

Если документ отправляется в несколько адресов, а приложение не во все адреса, то в отметке о приложении указывается:

Приложение:на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

На прилагаемых документах для их связи с основным документом в правом верхнем углу проставляется отметка:

Допускается следующее оформление отметки о наличии приложения:

При большом количестве документов оформляется опись приложений на отдельном листе в произвольной форме. В сопроводительном письме делается отметка:

Приложение:по описи.

ОПИСЬ приложений к письму от _____________ № __________
№ п/п	Наименование документа	Количество листов	Количество экземпляров
Секретарь Дата	Личная подпись	Расшифровка подписи