Характеристика бюджетного процесса в компании «Бест Транспорт Проджект»

Специфика каждого бизнеса диктует свою собственную финансовую структуру, свои собственные, неповторимые бюджетные форматы, свои бюджетные регламенты и т. п. Бюджет, безусловно, не может рассматриваться как что-то отдельное, независимое ни от чего. Он интегрирован и в сам бизнес, и, прежде всего, в финансы, поскольку он используется как инструмент управления финансами.

Для того чтобы дать характеристику системы управленческого учета, необходимо проанализировать схему финансовых потоков компании.

Проанализируем финансовую структуру компании.

Это необходимо для того, чтобы получить ответ на вопрос, кто и какие бюджеты на компании должен составлять. Что, в свою очередь важно для понимания, где формируется, учитывается и, скорее всего, перераспределяется прибыль, а также осуществляется контроль над расходами и доходами.

Изобразим схему финансовых потоков компании «Бест Транспорт Проджект» на рис 2.1.

Все расчеты компании осуществляются через финансовый отдел. На счета компании приходит выручка от клиентов подразделений, и с этих же счетов финансовой службой перечисляются средства поставщикам каждого отделения и всей компании в целом.

Для определения потоков денежных средств в разных компаниях могут использоваться прямой и косвенный методы. В компании «Бест Транспорт Проджект» используется прямой метод, который основан на анализе движения денежных средств по счетам предприятия.

Этот метод:

- позволяет показать основные источники притока и направления оттока денежных средств;

- дает возможность делать оперативные выводы относительно достаточности средств для платежей по текущим обязательствам;

- устанавливает взаимосвязь между реализацией и денежной выручкой за отчетный период.

Рис. 2.1. Схема финансовых потоков компании «Бест Транспорт Проджект»

При анализе денежные потоки рассматриваются по трем видам деятельности: основной, инвестиционной и финансовой.

Основная деятельность включает в себя поступление и использование денежных средств, которые обеспечивают выполнение основных функций. Основная деятельность является главным источником прибыли, она же является и основным источником поступления денежных средств. Поступление и выбытие денежных средств представим в виде примерной схемы (Рис. 2.2).

Инвестиционная деятельность включает в себя поступление и использование денежных средств, в связи с приобретением и продажей долгосрочных активов и доходами от инвестиций. Поскольку инвестиционная деятельность требует значительного оттока денежных средств, компания «Бест Транспорт Проджект» в настоящее время, в основном, не ведет этот вид деятельности.

Рис. 2.2. Поступление и выбытие денежных средств

Финансовая деятельность включает поступление денежных средств в результате получения кредитов, а также оттоки, связанные с погашением задолженности по ранее полученным кредитам.

Движение денежных средств можно представить в виде схемы (Рис. 2.3).

Рис. 2.3. Схема движения денежных средств

Процесс построения финансовой структуры «Бест Транспорт Проджект» начнем с определения ее вершины (ЦФО первого уровня). Центр финансовой ответственности (ЦФО) - объект финансовой структуры компании, который несет ответственность за все финансовые результаты: выручку, прибыль (убытки), затраты.

В нашем случае ЦФО первого уровня – это дирекция.

На втором уровне выделяются укрупненные сферы интересов компании. Каждое подразделение полностью отвечает за выручку и прямые затраты, однако на косвенные затраты (расходы на аренду помещения, рекламу, маркетинг и т. д.) эти отделения влиять не могут, так как такие вопросы решаются на уровне руководства.

Каждое подразделение является Центром финансового учета (ЦФУ) – объектом финансовой структуры предприятия, отвечающим только за некоторые финансовые показатели, а конкретно – центром прибыли (каждое отвечает за доходы и часть затрат). Также на втором уровне в отдельные ЦУ нужно выделить обеспечивающие подразделения. Поскольку эти центры непосредственно не отвечает за выручку, им следует присвоить статус Места возникновения затрат (МВЗ). МВЗ - объект финансовой структуры предприятия, который отвечает только за расходы.

Финансовая структура компании «Бест Транспорт Проджект» отражена на рис. 2.4.

Рис. 2.4. Финансовая структура компании «Бест Транспорт Проджект»

Рассмотрим функции и взаимосвязи элементов финансовой структуры компании «Бест Транспорт Проджект».

Руководители ЦФО

Руководитель ЦФО назначается на должность и освобождается от нее приказом Генерального директора компании.

В случае временного отсутствия руководителя ЦФО выполнение его обязанностей возлагается на заместителя, а при отсутствии последнего - на руководителя одного из управлений или отделов в структуре ЦФО.

Основные задачи и функции руководителей ЦФО

- осуществляют общее руководство хозяйственными операциями по профилю входящих в ЦФО структурных подразделений и в соответствии с действующим положением о данном структурном подразделении; подписывают бюджеты ЦФО;

- имеют право перераспределять в рамках установленных лимитов и заданий ресурсы в рамках основных статей утвержденных бюджетов;

- обосновывают изменения и корректировки бюджетов;

- инициируют проекты технической модернизации, развития бизнеса и другие инвестиционные проекты, обосновывая их коммерческую и финансовую состоятельность;

- согласовывают в установленном порядке отклонения в бюджетах, отчетах об их исполнении и корректировках.

Сфера полномочий руководителей ЦФО

Руководители ЦФО отвечают за:

- все финансовые результаты и исполнение бюджетов в соответствии с утвержденным регламентом;

- своевременное и точное составление бюджетов в соответствии с установленными структурами и регламентом бюджетирования, представление их на последующее согласование, утверждение и консолидацию;

- своевременное и точное составление отчетов об исполнении бюджетов в соответствии с установленными структурами и регламентом бюджетирования, осуществление корректировок, представление их на последующее согласование, утверждение и консолидацию;

- достоверность и надежность отражаемой в бюджетах информации;

- обеспечение установленного на весь бюджетный период уровня поставки\отгрузки товаров (общих объемов продаж), движения денежных средств, связанных с обеспечением объемов поставок (продаж);

- обоснование объемов внешнего финансирования;

- выполнение заданий по себестоимости товаров;

- выполнение заданий по чистой прибыли и норм рентабельности бизнеса.

Взаимоотношения, связи

ЦФО отчитываются перед Генеральным директором компании.

Предоставляют бюджеты и отчеты об исполнении бюджетов в финансовую службу компании.

Рассмотрим регламент бюджетирования, существующий в компании «Бест Транспорт Проджект».

Виды бюджетов

Каждый ЦФО компании должен составлять и отправлять в финансовую службу следующие формы:

Бюджет плановых доходов-расходов (составляется ежемесячно)

Бюджет планового движения денежных средств (составляется ежемесячно)

Бюджет фактических доходов-расходов (составляется ежеквартально)

Бюджет фактического движения денежных средств (составляется ежемесячно)

Бюджет капитальных вложений и прогнозный баланс для ЦФО второго уровня не составляются.

Бюджеты формируются на основании классификатора, приведенного в Приложении 2.

Бюджетный период

Бюджетный период - период, на который составляются и в течение которого корректируются бюджеты, осуществляется контроль их исполнения. Бюджетный период в компании «Бест Транспорт Проджект» устанавливается в 1 год.

Минимальный бюджетный период - единица измерения бюджетного периода (квартал, месяц, декада) по видам бюджетов. Минимальный бюджетный период устанавливается:

- для планирования БДДС - 1 месяц;

- для занесения фактического исполнения БДДС - 1 месяц;

- для планирования БДР - 1 месяц;

- для занесения фактического исполнения БДР - 1 квартал.

Порядок разработки, предоставления и консолидации бюджетов

Бюджеты составляются по каждому ЦФО на весь период бюджетирования по формам, приведенным в Приложении 3.

Бюджеты предоставляются в электронном виде по утвержденной форме в финансовую службу компании не позднее 20 числа месяца, предшествующего первому месяцу бюджетного периода.

Бюджеты можно ежемесячно корректировать только на бюджетный период.

Контроль за исполнением бюджета

В целях осуществления контроля за исполнением бюджетов в компании «Бест Транспорт Проджект» используется двухуровневая система контроля:

- нижний уровень - контроль за исполнением бюджетов структурных подразделений компании, осуществляемый непосредственно менеджерами этих подразделений;

- верхний уровень - контроль за исполнением бюджетов всех структурных подразделений (включая контроль составляющих их бюджетов по статьям затрат), осуществляемый непосредственно финансовой службой компании.

Основными элементами системы контроля являются:

- объекты контроля - бюджеты ЦФО;

- предметы контроля - отдельные характеристики состояния бюджетов (соблюдение лимитов фонда оплаты труда, расходных материалов и т.д.);

- субъекты контроля - структурные подразделения компании, осуществляющие контроль соблюдения бюджетов;

- технология контроля бюджетов - составление на консолидированной базе данных бюджетов отчетов, необходимых для выявления отклонений фактических состояний бюджетов от плановых показателей.

Процедуры контроля:

- оперативное проведение анализа фактических отклонений от плановых значений (сумм) сводного бюджета;

- разработка мероприятий по ликвидации непроизводительных затрат и удорожающих факторов, выявленных в ходе анализа;

- оформление и представление руководству компании аналитических материалов по исполнению бюджета, для оперативной коррекции бюджета и соответственно бюджетов структурных подразделений.