2015-08-12
13744
Диаграмма- это графическое представление числовых данных. В Excel используются следующие основные понятия и определения, которые необходимо знать для правильного и эффективного построения диаграмм.
Ряды данных - это наборы значений, которые требуется изобразить на диаграмме (значения функции на оси Y). Например, при построении диаграммы дохода компании за последнее десятилетие рядом данных является набор значений дохода за каждый год.
Категории (аргументы функции на оси Х) служат для упорядочения значений в рядах данных.
Легенда - это условные обозначения значений различных рядов данных на диаграмме.
В Excel имеется около 20 типов двухмерных и трехмерных диаграмм, каждая из которых имеет несколько разновидностей. Рассмотрим некоторые из них:
диаграмма с областями - отдельные ряды данных представлены в виде закрашенных разными цветами областей.
линейчатая диаграмма - отдельные значения ряда данных представлены полосами различной длины, расположенными горизонтально вдоль оси X. Длина полосы соответствует величине числового значения.
гистограмма - линейчатая диаграмма, в которой отдельные значения представлены вертикальными столбиками различной длины.
график - все отдельные значения ряда данных соединены между собой линиями, полученными путем интерполяции. График не стоит использовать, если отдельные абсолютные значения не взаимосвязаны.
круговая диаграмма - сумма всех значений принимается за 100%, а процентное соотношение величин изображается в виде круга, разбитого на несколько секторов разного цвета. В круговой диаграмме допускается только один ряд данных.
кольцевая диаграмма - это особый вид круговой диаграммы. В этом случае сумма всех значений принимается за 100%, а ряды данных представляют собой вложенные кольца, разделенные на сегменты в процентном отношении. Преимущество кольцевой диаграммы перед круговой состоит в возможности одновременного изображения нескольких рядов данных.
радар - это диаграмма, в которой категории представляются лучами, расходящимися из одной точки. Каждое значение ряда данных выделено на оси и соединено с другими замкнутой линией.
XY (точечная) диаграмма - отдельные значения таблицы представляются точками в декартовой системе координат, которые не соединены линиями. Этот вид диаграммы больше всего подходит для представления независимых отдельных значений.
При создании объемных диаграмм с областями используется система координат с тремя осями. Объемная гистограмма, объемная линейчатая и объемная круговая диаграммы позволяют достичь эффекта пространственного представления данных. Объемный (трехмерный) график приобретает форму лент. Принцип построения объемных поверхностных диаграмм напоминает применяемый в картографии способ представления на физических картах высоты участка местности над уровнем моря.
Для создания диаграммы необходимо выделить блок ячеек с данными, а также названиями рядов и категорий. После этого можно воспользоваться командой Диаграмма из меню Вставка или кнопкой Мастер диаграмм на панели инструментов.
Процесс создания диаграммы с помощью Мастера диаграмм состоит из 4 шагов, переход от одного шага к другому осуществляется с помощью кнопки Далее:
1. Ввод интервала данных, выполняется при выделении блока ячеек.
2. Выбор типа диаграммы (стандартной или нестандартной).
3. Выбор подтипа диаграммы (графика, гистограммы и др).
4. 3адание параметров, определяющих интерпретацию выделенных данных. Добавление легенды, названий для диаграммы, ее осей и др.
После нажатия кнопки Готово на рабочем листе будет создана диаграмма. За черные квадратики рамки её можно растянуть, а ухватившись мышью за Область диаграммы - переместить в другое место.
Excel может построить диаграмму только по ячейкам, в которых уже имеются числа, поэтому, если нужно построить график по его уравнению, то сначала эти числа нужно рассчитать и занести в ячейки.
Для редактирования внедренной диаграммы необходимо сначала активизировать редактируемый элемент двойным щелчком мыши, после чего вокруг нее появится рамка, а в строке меню добавятся команды для редактирования диаграмм. С помощью мыши или клавиш управления курсором можно выделить для редактирования любой элемент диаграммы, а именно: область диаграммы, область построения, основание и стенки объемных диаграмм, легенду, оси, текст, стрелки, линии сетки, любой из рядов данных и др.
Для добавления на диаграмме названий, легенд или меток данных можно воспользоваться командой Параметры диаграммы из меню Диаграмма. Если названия на диаграмме уже присутствуют, то после выделения их можно откорректировать как обычные текстовые поля.
Часто возникает необходимость дополнить диаграмму новыми данными. Для этого используется команда Добавить данные из меню Диаграмма, после чего в таблице исходных данных выделяется интервал с новыми данными, а в открывшемся диалоговом окне задается способ их интерпретации.
Большой интерес представляют комбинированные диаграммы, на которых разные ряды данных отображаются в виде разных типов диаграмм. Для создания такой диаграммы в окне Мастера диаграмм необходимо выбрать тип Настандартные, подтип График\Гистограмма. Мастер диаграмм разбивает исходные ряды данных примерно пополам и отображает их в виде двух разных диаграмм. Такие пропорции не всегда бывают удобны, как например, для представления на диаграмме ежемесячных объемов продаж трех видов товаров, а также их суммарной величины. В этом случае можно использовать следующий прием:
- создать обычную диаграмму для всех четырех категорий данных, включая суммарный объем продаж;
- одним из описанных выше способов выделить на гистограмме ряд данных суммарного объема продаж;
- в меню Диаграмма выбрать команду Тип диаграммы,
- в открывшемся окне выбрать новый тип диаграммы для суммарного объема продаж.
В результате получится комбинированная диаграмма, отображающая гистограмму объемов продаж отдельных товаров на фоне области суммарных продаж.
Если данные на диаграмме имеют слишком большой диапазон значений, то удобно использовать логарифмическую шкалу. Для этого в Мастере Диаграмм выбирается подтип диаграммы Логарифмическая из типа Нестандартные.
Иногда, как в рассмотренном выше примере, для отдельного ряда данных удобно использовать вспомогательную ось. Для этого выбирают подтип График(2 оси).
Основные средства анализа данных, содержащихся в таблицах
Формирование итогов и сводных таблиц. Группировка строк и столбцов. Консолидация таблиц и их частей. Процедура транспонирования данных.
Работа со списками: сортировка записей, фильтрация данных. Компьютерный практикум.
Списки и средства их обработки. Списком в Excel является таблица, строки которой содержат однородную информацию. В предыдущих версиях Excel и других табличных процессорах такая таблица называлась «базой данных», сейчас чаще встречается термин «список». Как правило, в виде списка оформляется та информация, которую кроме хранения необходимо каким-либо способом обрабатывать: систематизировать, обобщать, находить, делать выборку и т.д.
Список состоит из трех структурных элементов:
1) Заглавная строка – это первая строка списка, состоящая из заголовков столбцов. Заголовки столбцов – это метки (названия) соответствующих полей.
2) Запись – совокупность компонентов, составляющих описание конкретного элемента (строка таблицы).
3) Поля – отдельные компоненты данных в записи (ячейки в столбце).
Существуют правила создания списка, которых необходимо придерживаться при формировании списка, чтобы иметь возможность использовать так называемые функции списка.
Правила формирования списка таковы:
1) Рабочий лист должен содержат только один список, т.к. некоторые операции, например, фильтрование, могут работать только с одним списком.
2) Если на рабочем листе кроме списка необходимо хранить и другие данные, список необходимо отделить пустой строкой и пустым столбцом. Причем лучше не размещать другие данные слева и справа от списка иначе они могут быть скрыты во время фильтрации списка.
3) Заглавную строку лучше дополнительно отформатировать, чтобы выделить среди строк списка (использовать форматы, отличные от тех, которые применены к данным списка).
4) Метки столбцов могут содержать до 255 символов.
5) Не следует отделять заглавную строку от записей пустыми строками или строкой, содержащей линию из символа «дефис».
6) Список должен быть составлен так, чтобы столбец содержал во всех строках однотипные значения.
7) При вводе значения поля нельзя вставлять ведущие пробелы, это может привести к проблемам при поиске и сортировке.
8) В списках можно использовать формулы
Списки могут обрабатываться, как обычные таблицы. Т.е. для редактирования данных могут применяться все рассмотренные ранее возможности. Однако значительно упростить работу с записями списка позволяет команда Форма меню ДАННЫЕ. Использование формы данных позволяет:
добавить записи в список;
организовать поиск записей в списке;
редактировать данные записи;
удалять записи из списка.
Excel содержит средства формирования сводной информации для проведения анализа данных.
Сводная таблица – это таблица, предназначенная для более наглядного представления и анализа данных из существующих списков и таблиц.
Сводная таблица может быть создана:
на основе данных любой таблицы или области таблицы рабочего листа;
на основе данных нескольких таблиц, полученных в результате консолидации данных;
на основе данных сводной таблицы;
на основе данных, находящихся во внешнем источнике данных Microsoft Access, FoxPro, dBase и т.д.
Подбор параметра позволяет определить неизвестное значение (параметр), которое будет давать желаемый результат.
При подборе параметра Excel использует итерационный процесс. Он проверяет для изменяемой ячейки одно значение за другим, пока не получит нужное решение.
Поиск решений может применяться для решения задач, которые включают много изменяемых ячеек, и помогает найти комбинацию переменных, которые максимизируют или минимизируют значение в целевой ячейке. Он также позволяет задать одно или несколько ограничений условий, которые должны выполняться при поиске решений.
Средства защиты данных в Excel позволяют защищать книги, структуры книг, отдельные ячейки, графические объекты, диаграммы, сценарии и окна от несанкционированного доступа или изменения. По умолчанию Excel блокирует (защищает) ячейки, графические объекты, диаграммы, сценарии и окна, но эта защита не вступает в силу, пока не выполнена команда Защита.
Автоматизация расчетов в электронных таблицах
Как и любая другая электронная таблица, MS Excel предназначен прежде всего для автоматизации расчётов. На практике в профессиональной деятельности встречаются довольно сложные расчёты.
При заполнении таблицы принято задавать расчётные формулы только для “первой” (начальной) строки или “первого” (начального) столбца, а остальную часть таблицы заполнять формулами с помощью режимов копирования или заполнения. Прекрасный результат даёт применение автокопирования формул с помощью автозаполнителя.
При копировании происходит транспонирование адресов. При копировании формулы из одной ячейки в другую Excel по-разному реагирует на формулы с относительными и абсолютными ссылками. Для относительных Excel по умолчанию производит транспонирование адресов, в зависимости от позиции ячейки, в которую копируется формула.
При копировании формул компьютер сразу производит расчёты по ним, выдавая быстрый и наглядный результат.
В таблице часто требуется вычислить итоговую сумму по столбцу или строке. Для этого Excel предлагает функцию автоматической суммы, выполняемой нажатием кнопки (“Автосумма”) на панели инструментов.
Если мы введём ряд чисел, установим курсор под ними и выполним двойной щелчок мышью по значку автосуммирования, то произойдёт сложение чисел.
В последней версии программы справа от значка автосуммирования имеется кнопка списка, позволяющая произвести вместо суммирования ряд часто используемых операций.
Некоторые вычисления можно производить вообще без ввода формул.
Начиная с версии Excel 7.0 в электронную таблицу была встроена функция автовычисления. Теперь в электронных таблицах Excel имеется возможность быстрого выполнения некоторых математических операций в автоматическом режиме.
Чтобы увидеть результат промежуточного суммирования, достаточно просто выделить необходимые ячейки. Этот результат отражается и в строке состояния в нижней части экрана.
Для упрощения ввода и снижения количества ошибок в Excel имеется “Мастер функций”. Для ускорения выбора функций “Мастер функций” “помнит” имена 10 недавно использованных функций в соответствующей группе. В нижней части окна отображается краткая справка о назначении функции и её аргументах.
Нередко нужно произвести сложение чисел, удовлетворяющих какому-либо условию. В этом случае следует использовать функцию СУММЕСЛИ. Рассмотрим конкретный пример. Допустим необходимо подсчитать сумму комиссионных, если стоимость имущества превышает 75 000 руб. Для этого используем данные таблицы зависимости комиссионных от стоимости имущества.
Запускаем “Мастер функций” и в категории “Математические” выбираем функцию СУММЕСЛИ, задаём параметры. В качестве диапазона для проверки условия выбираем интервал ячеек А2:А6 (стоимость имущества), а в качестве диапазона суммирования — В2:В6 (комиссионные), при этом условие имеет вид (>75000).
Имеется возможность присваивания имён отдельным ячейкам или диапазонам, которые затем можно использовать в формулах наравне с обычными адресами. Имена могут состоять из букв (в том числе русского алфавита), цифр, точек и символов подчёркивания.
В состав MS Excel входит набор шаблонов — таблицы Excel, которые предназначены для анализа хозяйственной деятельности предприятия, составления счёта, наряда и даже для учёта личного бюджета. Они могут быть использованы для автоматизации решения часто встречающихся задач. Так, можно создавать документы на основе шаблонов “Авансовый отчёт”, “Счёт”, “Заказ”, которые содержат бланки используемых в хозяйственной деятельности документов. Эти бланки по своему внешнему виду и при печати не отличаются от стандартных, и единственное, что нужно сделать для получения документа, — заполнить его поля.
Excel позволяет пользователю самому создавать шаблоны документов, а также редактировать уже имеющиеся.
Для таких случаев в Excel, как и во многих других программах, которые работают с электронными документами, предусмотрена возможность создания и редактирования шаблонов для часто используемых документов. Шаблон Excel — это специальная рабочая книга, которую можно применять как образец при создании других рабочих книг того же типа. В отличие от обычной книги Excel, имеющей расширение *.xls, файл шаблона имеет расширение *.xlt.
При создании документа на основе шаблона программа Excel автоматически создаёт его рабочую копию с расширением *.xls, добавляя в конец имени документа порядковый номер. Шаблон-оригинал при этом остаётся нетронутым и может быть впоследствии использован повторно.
Контрольные вопросы
1. Что такое электронная таблица и каковы ее основные функции?
2. Типы данных, используемые в электронных таблицах.
3. Что называется ячейкой?
4. Что такое рабочий лист и рабочая книга?
5. Что такое формула?
7. Какие бывают ссылки? Дать определения.
8. Какие средства редактирования данных в Excel вам известны?
9. Какие операции можно выполнять над рабочими листами книги?
10. Что такое функция?
11. Чем отличается формула от функции?
12. Что такое форматирование рабочего листа?
13. Перечислите параметры форматирования рабочего листа.
14. Что такое условное форматирование и для чего оно предназначено?
15. Для чего защищают данные в таблицах?
16. Как скрыть содержимое рабочего листа?
17. Что такое список?
18. Из каких структурных элементов состоит список?
19. Что позволяет использование формы данных?
20. Почему нельзя отредактировать поля содержащие формулы?
21. Что такое сортировка списков?
22. Перечислите способы фильтрации данных.
23. Для чего предназначен расширенный фильтр?
24. Какие существуют критерии отбора расширенного фильтра?
25. Что такое консолидация?
26. Перечислите способы консолидирование данных. Назначение каждого способа.
27. Для чего предназначена сводная таблица?
28. Назначение команды Подбор параметра.
29. Для решения каких задач применяется «Поиск решения»?
30. Как построить диаграмму?
31. Перечислите основные компоненты диаграммы?
32. Какие типы диаграмм вы знаете, для использования интерпретации данных электронных таблиц?
33. Назначение MS Map?
