За необхідності може бути проведене попереднє обговорення кваліфікаційних робіт у формі, яку встановлює випускова кафедра. Таке обговорення має на меті проведення студентом аналізу пропозицій і зауважень, доопрацювання роботи для її захисту на ДЕК та одержання кафедрального допуску до захисту, оформленого протокольно.
Якщо кваліфікаційна робота не підготовлена у визначений термін або за ухвалою кафедри визнана як неякісна, студент відраховується з університету як такий, що не виконав навчального плану.
Рішення про допуск кваліфікаційних робіт до захисту приймається на засіданнях випускових кафедр. Витяг із протоколу засідання подається не пізніше, як за 2 тижні до захисту в навчальний відділ (для студентів заочної форми навчання – у заочний відділ) для підготовки відповідного наказу.
До початку роботи ДЕК кваліфікаційні роботи, допущені до захисту, зберігаються на випусковій кафедрі.
За три дні до захисту голова ДЕК має ознайомитися з кваліфікаційною роботою.