Первичные документы, их реквизиты и порядок заполнения, оформления и проверки

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Бухгалтерские записи должны производится только на основании первичных документов.

Бухгалтерская документация включает в себя:

- первичные документы,

- регистры бухгалтерского учета,

- финансовую отчетность.

Первичный учетный документ – это документ, который фиксирует факт совершения операции или события. Он составляется в момент совершения операции или сразу же после него и должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дату составления;

3) наименование организации или фамилию и инициалы предпринимателя, от имени которого составлен документ;

4) содержание операции или события;

5) единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);

6) наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции.

Наличие данных реквизитов придает первичному документу юридическую силу. В зависимости от характера операции и требований нормативно-правовых актов в первичные документы могут быть внесены дополнительные реквизиты.

Внесение исправлений в кассовые и банковские первичные документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками операций, что должно быть подтверждено подписями тех лиц, которые подписали документы с указанием даты внесения исправления.

Ошибки в первичных документах исправляются только корректурным способом.

Первичные учетные документы стандартизированы: организации должны использовать бланки типовых форм, утвержденные Агентством по статистике РК, а также бланки специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами.

Типовые формы первичной учетной документации применяются субъектами всех форм собственности и отраслевой принадлежности. Типовые формы предусматривают возможность обработки информации как традиционным методом, так и с применением средств вычислительной техники. Типовые формы имеют рекомендуемый формат, содержат минимальное и необходимое количество реквизитов. Допускается включать в типовые формы недостающие реквизиты, исходя из особенностей производства.

Заполненные первичные учетные документы должны отвечать следующим требованиям:

- содержать полные и достоверные данные;

- содержать обязательные реквизиты;

- легко проверяться по форме, арифметически и по существу;

- проверенные и обработанные документы должны содержать отметку, исключающую возможность их повторного использования;

- составляться средствами, обеспечивающими сохранность записей в течение длительного времени.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

С целью контроля и упорядочения на основании первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других организаций, принятие к учету, обработка, передача в архив – документооборот) регламентируется графиком, утвержденным руководителем организации. В графике определяются подразделения организации и круг лиц, ответственных за оформление документов, указывается взаимосвязь всех работ и сроки их выполнения. Ответственность за соблюдение графика документооборота, за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. Главный бухгалтер осуществляет контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота.

Руководство организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченных им на то лиц денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Сначала документы проверяются по форме, т.е. на полноту и правильность оформления, на наличие всех обязательных реквизитов. Далее документы проверяются по содержанию, т.е. проверяется законность задокументированных операций, логическая увязка отдельных показателей, правильность арифметических подсчетов.

Проверенные документы таксируются (производится денежная оценка произведенной операции) и контируются (определяется соответствующая корреспонденция счетов).