2015-09-06
476
В ГОСТе 1998 года понятия «Комплекс документов» нет. Вместо него включен термин «Дело» - это сов-сть док-ов или док-т, относящийся к одному вопросу или участку деят-ти, помещ-ый в отдельн.обложку, т.е. дело явл-я первичным комплексом. Теория и практика док-ведения и архивного дела оперируют след.призн.формир-я дел:
1. номин, т.е. по названию вида документа (приказы, акты, постановления);
2.предм-вопр, т.е. док-ы формир-ся по их содержанию, предмету или вопросу (произв-ная практика студентов, научная работа кафедры);
3. авторский –групп-ку док-ов 1 автора (учреждения, отдельного лица, комиссии);
4. корреспонд– применяется чаще всего для групп-ки писем, за основу берется кор-дент, с кот.ведется переписка (упр-е ВУЗов мин-ства образования);
5. географ– сходен с кор-тским, но различ.в том, что в комплекс объед.неск.корреспондентов, находящихся на определенной территории.
6. хронолог. – в соотв.с ним в первичн.комплекс групп-ся док-ты за опред-ный промежуток вре-мени (приказы мин-тва образ-я за ноябрь 2007 года).
|
|
|
Групп-ка док-ов в первичные комплексы док-ов произв-ся не по 1, а по нескольким признакам завед.дел, такое сочетание дает возм-сть глубже раскрыть состав и содерж-е сгруп-ного комплекса документов и четко формулировать их название.
Напр: Отчеты ПГИИК за 2006 год - номи-нальный авторский, хронологический
Групп-ка док-ов в перв.комплексы док-тов:
- позволяет лучше организовать справ-инф-ную службу учреждения;
- сокращает время на поиск нужных доку-ментов;
- помогает улучшить постановку контр.исп. док-в.
Впервые групп-ку док-ов в первичн.комплексы осущ-ять в приказах 16–17 в. Основн.приемом был столбц.способ. Были преимущ.в том, что дела из склеен.док-ов в столбцы гарантировали от утери отдельн.док-ов или их изъятия и замены подложными. Были неудобства, связ.с тем, чтобы найти нужный док-т, нужно было развернуть весь столбец. В 18 веке способом формирования дел были тетради, затем книги, т.е. сброшюрованные тетради, превращались в книги. В 19 и начале 20 века домин-щее положение занимал книжный способ завед-я дел, но в модерниз-ном виде. Для брошюровки док-ов начали применять изгот-ные из плотной бумаги обложки, в кот.док-ы подшивались нитками по мере из исп-ния. В сер.19 в.такие обложки стали изгот-ть в типографиях по заказам учр-я. На обложках типографским способом указ: - название учреждения (иногда структурного подразделения) - слово «ДЕЛО №»- заголовок дела
- крайние даты. В рез-те время на изгот-ие об-ложки значит.сокращ, и улучш.ее внешний вид. Практика групп-ки и хран-я док-ов продолжала сохр-ся в советских учр-ях и до наст.времени. Твердые папки из картона появ.в сер.20-х г.и назыв.скоросш-лями.
Док-ты, сгруп-ные в учр-ях в первичные комплексы – дела должны хранится в структ. Подразд-я в теч.2-х лет, т.е. еще 1 г.после оконч-я текущ. года.
