Приймання і облік документів

Приймання і облік (реєстрація) документів здійснюється канцелярією організації, яка веде облік несекретної документації.

Кореспонденція з грифом «Для службового користування», що надходить до організації, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп’ютерів, приймається і розкривається централізовано у канцелярії співробітниками, яким доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.

У разі відсутності у конвертах документів або додатків до них складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику.

Документи з грифом «Для службового користування», які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатом.

Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи. Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) — за кількістю примірників.

Облік документів та видань ведеться у журналах або картках, окремо від обліку іншої несекретної документації.

Облік магнітних носіїв інформації ведеться окремо відобліку паперових носіїв такої інформації у окремих журналах або на картках.

Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником канцелярії та завіряється печаткою «Для пакетів».

У разі коли обсяг документів з грифом незначний, дозволяється вести їх облік (реєстрацію) разом з іншою несекретною документацією. При цьому на картці (в журналі) до реєстраційного номера документа або видання додається позначка «ДСК».

На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання проставляється штамп, в якому зазначаються:

- найменування організації;

- реєстраційний номер документа та його надходження.

Тираж видання, одержаний для розсилання, реєструється з одним вхідним номером в журналі обліку і розподілу видань з грифом «Для службового користування».

Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку.