Деловая переписка

I. Служебная – средство общения с учреждениями и частными лицами.

II. Коммерческая – составляется при заключении и выполнении коммерческой сделки.

Служебные письма

Применяются для решения многочисленных оперативных задач, отсюда вытекает разнообразие видов служебных писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, задания, просьбы, замечания и пр.

Текст СП должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Текст письма состоит из двух частей: в первой части излагаются мотивы (ссылки на решения вышестоящих органов). Во второй части излагаются выводы, просьбы, предложения, замечания и пр.

Необходимо сформулировать заголовок письма, указать адресат, должность, ФИО подписывающего, номер телефона, проверить наличие приложений.

Письма бывают инициативные и ответы. Если письмо-ответ, указывается дата и номер инициативного документа.

Для всех писем кроме информационного письма, рекламного письма, приглашения, вид документа не указывается.

Коммерческие письма

Составляются от имени юридического лица и имеют правовую силу.

· Запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге.

· Предложение – заявление продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий.

· Рекламация – предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства и требование возмещения убытков.

Структура текста делового письма

Обращение

Господа, (!)

Уважаемый г-н Попов,

Уважаемый Иван Иванович,

Если адресат – государственное или муниципальное учреждение, обращение опускается.

Основной текст

При ответных письмах делается ссылка на тему инициативного письма.

Простые предложения, без подтекста, нейтральный тон.

Заключительная формула вежливости

Заранее благодарны

Надеемся на плодотворное сотрудничество

4. Фраза «С уважением,»

Эмблема

Название фирмы Адресат (Наименование организации,

должностное лицо)

Почтовый адрес (для негосударственных и

Юридический адрес фирмы: немуниципальных учреждений)

индекс, город, улица, дом,

Телефон, факс, р/с в банке

Дата _____ №_____

На №_____ от _____

Заголовок

Обращение!

Основной текст (с красной строки)

Заключительная формула вежливости.

С уважением,

Должность лица

подписавшего документ Подпись И.О. Фамилия

Базы данных