Унифицированные сист. док-тации: их назначение, порядок разработки, внедрение и ведение

УСД – это сист. док-ции, созданная по единым правилам и требованиям и содержащая инф-ию, необходимую для упр-ия в опр-ной отрасли деят-сти.

В соответствии с ПР 50733-93 УСД включает: комплекс взаимосвязанных общероссийских УФД; средства ведения УФД; нормат. и методические д-ты Госстандарта РФ и др. министерств и ведомств по разработке, внедрению и ведению УСД.

Цель создания УСД – опр-ие и установление рационального состава форм д-тов, а также совок-и взаимоувязанных технико-экономических и соц-ных показателей в них.

Задачи создания УСД:

*Уст-ие единых требований к порядку разработки, утверждения и рег-ии УФД.

*Упоряд-ие инф-ых потоков в народном хоз-ве, в упр-нии, обеспечение взаимод-ия автом-ых систем обраб. данных на основе широкого применения соврем. средств связи, ВТ и оргтехники.

*Искл-ие форм д-тов, дающих возм-ть сбора, перераб. и обраб. инф-ции, не вызываемой действит-ми потребностями в упр-нии, сокращение кол-ва д-тов. (ГОСТ 6.10.1-88 «УСД. Основные положения»).

Каждая орг-ция в своей деят-сти работает с обязательными общерос-ми УСД. В соотв. с ПР 50733-93 процесс разраб-ки УФД, входящих в общерос-ие УСД, проходит след. этапы:

Орг-ция разработки УФД (головная орг-ция проводит предварит. исследование вопроса, готовит техническое задание, к-ое подписывают головная орг-ция по разраб-ке УСД, орг-ции-соисполнители, орг-ции обяз-ного согласования, ВНИИКИ).

Разработка проектов УФД и их согласование (головной орг-цией провод-ся исследование док-оборота, инф-ных потоков по той фун-ии, для реализации к-ой предназначена разрабатываемая УСД, разраб-ка формуляра-образца УФД).

Утверждение и рег-ия УФД (окончательная редакция УФД согласовывается с Госстандартом и др. заинтересованными орг-циями. При положит. рез-тах согласования УФД утвержд-ся мин-вом разработчиком. После утвержд-ния общероссийские УФД представл-ся для гос-ной рег-ии. После нее эти формы обяз-ны для применения во всех мин-вах и вед.х, учр-ях, орг-ях, пред-ях не зависимо от их административной подчиненности, орг.-правовых форм и форм собственности).

Тиражирование бланков д-тов (мин-ва-разработчики УСД обеспечивают издание утвержденных УФДи доведение их до соответств. мин-в и ведомств. Сущ-ют 2 формы издания УФД: в виде сброшюрованных альбомных форм и в виде несброшюр. комплектов форм для внедрения. В стадию тиражир-ния включен и процесс внедрения УФД в соответств. мин-вах и вед.х. Этапы внедрения УСД: 1). Издание приказа о внедрении УСД. 2). План орг.-технических мероприятий по внедрению УСД. 3). Назначение сотр-ков, ответственных за процесс внедрения УСД. 4). Орг-ция методич., матер.-технич. Обеспечения внедрения, сроки выполнения работ и отчетности. 5). Установление контроля за внедрением УСД в учр-ниях и орг-циях.).

Ведение УФД (1. Внесение изменений и дополнений в ГОСТы, руководящие д-ты Госстандарта РФ и др. нормат. д-ты на УСД, а также в УФД и их состав. 2. Разработка новых форм д-тов и исключение недействующих в целях обеспечения достоверности и полноты инф-ции. 3.Поддержание в достоверном состоянии эталонов классов ОКУД, контрольных экз-ров ОКУД, табелей применяемых форм д-тов и альбомов форм д-тов.)

Головные орг-ции-разработчики УСД проводят сист. ведения УСД на основе спец. положений, к-ые указывают инф-ную базу сист. ведения УСД: эталонный массив (УФД УС); контрольный массив (УФД разных УСД, используемых данным мин-вом, вед.м); картотека изменений УФД, используемых в данном мин-ве.