Перевірка фонду за контрольними талонами

Найбільш поширений спосіб для бібліотек, обсяг фонду яких понад 10 тис. примірників, особливо тих, що складаються з кількох структурних підрозділів (читального залу, абонемента), – доречно перевіряти за допомогою контрольних талонів.

Контрольний талон – це каталожна картка, на якій у лівому верхньому куті ставиться шифр видання, а в правому верхньому куті або по центру – інвентарний номер. Обов’язково зазначається автор, назва документа (два–чотири перших слова назви), номер тому, місце, рік видання і ціна. Якщо книга має двох або більше авторів, то на талоні вказується прізвище лише першого автора з позначкою „та ін.”. Якщо два перших слова назви книги не містять достовірної інформації („інструкція”, „програма” тощо), на талоні пишуть до чотирьох слів назви. У правому нижньому куті вказується вартість документа.

Зазначимо також, що існують два варіанти перевірки фондів за допомогою контрольних талонів:

1) талони заповнюються з титульного аркуша документів, що стоять на полицях, а потім звіряються з інвентарними книгами;

2) талони заповнюються з облікових документів (інвентарних книг), а потім звіряються з фондом на полицях.

Відповідно до першого варіанта перевірки фонду за допомогою контрольних талонів, талони пишуться безпосередньо з документів, що знаходяться на полицях. На кожен примірник видання заповнюється один талон, усі дані для заповнення талонів беруться з титульного аркуша кожного документа, а якщо книга знаходиться у користувача, то з його читацького формуляра або інших облікових форм: читацьких вимог, протоколів електронної видачі документів користувачам.

Одночасно на титульному аркуші опрацьованого документа, поряд зі штампом бібліотеки, проставляється позначка з роком здійснення перевірки.

Усі виявлені помилки, зокрема, у шифруванні документа, розстановці книг на полиці, підлягають уточненню й виправленню. На документи без інвентарних номерів або з нечіткими, подвійними номерами талони не виписуються, їх відкладають до кінця перевірки для з’ясування. Залучені до написання талонів бібліотечні працівники інших структурних підрозділів бібліотеки можуть значно скоротити час перевірки, але потрібно, щоб помічники залишали написані контрольні талони у книгах, а бібліотекар перевіряв правильність їх заповнення.

Інвентаризації підлягають і нові документи, що надійшли до бібліотекидо офіційної дати початку перевірки. Під час проведення поетапної перевірки фонду, яка здійснюється впродовж кількох років, на нові надходження документів також виписуються контрольні талони для перевіряння наявності одиниць зберігання і при цьому бібліотека здійснює обслуговування користувачів у звичайному режимі.

Після написання контрольних талонів на наявний фонд працівники, що відповідають за зберігання фонду, розставляють талони в порядку зростання інвентарних номерів у каталожних шухлядах.

На наступному етапі – контрольні талони починають звіряти із записами в інвентарних книгах. Якщо відомості в талонах збігаються із записом у документах обліку, робиться позначка в інвентарній книзі про наявність документа у фонді. Якщо записані на контрольному талоні відомості не відповідають записам в інвентарній книзі, наприклад, не співпадають назва документа, його вартість та не збігаються або дублюються інвентарні номери, відмітка про перевірку не робиться, контрольний талон переставляється за роздільник „для уточнення”, проводиться повторний розшук документа і з’ясовуються причини невідповідності.

Відсутність контрольного талона на документ означає його втрату і згідно із записом в інвентарній книзі виписується картка на втрачений документ. Із карток на документи, що не знайдені, складається картотека, яка є підставою для підбиття підсумків.

Книги, відкладені для з’ясування, розкладаються за абеткою авторів або назв (за відсутності автора) і звіряються з картотекою відсутніх документів. Якщо книгу знайдено – виправляються помилки, робиться відповідна позначка і документ ставиться на відповідне місце на полиці.

Перевага такої методики перевірки фонду в тому, що вона дає змогу задіяти водночас багато працівників для перевірки в різних частинах фонду.

До того ж і картотеку контрольних талонів можна використовувати неодноразово для наступних перевірок. Незважаючи на те, що написання контрольних талонів потребує чималих затрат часу (додаток 2), розставивши їх за інвентарними номерами у порядку зростання, перевірка записів в інвентарних книгах проходить набагато швидше, ніж звіряння самих видань з інвентарними книгами.

За другим варіантом – контрольні талони заповнюються на основі форм обліку документів (інвентарних книг або „описів інвентарних номерів”) і розставляються відповідно до інвентарних номерів. Контрольні талони з даними, узятими з алфавітного або облікового каталогу, розставляються за алфавітом, потім їх нумерують за порядком і розставляють у горизонтальному положенні. У картотеках контрольних талонів через кожні 500 талонів ставлять роздільники, на яких зазначають їхні номери.

Перевірку фонду здійснюють два працівники: один знімає документ з полиці, називає інвентарний номер і прізвище автора або перші два слова назви. Інший знаходить у картотеці контрольний талон із необхідним номером і за умови збігу даних ставить на ньому позначку перевірки та переставляє його у вертикальне положення. На перевіреному документі теж ставлять позначку перевірки і повертають на місце. Доцільно проставляти позначку перевірки і на книжковому формулярі, – це запобігає подвійному обліку перевірених документів при їх подальшій видачі користувачам.

Після звіряння контрольних талонів із наявним фондом та читацькими формулярами, виймаються ті талони, що залишились у горизонтальному положенні, оскільки саме вони свідчать про відсутність видань у бібліотеці.

Після заходів щодо пошуку відсутніх видань, за контрольними талонами не знайдених документів складається список на вилучення та проставляються відповідні відмітки у документах з облік фонду. Такий спосіб дає змогу прискорити перевірку, адже написання контрольних талонів з інвентарних книг можна здійснити заздалегідь на підготовчому етапі, при цьому бібліотеку під час перевірки не зачиняти.

Після завершення перевірки фонду картотека контрольних талонів не знищується, а згодом використовується як нумераційний каталог: він поповнюється контрольними талонами на нові надходження і з нього вилучаються картки на списані видання.