2015-09-06
246
Рег-ия док-тов – это этап работы с док-тами и опред-ся как «запись учетных данных о док-тах, по установленной форме фиксирование факта их создания, отправления или получения» (ГОСТ Р 51141-98).
Рег-ия осущ-ся путем проставления на док-те индекса или даты с последней записи с необх.й записью на док-те рег-ой формы. Значение заключ. в возможности в любое время и кратчайшие сроки выдать нужную справку по док-ту или найти сам док-т.
Рег-ия док-тов необх. для: - учета кол-ва док-тов; - обеспечения сохр-ти док-тов, устранение возможных их потерь; - обеспечения возможности выделения контроля исп-ия док-тов; - обеспечения поиска док-тов в инф.-справ. целях.
Рег-ии подлежат все док-ты, требующие спец. использования, учета, исполнения и использования в инф.-справ. целях. Док-ты, полученные только для сведения, и не треб. ответа и исполнения - не рег-ся.
В инструкции по ДП в приложении «Перечень нерег-ых док-тов» отмечены след-ие док-ты не подлежащие рег-ии: - рекламные письма, поздрав. телеграммы, приглаш., программы семинаров; - печатные издания (кн., брош., Жур.); - пакеты с пометкой «лично»; - копии нормат. док-тов; - инф-ые материалы.
Рег-ия д.б. однократной. Док-ты, спец-ых систем док-тации (план., бухг.) рег-ся в соотв. подр-ии, в службе ДОУ на них ставится только дата поступления. Внутр. док-ты должны рег-ся в день подписания, вход. - в день пост., исход. – в день отправки. Для вход., исход. и внутр. ведутся реги-ые формы с самостоят. рег. номерами.
Нормативная база рег-ии док-тов: - перечень док-тов, не подлеж. рег-ии в сл. ДОУ; - перечень стр. подр. с их условными обозначениями; - номенкл. дел; - классификатор дел; - список подвед-ых подр-ий; - список постоянных корреспондентов.
Виды рег-ии: *Журнальная; * Карточная; *Автом-ая.
Жур-ая форма прим-ся в небольших орг-иях, где, как правило, поступ. док-ты рег-ся и отдаются на рассмотрение и исполнение. В орг-иях, со значительным д/о данная форма не применяется, т.к. имеет недостатки:
* общая док-тация создает сложности поисковой, справочной и контрольной работы;
* отсутствие возможности отразить движение док-та в процессе движения и исполнения.
Карточная форма лишена недост. жур. формы. Для рег-ии всех видов применяется единая рег. контрольная карточка (РКК). РКК имеет типовой состав фиксируемых сведений о док-те:
Индекс – прост-ся на рег-ом вход., исход. или внутр. док.;
Дата – подписания или поступления док-та;
Корресп. – название учр-ия куда напр-ся или откуда поступил док.;
Содержание – вид док-та и его заголовок;
Об исполнении – отражается решение вопроса, дата, индекс ответного письма;
Контрольная отметка – сведения о контроле за сроками.
Доп-ся вариант слияния или разделения граф, в завис. от специфики работы учр-ия и его ДП.
Предложения, заявки, жалобы граждан рег-ся на РКК имеющие рек-ты:
на лицевой стороне: корресп.; ФИО; адрес; телефон; отметка о предыд. обращении; вид док-та; кол-во листов; автор; дата; индекс сопровод. письма; краткое содерж. док-та, отв-ый за исп-ие; резолюция; срок исп-ия.
на оборотной стороне: дата передачи на исп-ие; исп-ель; дата; индекс ответа; адресат; содерж.; отметка о снятии с контроля; номер дела.
Реком-ся изготавливать РКК на формате А5, что дает возм. заполнять все зоны карточки.
Автом-ая (эл-ая) форма. Ввод учетной инф-ии в СДОУ осущ-ся заполненной машино-ориентиров. РКК. В автом-ую сист. может вводиться как краткое содерж. док-та, так и полный текст. Прямой вход в АСДОУ с док-та без предварит. заполнения РКК яв-ся наиб. экон-ым.
