Міжнародні конференції - тимчасові колективні органи, які створюються для розгляду питань, що представляють спільний інтерес. Різниця в найменуваннях міжнародних форумів (наради, конгреси, зустрічі, переговори, саміти) суттєво не впливає на їхнє пртокольно-організаційне забезпечення.
Для організаційного забезпечення конференції її ініціаторами створюється секретаріат (оргкомітет). Його роль полягає в розсилці запрошень, розробці проектів документів, бронюванні готелів, замовленні транспорту, підготовці конференц-залів тощо. Під час роботи конференції секретаріат відповідає за низку адміністративних питань: організацію зустрічі учасників конференції, підтримання зв'язку з місцевою владою тощо.
Обов'язковий елемент конференції- наявність правил процедури, які визначають діяльність її учасників і до яких головуючий апелює у випадку сумнівів або незгоди.
Правилами процедури може бути оговорено механізм підтвердження повноважень учасників конференції. Ці функції зазвичай виконує спеціальна комісія. Результати її роботи доповідаються на першому засіданні. Усі учасники офіційних переговорів будь-якого формату повинні мати офіційні повноваження своїх урядів або інших керівних органів, що їх направили. Не потребують спеціальних повноважень лише офіційні особи країни: глави держав, урядів, міністри закордонних справ. якщо в результаті переговорів посол повинен підписати якийсь договір або угоду, то він обов'язково повинен пред'явити повноваження свого уряду.
|
|
До початку форуму вирішується й питання про офіційні та робочі мови конференції. Офіційні мови - мови, якими видаються всі документи, що отримують статус офіційних. Робочі мови - мови, якими ведуться дебати, складаються доповіді, проекти документів. Проект правил процедури може також містити:• порядок і тривалість дискусії:• порядок внесення пропозицій • кворум конференції • порядок прийняття рішень.
Іноземних гостей, які прибувають на конференцію, зустрічають офіційні представники приймаючої країни відповідно до рівня керівника делегації, а також співробітник (глава, якщо керівник має високий ранг) відповідного дипломатичного представництва. В аеропорту (на вокзалі) піднімаються прапори двох країн; гімни, як правило, не виконуються.
На конференцію можуть бути допущені спостерігачі, яким доручаються лише функції спостереження і які в принципі не мають права брати участь У дебатах. Спостерігачі не мають права голосу під час голосування.
Принцип розсадки делегацій на засіданнях конференції визначається завчасно. У його основі зазвичай лежить алфавітний принцип розміщення згідно з однією з офіційних мов. Розсадка не обов'язково починається з першої літери алфавіту. Для визначення країни, з якої буде починатися розсадка, може проводитись жеребкування.На першому засіданні (відкритті конференції) зазвичай головує представник приймаючої країни (тимчасовий голова). Подальше головування здійснюється на засадах щоденної ротації представників (глав делегацій) всіх країн-учасниць. Країна, з якої починається головування на робочих засіданнях, також визначається за допомогою жеребкування. Далі дотримуються принципу алфавіту.
|
|
До числа процедурних функцій головуючого належить:• відкриття й закриття конференції, оголошення перерви в її роботі;оголошення порядку денного;запрошення виступаючих на трибуну;контроль за дотриманням виступаючими регламенту, передбаченого процедурою;постановка на обговорення й голосування питань, які виникають під час дискусій;оголошення результатів голосування; інформування конференції з усіх питань, які стосуються її роботи.
При необхідності конференція може ділитися на комітети, робочі групи, секції для розгляду різних аспектів питань, винесених на порядок денний.
Хоча персональний склад делегацій на форумі кожен уряд визначає на свій розсуд, бажано, щоб керівники делегацій мали еквівалентний статус.. Керівникам делегацій, незалежно від їхнього рангу та посади, надаються однакові почесті. Протокольне старшинство глав держав на самітах інколи визначається терміном їхнього перебування на посаді. Індивідуальне старшинство делегатів під час прийомів з розсадкою визначається згідно із положенням, яке займає кожен делегат.Членам іноземних делегацій на конференції тимчасово надаються ті ж привілеї та імунітети, що й членам дипломатичних представництв: особистий імунітет та імунітет від юрисдикції; недоторканність документів і офіційного багажу; право користування шифролистуванням, пільги щодо особистого багажу й автотранспорту тощо.
Якщо не були передбачені візити прощання, керівник повинен одразу після повернення в свою країну направити листи або послання з подякою відповідним особам.