Координация как функция менеджмента

Главная задача, решаемая на данном этапе, заключается в обеспечении согласованности действий всех подразделений, участвующих в процессе достижения цели.

На данном этапе должно быть определено, как будет осуществляться процесс информирования сотрудников, в организации должна быть разработана и поставлена система документооборота.

Координация осуществляется посредством проведения совещаний, контактов между руководителями, согласованием планов-графиков, внесением в них коррективов.

Совещание– это форма делового взаимодействия людей, связанных между собой формальными отношениями в организационной структуре, в процессе которого вырабатывается групповое решение и распределяется ответственность за него между участниками взаимодействия. Цели проведения совещаний могут быть разными, например:

§ обсуждения начала, хода или завершения тех или иных мероприятий,

§ координирования деятельности различных подразделений;

§ обмен информацией по актуальному вопросу.

Совещание — достаточно дорогой вид служебной деятельности. Поэтому, прежде чем проводить совещание, рекомендуется оценить, можно ли обойтись без него.

Очень часто совещание воспринимается как ПУСТАЯ ТРАТА ВРЕМЕНИ или как ПОЛЕ БОРЬБЫ с внутренними конкурентами за ДОСТУП К ФИНАНСОВЫМ РЕСУРСАМ. Это свидетельствует о неправильном подходе к организации и проведению совещаний.

В некоторых случаях руководителю не стоит прибегать к проведению совещаний, а использовать более короткие собрания с коллегами и подчиненными, так называемый «МЕНЕДЖМЕНТ на ХОДУ» (встречи в кабинете у руководителя или на рабочем месте подчиненных).

Можно выделить следующие типы совещаний:

- Совещание по решению проблемы

- Совещание – отчет/презентация

- Совещание – «обратная связь» (в ходе совещания высказывается оценка действиям или результатам работы отдельных должностных лиц или подразделений)

- Совещание комбинированного типа

Перед проведением совещания необходимо:

1) Определить план и регламент совещания.

Т.е. порядок и продолжительность выступлений, определить перерывы и их продолжительность.

При составлении плана совещания рекомендуется первыми ставить вопросы, которые требуют присутствия приглашенных. После их рассмотрения пригашенные могут уйти.

2) Определить время начала и продолжительность совещания

- Оптимальная продолжительность совещания 1час.

Продолжительность совещания более 2-х часов резко снижает результативность.

- Плановые совещания по решению проблем рекомендуется проводить в середине недели. Информирование - в понедельник или пятницу.

Определяя время начала совещания, необходимо принимать во внимание ритм работы. Чтобы не заставлять людей в течение дня переключаться с одного вида работы на другой, заседания лучше проводить в начале или в конце рабочего дня.

Начало и конец совещания лучше планировать так, чтобы не оставалось «пустых» отрезков времени: если оно закончится за 15 минут до обеда, то это будут потерянные минуты.

3) Информирование участников

Необходимо заблаговременно ознакомить участников совещания с датой, временем и повесткой дня, а также со всеми необходимыми материалами.

Стандартная форма повестки дня совещания

Дата проведения совещания
Тема совещания	_______________________ _______________________	Начало Окончание
Кто собирает совещание		Место проведения
Тип совещания	- Решение проблемы - Отчет – Презентация - "Обратная связь" - Комбинированного типа	Раздаточные материалы	__________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________
Желаемый результат	_______________________ _______________________	Пожалуйста, принесите с собой	__________________ __________________
Руководитель		Процедура проведения совещания	__________________
Ведущий		Как будет приниматься решение	__________________
Секретарь Ведет записи (протокол)	_______________________	Кто будет принимать решения	__________________
Участники	_______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________ _______________________	Примечания	__________________ __________________ __________________ __________________ __________________ __________________
Порядок тем	Ответственные	Процесс	Временные рамки
1. 2. 3.

4) Подготовка помещения и необходимого оборудования

- Помещение должно быть достаточно просторным и проветриваемым, хорошо освещенным

- Число стульев должно соответствовать числу участников. Если кто-то из участников совещания вынужден уйти раньше или прийти позже, то лучше перемещать стул (поставить с приходом и убрать с уходом).

- До совещания необходимо проверить наличие всех технических средств, которые потребуются: есть ли бумага, фломастеры (пишущие), липкая лента, проектор, слайды, удлинители и т. п.