2015-09-06
532
Док-тирование КИ включает в себя: а) опр-ие состава внутренних и отправляемых Д.; б) изготовление Д. а) состав ДИ зависит от компетенции и фун-ий предприятия, хар-ра его деят-ти, взаимосвязи с др.и предприятиями. Опр-ие состава КТ д. начинаться с разработки перечня сведений, составляющих КТ. такой перечень разрабатывается самим предприятием-собственником И. В данном случае отсутствует возможность типового перечня, так как предприятие все разные. Правовым основанием для установления таких сведений яв-ся нормат. акты. Разработкой такого перечня д. заниматься ЭК: - на 1 этапе устанавливается весь состав циркулирующей на предприятии И., отраженной на любом носителе любым способом и в любом виде. Эта И. классифицируется по тематическому признаку; - на 2 этапе определяется, какая из имеющейся И. д.б. конфиденциальной и отнесена к КТ. Законодательством вводится 2 ограничения на отнесение И. к КТ: 1. не мб отнесена И,, составляющая гос. тайну; 2. к КТ нельзя относить И., к-ая дб общедоступной в целях предупреждения сокрытия правонарушений и предотвращения нанесения ущерба интересам государства, физич./ юридич. лицам. Перечень такой И. содержится в: ФЗ «Об И….», ФЗ «О КТ»; Постановление Правительства «О перечне сведений, к-ые не м. составлять КТ». Эти нпа дублируют друг друга. Не м. составлять КТ И.: - содержащаяся в учредительных Д.; - содержащаяся в Д., дающих право заниматься предпринимательской деят-тью; - содержащаяся в годовых отчетах, бухгалтерских балансах, формах гос. стат. отчетности и формах Д., связанных с исчислением и уплатой налогов и др. платежей; - содержащая сведения об оплачиваемой деят-ти гос. служащих, о задолженностях работодателей по всем выплатам, о численности и составе и наличии свободных раб. мест; - о деят-ти благотворительных и др. некоммерческих организаций; - о размерах имущества и вложенных средствах при приватизации предприятия; - о ликвидации юр. лица. Отнесение перечисленных сведений в разряд свободной И. не означает, что ее м. получить те, кто имеет право контроля за такой И. Третье ограничение, не предусмотренное законодательством, но фиксируемое здравым смыслом (Алексенцев): е. затраты на защиту И. превышают ее стоимость, то придание статуса КИ теряет смысл. После установления состава КИ определяется степень ее конфиденциальности, те показатель уровня закрытости И. Уровень закрытости зависит от величины ущерба. к-ый м. наступить при утечке И. Наиболее распр-ным яв-ся деление И. на 2 степени: - массовый (конф-но); - редкий (строго конф-но), присваивается Д. лично рук-лем. – на 3 этапе опр-ся конкретные сроки конф-ти И., при истечении к-ых конф-ть снимается. Результаты оф-ся перечнем сведений, составляющих КТ. при значительном объеме конф-х сведений, они классифицируются по разделам в соответствии со сферами деят-ти предприятия. Перечень подписания председателем и всеми членами ПДЭК, вводится в действие приказом рук-ля. С приказом и перечнем необх. ознакомить под расписку всех сотрудников предприятия, работающих с КИ. Копии перечня (выписки из него) дб направлены физ./ юр. лицам, к-ым в силу своего служебного положения известна КТ ее обладателя. Дополнение и изменение состава включенных в перечень сведений, а также изменение степени крнф-ти м. осуществляться с разрешения рук-ля предприятия. При существенном изменении состава сведений перечень д. составляться заново. После этого необх. установить виды Д., в к-ых эта И. дб зафиксирована и определять круг лиц, имеющих право составлять, подписывать, утверждать каждый вид Д., а также предприятие, на к-ое Д. д. направляться. Состав КД д. определяться ЭК.
Подготовка КД д. начинаться с учета, оф-ния и выдачи исполнителям носителя И,, на к-ый будут составляться черновики и проекты Д. Носителями док-тированной КИ мб: - для традиционных текстовых Д. – спец. блокноты с пронумерованными листами, рабочая тетрадь для больших по объему Д., отдельные пронумерованные листы, типографские формы и бланки Д.; - для чертежно-графических Д. – пронумерованные листы ватмана, кальки, пленки; - для МЧД – маркированные и пронумерованные магнитные ленты, диски; - для АВД – маркированные и пронумерованные кассеты с магнитной пленкой, кассеты с кинопленкой, лазерные диски; - для фотоД. – маркированные и пронумерованные кассеты с фотопленкой, фотобумагой, микрофиши, слайды, кассеты и микрофотопленкой. Основные задачи учета носителей КИ (Д. предварительного учета): - закрепить факт принадлежности носителю категории (степени) конф-ти и ограниченного доступа; - присвоить носителю учетный номер и включить его в справочно-И. банк для обеспечения контроля за использованием и проверкой наличия; - док-тировать факт перемещения носителя между сотрудниками, закрепление персональной ответственности за его сохранность. Назначение учета носителей КИ в том, чтобы обеспечить безопасность И., контроля за ней не только в подлиннике Д., но и во всех черновых материалах, вариантах и редакциях Д. Все носители предназначенные для черновиков и проектов, учитываются предварительно, до внесения в них записей. Перед взятием на учет носители оф-ся след-им образом: - на обложках спецблокнотов сотрудник подр-ения КДП проставляет «спецблокнот»; в правом верхнем углу гриф конф-ти, листы нумеруются; - на обложках раб. тетради указывается вид носителя, гриф К., инициалы и фамилия исполнителя; - на любом носителе предназначенном для составления конкретных Д., указывается наименование этого Д. Учет носителей осущ-ся в спецжурналах.
Проекты КД м. изготавливаться: - рукописным способом; - на пишущей машинке; - при помощи печатающих устройств средствами ВТ. Печатание проектов текста Д. производится в подр-ении КДП. На 1 листе черновика дб проставлено кол-во необх.х экз. и фамилия исполнителя. При приеме от исполнителей черновиков, составленных на любом бумажном носителе, сотрудник подр-ения КДВ: - проверяет соответствие черновика перечня издаваемых КД; - проверяет наличие и правильность оф-ния необх.х рек-тов; - просчитать кол-во листов черновика в спецблокнотах, изымает их; - просчитать кол-во листов черновика, испол. на отдельном листе бумаги. Спецблокнот возвращается исполнителю, а за получение отдельных листов бумаги, типовой формы Д., рабочей тетради сотрудник подр-ения КДВ выдает разовую расписку. После проведения этих операций данные о черновике вносятся в карточку или «журнал учета изданных Д.», имеющих опр-ные графы. При приеме черновиков т. заполняются соответствующие графы. учетный номер будущего Д. указывается и на черновике. После печатания проекта Д. заполняются соответствующие графы журнала изданных Д. Проект Д. передается вместе с черновиком исполнителю под подпись. Разовая расписка, выданная ранее исполнителю за получение черновика (носителя) возвращается сотруднику подр-ения КДВ и уничтожается. После обработки проекта текстового Д. исполнитель д. проставить №№ экз., завизировать оставшиеся на предприятии экз, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать, а при необх.сти – утвердить проект. После этого все экз. Д. вместе с черновиком передаются в подр-ение. Черновик, проект и лишний экз Д. разрывается и помещается в урну. В журнале пишется или проставляется штамп «уничтожен», заверяется подписью сотрудника подр-ения КДВ и проставляется дата. Отметка оф-ся след-им образом: «уничтожен как черновик» №… испорченные листы бумаги, ватмана, кальки, миллиметровки уничтожаются как листы черновика. В урну помещается использованная копировальная бумага, красящая лента. Содержимое уничтожается путем сжигания. уничтожение производится, как правило, по окончании квартала, после проведения проверки наличия и Д. за истекший квартал. Это позволяет в случае недостачи к-л Д. проверять содержимое урны на предмет случайного помещения в нее недостающих Д. Об уничтожении макулатуры по решению рук-ля предприятия м. составляться акт уничтожения макулатуры. Макулатура м. уничтожаться с помощью бумагорезательной машины. Листы разрезаются на кусочки 2.5. мм, что гарантирует невозможность восстановления текста. После уничтожения таким способом т. м. составляться акт. Т. в тексте вместо слова «сжигание» употребляются слова «уничтожение путем измельчения машиной». Е. Д. предаются в подр-ение КДВ и переводятся на учет выделенного хр., в журнале учета Д. ему присваивается номер по учету Д. выделенного хр.. Е. изданный Д. подлежит отправлению сопроводительным письмом, то оно сост-ся и оф-ся в соответствии с требованием текстовых Д., рег-ия за самостоятельным учетным номером, на нем проставляется гриф конф-ти, соответствующий грифу приложения. Рег-ия сопроводительного письма обусловлена тем, что оно печатается позднее приложения и е. не окажется грифа, оно будет открытым. Подр-ение КДВ наряду с рук-лями подр-ений д. осуществляться контроль за соответствием издаваемых Д. перечню КД. Этот контроль обусловлен тем, что составители Д. нередко допускают нарушения и отступление от перечня. Эти отступления мб по след-им направлениям: - завышение, занижение грифа К-ти Д.; - проставление грифа на Д., не содержащих К-ые сведения; - необоснованное включение Ки в Д. и превращение открытых Д. в КД.; - неправильное адресование Д. Эти нарушения вязаны с тем, что сотрудник мб невнимательным, плохо знающим перечень издаваемых КД и связны с перестраховкой.
Оф-ние офиц. конф-ых док-тов регламентируется соответствующими нормативными актами. Чертежно-графические док-ты оф-ся в соответствии с нормами, установленными для систем проектной, конструкторской и технологической док-тации. При этом оф-ние конфиденциальных док-тов отличается от оф-ния открытых док-тов только проставлением грифа конфиденциальности и номеров экз-ров. Текстовые док-ты оф-ся по установленным правилам оф-ния различных систем упр-кой док-тации. Эти правила вписываются в правила оф-ния док-тов, входящих в сист. организационно-распорядительной док-тации, к-ая яв-ся самой большой по видам и объему док-тов и сущ-ет во всех орг-иях, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.
Отличия состоят, во-первых, в том, что нек-ые однотипные рек-ты конфиденциальных и открытых док-тов различаются оф-нием, а во-вторых, конфиденциальные док-ты имеют специфические рек-ты, к-ые отсутствуют у док-тов открытых.
Отличия в оф-нии конфиденциальных док-тов касаются след-их рек-тов:
■ регистр-ый номер док-та; ■ ссылка на регистр-ый номер и дату док-та;■ адресат; ■ отметка о наличии приложения; ■ отметка об исполнителе; ■ отметка о поступлении док-та в организацию.
Учету подлеж. все без искл-ия изгот-ые на предприятии/орг-ии и полученные ими КД. Учет осущ с целью: - обеспеч-ия сохран-ти Д; - созд-ие возм-ти для быстр. нах-ия; - к-ля исполнения; - наведение необх-ых справлк о Д без привлечения самих Д.; - для проверки наличия Д. Учет КД вкл. в себя: - привсвоение, присвоение в учетных формах и на Д. регисрационных №№; - запись учетных и поисковых данных о Д. (дата, автор, заголовок, к-во листов, местонах-ие). Учет КД подразд-ся на 3 вида: а) учет изд-ых Д.; б) учет поступивших Д.; в)учет Д. выделенного хр.. Независимо от вида учета КД их м. учитыв. в журналах и карточках. Преим-ва карточного способа учета: - сокращ времени на поиск Д. за счет помещения их в соответств-ие рубрики картотек; - дает возм-ть осущ. ручной к-ль исполнения без изгот-ия спец. контрольных картотек; - ускор и повыш. кач-во проведения проверок наличия. Карточный способ учета целесообразно использ-ть при большом объеме Д. При карточном способе рекоменд. вести контрольный журнал для рег-ии карточек, к-ые завод-ся отдельно и для носителей. Они м. иметь след-ую форму: учетн. № Д (носителя), местонах-ие Д. (носителя); - отметка о проведении проверок наличия Д (носителей). Журналы/ картотеки учета изд-ых и поступивших Д. ведутся за опред-ый год. Неисполненные в текущ. году Д. подлеж переводу на учет след-го года с сответств-ей отметкой в учетн. формах текущ. года. Журн./ картотеки учета Д. выделенного хр. вед-ся непрерывно, № каждого года продолж. № предыд-их лет. Это вызв. тем, что выдел-му хр. подлеж, как прав, Д. пост. и долговрем. хр.. В формах учета КД запрещ произв. подчистки и исправления с применением корретир-ей жидкости. Ошиб-ая запись зачерк-ся 1 чертой, а вносимые исправления дб заверены подписью сотрудника КДВ с проставления даты. Листы журналов учета Кд дб предвар-но пронумер-ны, опечатаны печатью подразд-ия КДВ.
Учет изд-ых КД осущ. на стадии подготовки их проектов, издаваемые на предпр. конфид. ОРД, а также протоколы помимо учетного № д. иметь ежегодн. порядков. нумерацию в пределах кажд. из этих видов Д. для обеспечения последовательности проставления таких №№ и ускорения поиска Д. рекоменд-ся вести журн. учета изд-ых РД и протоколов. Сущ. журн. учета «изданных КРД и протоколов» - 7 граф.
КД д. доставл-ся м/ж предприятиями в оф-нных запечатанных пакетах, к-ые целесообразно учитывать в момент их получения, поэтому реком-ся вести журн. учета поступивш. К-ых пакетов, к-ые предназн. для проставлен. отметок о взятии поступивш. Д. на разл. виды учета, а т. о возврате ошибочно присланных. Журнал им. 9 граф. При получении пакетов реком-ся провер на пакете наличие грифа К-ти, соответствие адресата, проставленных №№, целостность упаковки, сохранность подшивки и оттиска печати. сотрудник подпис. сопроводит письмо в сопроводит. Д. за принятые пакеты с проставлением даты. при нарушении оф-ния пакетов, не сответсвтия данных на нем и в сопроводит Д. составл. акт в 2 экз. 2 экз – в отделение связи/ предпр-отправитель пакета, е. он доставл. минуя отделение. После этого заполн. журн. учета поступивших КД (14 граф).
Учет КД, подлежащих выделенному хр., осущ. в спец. журналах (15 граф). Взятые на учет выдел-го хр. текстовые Д. помещ-ся в обложку и брошюруются. На полн. листе дел-ся заверительн. надпись. Индексы и учетн. №№, присвоенные Д. по журналу учета Д. выдел-го хр-ия, проставл-ся на текстовом Д. в верхнем левом углу обложки и тит. листа В прав. верхн. углу – гриф конф-ти, под ним - № экз. На кажд. Д. заводится карточка «учета выдачи КД выделенного хр.».
В соотв. с ГОСТом 98 г. Д/об – движение Д. в орг-ии с момента их создания/ получения до завершения исполнения или отправления. 2 особенности: 1) в открыт ДВе поступивш. Д. до рег-ии д. прох-ть стадию предварит. рассмотрения, распределения и опр-ия состава Д., не подлеж-их рег-ии. В конфид. Две до нач. движ. Д. дб учтены; 2) изд-ые на предпр. открыт Д. вкл. в Д/об т. с момента их учета, но учет осущ не после подписания, а на стадии подготовки их проекта. С момента учета до подпис-ия Д. уже нах-ся в движ-ии, те вкл. в Д/об (прием – передача м/ж исполнит-ми – подр-ениями, визирование). В КДВе движ-ие поступ-их и изд-ых Д. заверш. их отправлением, подшивкой в дело/ переводом на учет Д. выделенного хр.. Движ-ие Д. выделенного хр. заканч-ся их отправл-ем, уничт-ем/ передачей на архивное хр.. Опр-ие КДО дано Алексенцевым А.И. КДО – движ-е КД с момента их учета до отправления, подшивки в дело или перевода на учет выделенного хр. потупивших и изданных Д. и отправление, уничт-ие или передачи на архивн. хр. Д. выделенного хр.. Целью открытого и КДО явл. обеспечение исполнения, использования Д., но в процессе движения Д. необх. созд-ие условия для их сохранности, тк утрата их искл-ет возможность исполнения и использования. Важн. отличит. чертой и особ-ю КДО явл. необх-ть защиты Д. от НСД с целью предотвр-ия утечки И. В связи с этим орг-ия КДО д. основ-ся на след-их принципах: - РСД к КД; - обеспеч-е польз-лей необх-ми КД, к-ые действит. нужны для выполнения служебн. обяз-тей; - искл-ие НСД к КД; - искл-ие инстанций прох-ия КД и действий с ними, не обусловл-ых порядком исполнения Д.; - персональн. и обязат ответственностью за выдачу неправомерн. разреш. на ознакомл-е с КД и на их отправление.
РСД к КД предст. сбой сов-ть установл-ых рук-вом предприятия нормативных положений, обеспечивающих правомерн. доступ пользователей КД для выполнения ими служебн. обяз-тей. Системой дб опр-о: - кто из р-лей предпр. и стр.подр.; - кому из пользователей; - с какими категориями КД; - м. давать разрешение на ознакомление с этими Д. Право давать разрешение на работу с КД мб предоставлено т. лицам, имеющим допуск к КТ. При установлении РСД необх учит-ть след-ие треб-ия: - соответств-ий р-ль м. давать разрешение на ознакомление с КД, входящими в сферу его деят-ти, т. подчиненным ему лицам и т. по служебн. необх-ти; - разрешение на ознакомление оф-ся письменно; - при необх.сти ознакомления пользователя т. с частью КД, в разрешении дб указаны конкретные разделы, пункты/ стр., с к-ыми знаком. пользователя. РСД д. предусм. и порядок доступа к КД лиц, не работ-их на данном предприятии (при выполнении совестных работ). Следует иметь в виду, что сотрудник органов гос. власти и МСУ им. право на доступ к КТ в пределах компетенции, опр-ной для этих органов законодательством России. В соответствие с законодательством названные орг-ии обяз. обеспечить охрану полученных ими Д./ сведений от разглашения или нерпавомерн. использ-ия должностными лицами. За разглашение данные ограны несут гражд. – превов. ответственность перед обладателями Д. РСД д. реглам-ся спец. Положением о РСД к КИ, к-ое разраб-ся ПДЭК и м. содерж. след-ие разделы: 1) Общие положения (цель разработки, осн. задачи и принципы; нормат. Д., на к-ых баз-ся; на кого возлаг. ответств-ть за невыполнен. требований Положения; кем осущ-ся к-ль за соблюден. норм Положения); 2) Круг лиц, им-их право давать разрешение на доступ к КИ (перечисл все должн-ые лица, к-. м. давать разрешение на доступ к КИ с указан., к какой категории польз-лей, какому составу И, и ее носителей относится. Как прав.: - р-ль предпр. им. право дав. разреш-ие на доступ к КИ всем категориям пользователей; - зам. р-ля – в пределах св. сыеры деят-ти; - р-ли подразд-ий – всем св. сотр-кам по тематике работы); 3) Порядок оф-ния раб-кам разрешений на доступ к КИ и предоставление ее пользователям д. оформляться (- по поступившим и изданным Д. в форме резолюции; - по Д. выделенного хр. в форме резолюции на Д. или опдпис-го рук-лем списка пользователей, к-ые помещ. на внутр. стороне обложке Д., либо в карточке учета выдачи Д.). Исполнители Д. и лица, к-ые визировали, согласовали, подписали, утверждали Д., допуск. к соответств-им Д. без оф-ния доп. разрешений, е. они продолж. выполнять те же фун-ион. обяз-ти. Без спец. разрешения м. допсук. лица, указ-ие в текстк распорядит. Д. Положение о РСД подпис. членами ПДЭК, визир. внеш. лицами, им-ми право дав. разреш. на доступ к КИ. Положение ввод. в дейстиве приказом рук-ля и под расписку с ним дб. ознаком-ны все сотрудники предприятия, работ-ие с КД.
В соответствии с утвержд-ым Положением о РСД псоле учета Д. осущ их рассмотрение и передача для исполнения. При большом объеме поступивших Д. целес-но осущ-ть их предварит рассмотрение и распределение по уровням пиянтия решегий по ним. С этой целью разраб-ся перечень поступ-их Д., направленных на исполнение без доклада р-лю ПУО. В этом перечне полномочия по принятию решений по исполнен. Д. делегир. на соотв-ий уровень исполнения (зам. р-ля предпр., р-ли стр. подр./ исполнит.) без рассмотрения этих Д. р-лем предпр. «+»: перечень позвол. сократить путь и время движ. Д. до непоср. исполн-лей и освоб р-лей от рассмотрения??, к-ые мб реш. исполн-ми. Д, не вкл-ые в перечень, подлежащие рассмотр-ю непоср-но р-лем предприятия, перед-ся ему под роспись в «Журнале передачи КД». После рассмотрения и написания резолюции на Д. они перед-ся исполн-лям под подпись с соотв-ми пометками в журн. учета постпивш. Д и журнале учета выдачи КД выделенного хр.. При получении Д. исполнитель провер. соответств-ие учетные № Д. кол-во листов записям в учетных формах и выдают разовую расписку. Контроль за сроками исполнения осущ. рук-ли сотв-их стр. подр и подразде-е КДВ. Е. Д. поставл. на контроль, то при карточном учете формир-ся контрольная карточка со сроками исполнения. При автоматизир. к-ле соответств-ие данные ввод-ся в ПК. В процессе к-ля исполн. Д подразд-е КДП период-ки напомин исполн-лям о к-мом Д. После исполнения Д. в нем проставл. отметка об исполнен, исполненный Д. вместе с Д. – ответом сдается в подразд-е. По решению р-ля контролируемый Д. сним-ся с контроля.
Отправление КД на др. предпр. пр-ся в конвертах (пакетах), к-. дб светонепроницаемыми. В прав. верхнем углу представл. гриф. конф-ти и пометка «лично» при необх.сти. На пакете – адрес и наименование предпр. – получателя, под к-ым перечисл. учетн. К№ Д, к-. будут вложены в пакет. Е. Д. отправл-ся в нескольких экз., то рядом с учетн.№№ в скобах указ. кол-во экз. Ниже – адрес и наимен-ие предпр. – отправителя. Для постоянн. корреспондентов при большом объеме переписки целес-но иметь пакеты с типографским набором адресата. Перед помещением КД в пакеты провер. соответствие данных на Д. и пакетах. Пакет заклеивается силикатным клеем и прошив-ся крест-накрест с захватом всех клапанов или металлическими скрепками. Нитки завяз. в центре оборотн. стороны пакета на узел прошивки наклад бум. наклейка с оттиском печати предприятия (наклейка больше на 3-4 мм, чем оттиск). Наклейка покрыв. тонк. слоем силикатного клея, чтобы образовалась стекловидная прозрачная пленка. Размер пленки дб на 1-2 м больше бум. наклейки. Пакеты с КД м. доставл. ч/з спец. связь, ч/з почт. отдел связи, доставка фельдъегерск. св. (на договорн. основе, так же как и пересылка спецсвязью). Ч/з почту – ценн./ заказн. отправлениями в соответствии с почт. правилами. Гриф конф-ти м. проставл. не в прав. верхн. углу, а рядом с № Д. (в виде аббревиатуры). Часто реквиз м. нанос-ся на пакет маркировальной машиной. При пересылке корреспонденц. Фельдъег./ спецсвязью сост-ся реестр (в необх кол-ве, последн. ост-ся в орг-ии). Доставка Д. на др. предпр., минуя орг. св. м. осущ. с разрешения р-ля на служебном транспорте. Пакеты перед. по реестру. Реестры и получ-ые расписки д. им. гриф конф-ти. Об отправл. Д. дел-ся соотв-ие отметки в учетн. формах (журн. учета изд. Д. и ж.у. Д. выдел-го хр.)
Чтобы осущ-ть поиск необх. Д., а т. использ-ть использ-ые КД, они дб сгр-ированы в дела. Дело (ГОСТ, №71) – сов-ть Д. или отдельные Д., относ-ся к 1 вопросу или отдельн. участку д-ти и помещений в отдельную обложку. Распределение Д. по делам пр-ся в течение года и по мере исполнения Д. в соотв-ии с НД. НД – оф-ый в устан. пордке сист.тиз-й перечень наименований дел, заводимых в орг-ии с указанием сроков их хр.. НКД – оф-ый в установл-ом порядке сист-ый перечень наименований дел, заводимых на предприятии с указанием их индексов (номеров), сроков хр. и лиц, к-ые предост. право польз-ия делами. Т.О. значение НКД заключ. в след-ем: - распред-е исполн-х Д. по делам; - использ-е составн. ч. РСД к КИ; - явл. учетн. Д. для заведения Кдел; - использ-е для проверки наличия Кдел; - мб использ. в качесвте схемы построения справ. картотеки по Д. составл. описей для пост. и врем. хр., перед-х в А. предприятия. НКД дб самост Д. Ее не следует объед-ть с ном-рой открытых дел, тк они им. отличия. НКД разраб-ся для предприятия в целом (сводн. НД). Составл. на кажд. год подразд-ем КДВ на основе письм. предл-ий стр. подр. К ее разраб. привлек. спец-ты, им-ие доступ к КД и хор. знающих направления деят-ти предпр., его связей др. предпр., состав КД и т.д. НКД д. им. соотв-ий гри конф-ти, издав. в 2 экз и регистрир. в журн. учета изд-х Д. 1 экз хр. в подразд. КДВ и по окончании года подшив. в дело. 2 экз. перед-ся в кач-ве рабочего в А. предприятия После утв-ия НКД возм-но в теч-е года ее изменение р-лем подразд-ия на основании докладн. записки. Состав Д. НД: - управлеческие КД; - дело с НД; - журн. (карточ.) всех видов учета КД; - конф-ые дела, поступ-ие с др. предпр. (закрыт дела прошлых лет в НД соотв-го года, незакрыт – в НД текущ. года). В НД не вкл-ся Д, зарегистрир-ые по журн. учета Д. выделенного хр.. Заголовки дел д. четко отраж. состав и содерж-е Д., подлеж-их гр-ке в дело. заголовок м. вкл. в себя: указание вида дела; виды Д.; назв-е автора или корреспондента; содерж-е Д. или?; время и место события. Термин «дело» употр. в загол. личных, судебных, следств. и арбитражн. дел. Термин «док-ты» употр. в исключит. случаях, кг трудно предусм. конкр. виды Д. или кг таких видов Д. > 5-6. термин «переписка» примен. в загол. дел, вкл-их письма-запросы и письма-ответы. Вид дела или виды Д. обяз. указ-ся в загол. любого дела и помещ. в начале его. Содерж. Д. указ. в загол. всех дел (кроме распорядит, к-ые подразд-ся только по видам деят-ти в приказах по о/д, л/с), протоколы подразд. по принадлежности (совещ-е у председателя правления). Сочет-е в загол. др. компонентов (автор, корреспондент, время и место события) мб разл-ми. Указ-ть их следует тг, кг они несут в себе необх-ую И. и без их наличия теряются индивид-ые особенности заголовка иливозникает его двоякое понимание. Н-р, в заголовке с планово-отчетными Д. указ-ся периодичность Д. Если в деле объед-ся переписка с несколькими однородными предприятиями, в заголовке указ-ся ее обобщ-ое название (переписка с приборостроительными заводами). в конце заголовков дел с копийными распор. Д. пишется слово «копия». при составлении заголовков дел необх-мо предусмотреть: - гр-ировку Д. дела по1 вопросу (кроме РД и протоколов); - раздельн. гр-ировку Д. пост., долговрем-го (>10 лет) и врем. сроков хр.; - гр-ировку РД по видам Д. (постановл, распоряж, приказы, решения); - гр-ку приказов по предприятию по 3 делам (о/д, л/с, оперативным вопросам); - гр-ку приказов по основной деят-ти в 2 дела: подлинники и копии; - гр-ку Д. коллегии и др. коллегиальных органов в 2 дела (проток. к решен., Д. к заседаниям, проекты решений, заключения, повестки, доклады, справки). Сист.тизация КД в НД д. пр-ся с учетом их важности и вз/связи: - дела с планами и отчетами распол. в последовательности сроков их хр. (год, квартал, мес.); - дела с перепиской по1? распол-ся по корреспондентск. признанию (алфав. корреспонд.); - дела с Д., различн. геогр. признаки по алфав. населенных пунктов. При значительном кол-ве дел целес-но гр--ть их по разделам в соответствии с наимен-ем стр. подр. (осн. направл. деят-ти). Кажд. делу присвоены цифровой индекс, цифр/ букв. обозначение дела. Дело с ном-рой КД, журн. учета КД, реестры помещ. в конце НД, не им. деления по разделам. НКД им след-ую форму: (схема).
Формир-е дела – гр-ировка исполненных Д. в дело в соотв. с НД и сист.тизирование Д. внутри дела. В дела помещ-ся исполненные Д. (подлинники и ли заверен. копии). Оф-ся в установленном порядке. При произв-ной необх-ти допуск. помещ-е в дела врем. хр-ия (до 10 л. проекты Д.). В исключительных случаях допуск. помещ-е в КД отдельных открытых Д., им-их отношение к КД. Не д. помещ-ся Д., подлеж-ие возврату. Перед помещ-ем Д. в дело сотрудник КДв обяз. проверить: - наличие отметки об исполнении; - соответствие вида и содержания Д. заголовку дела; - наличие отметки о переводе??приложения?? на учет КД, выделенное хр., е. но не подшивалось в дело. В дело гр-ся Д. 1 календ-го года. В завис-ти от вида и содерж-ия Д. они сист-ся внутри дела: - либо в?-логич. порядке; - хронол. после-ти. особенности сист.тизации: а) изданные РД, протоколы, акты сист.тиз-ся в делах по хронологии в порядке возрастания номеров; б) в делах с перепиской поступающие Д. помещ-ся вместе с копиями отправленных Д.; в) РД вышестоящих ПУО изд-ые в текущем году, но поступившие в начале след-го помещ-ся в дело текущего года; г) планы и отчеты помещ-ся в делагода, к к-ому они относ-ся, не зависимо от времени ее составления; д) листы ознакомления с РД и листы рассылки Д. помещ. вслед за ств-ми Д., нумер-ся и внос-ся в описи Д. дел как самост. Д. Каждое дело д. содержать не больше 250 л. Форм-ие дел произв-ся путем подшивки Д. в обложки. Дела пост. и долговрем. хр. д. иметь тверд. обложки. Отдельн. дела м. формир-ся в папках/ папках-скоросшивателях. Такие дела польз-лям не выдаются. При необх.сти выдаются отдельные Д. После подписания Д. в журн. учета изд-ых/ посуп-их Д. проставл. индексы дела и №№ листов дела. Изъятие по к-л причине Д. из дела разреш-ся рук-лям подразд-ия КДВ, а при направлении их в др. предприятие – рук-лям предприятия. Вместо изъятия Д. в дело помещ. справка-заместитель опр-ной формы (см. схему).
Оформление дел. Вкл-ет: - оф-ние дела на обложке; - проставление на внутр. стороне обложки иниц. и фамилий лиц, допущенных к делу; - заведение карточки учета выдачи дела; - заполнение описей д. дела; - нумерация листов; - составление заверит. надписи, подшивку и опечатывание дела. Обложка им опред. форму (см. образец). при заведен. дела указ. гриф конф-ти, назв. предпр., стр. подр., индекс дела, срок хр-ия, номера статей по перечню Д. с указанием сроков хр-ия. Перед заведен. кажд. конф-го дела любого срока хр-ия в него подшив. приблизит необх. кол-во листов описи Д. дела, им-их след-ую форму (схема). при заведен. дела на внутр. стороне обложки дела перенос. из ном-ры иниц. и фамилии лиц, к-ым предост. право польз-ся делом. Список завер-ся подписью сотрудников подразд-я КДВ. 1врем-но завод. карточка учета выдачи дела (схема).
Листы дела нумер-ся за искл-ем листа с заверит. надписью. оставш-ся чистые листы не нумер-ся. Нумер-ия пр-ся арабскими цифрами черн. граф. карандашом или нумератором в прав. верхнем углу. Е. дело им. несколько томов, нумерация – по кажд. тому отдельно. Лист. любого формата пошитые за 1 край нумер-ся как 1 лист, а сложен.и подшит за середину – как 2 листа. Подшитые в дело как самост. листы фотографии и др. иллюстр. элементы нумер-ся при наличии своб поля на лиц. стороне в прав. верхн. углу или на оборотн стороне в лев. верхн. углу. Подклеен. в дело конверты с с надписями или вложениями т. нумер-ся. на лицеев. стороне конверта пишется опись вложенных Д. с указанием их учетных номеров, кратк. названия №№ листов. При изъятии Д. из дел старая нумерация сохр-ся. В случае пропуска № или повторения номера разреш-ся проставл. литерн.№№, к-ые оговариваются в заверительной надписи (образец). Листы кажд. тома при закрытии проверяются, прошиваются ниткой в 4 прокола, опечатываются или пломбируются. Дела м. переплетаться, тогда опечатывание не производится.
Если на предприятии есть Д., не предусмотренные названными перечнями и метод. реком-ми, то срок их хр-ия опред-ся на основе критериев оценки Д: содерж-е Д.; - происх-ие Д.; внешние особенности. Сроки хр-ия дела устан-ся по наивысш. сроку хр-ия Д., нах-ся в деле. После завершения ЭЦД всех Д. рез-ты работы экспертов рассм-ся на заседании ПДЭК и фикс-ся в протоколе, к-ый д. отражать: - какие дела и Д. подлежат передаче на арх. хр-ие (пост. и врем. сроков хр-ия раздельно); - какие Д. из каких дел и в какие дела надо перешить; - какие дела, Д. из дел подлежат уничтожению; - с каких дел и Д. дб снят гриф конф-ти. Протоколы подпис-ся председателем и всеми членами ПДЭК и утв-ся рук-лем предприятия. В соответствии с протоколами заседаний ЭК сотрудники подр-ения КДВ проводят частичное форм-ие и доформ-ие дел и Д. выделенного хр., в т.ч.: - изъятие из дел Д., подлежащих перешивке в др. дела, подшивка их в эти дела и изменение описи дел; - изъятие из дел Д., подлежащих уничтожению; - зачеркивание грифа конф-ти с проставлением даты и № протокола заседания ПДЭК на Д., подшитых в дела, обложках дел и Д. выделенного хр., подлежащих рассекречиванию; - изъятие из дел Д., с коорых снят гриф конф-ти и передача их по акту в службу открытого делопроиз-ва с отметкой в описях Д. дел и помещением в дела с правом заместителей; - корректировка заголовков, сроков хр. и № статей по перечню на обложках дел и НД; - проставление сроков хр. и № статей перечня на обложках Д. выделенного хр.. После изъятия из дел Д. листы дела не перенумеровываются, на обложках дел и в НД рядом с кол-вом проставленных листов вскобках указ-ся кол-во листов, оставшихся в деле. В заверит. надписи дела пишется, сколько листов было изъято. На дела и Д. выдел хран., отобранные для пост. хр. составл-ся опись по схеме. На дела и Д. врем. хр. (свые 10 лет) составл-ся аналогичн. опись с бдобавлением графы «срок хр., № статей по перечню». На научно-технич, проектную, конструкторскую и др. спец. док-тацию сост-ся отдельные описи Д. При составлении описей надо иметь в виду след-ие моменты: - каждой из описей присваивается гриф конф-ти; - е. дела и Д. подлежат передаче в гос. А., то № фонда устанавливает Гос.А; е. не подлежат, то фонду присваивается №1; - при составлении первой описи, кг в нее вкл-ся дела и Д. с начала деят-ти предприятия, то Д. и дела разделяются по годам, но имеют порядковую нумерациюЮ в послед-ем сост-ся описи Д. за несколько лет, но порядков. нумерация продолж-ся, она явл-ся учетн. архивн.№ дела; - в опись за соответств-ий год внос-ся сначала дела, к-ые располаг-ся в соответствие с номенкл., а затем Д. выдел-го хр-ия; - е. дело сост. из неск-их томов, то кажд. том внос-ся в опись под самост. порядков. №; - на дела и Д. выдел. хр-ия, подлеж-ие передаче в гос.А, описи сост-ся в 4 экз. и доп-но утв-ся протоколом ПДЭК гос.А., на дела, не подлеж-ие передаче в гос.А, описи сост-ся в 2 экз, а дела и Д., не перед-ся в архив предприятия – в 1 экз. В подразд. КДВ ост-ся 1 экз описи с подписью сотр-ка А, остальные экз перед-ют в А. На обложке дел и Д. выдел. хр. простав-ся № фонда, опси и ед-цы хр-ия.
После утверждения описей дел и Д. пост. срока хр. сотав-ся акт о выделении дел и Д. за соответствующий период к уничтожению. В него вкл-ся отобранные ПДЭК для уничтожения дела, отдельные Д из дел. Акт имеет след-ую форму (схема). Без рассмотрения ПДЭК по мере истечения сроков хр. по акту аналогичной формы м. уничтож-ся: - лишние экз-ры или копии Д.; - журналы или картотеки учета конф-ых носителей, изданных Д. и поступивших пакетов. Каждое дело, каждый Д. и учетный журнал вносятся отдельной позицией и д. соответствовать данным о них, зафиксированных в учетных формах. Перед уничтожением включенных Д. и учетных журналов проверяется соответствие данных акта записям в протоколах ПДЭК, номенкл. дел и журналах учета Д. Листы и учетные карточки просчитываются, сложенные Д. разворачиваются, соответствие данных заверяется в акте подписями проверявших. Уничтожение дел, Д. и учетных журналов д. произв-ся путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении Д. вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте и принимаются меры, исключающие доступ к Д. посторонних лиц. После уничтожения производятся отметки об уничтожении дел и учетных журналов в номенкл. дел и в журнале учета Д. выделенного хр.. Отметки об уничтожении отдельных Д. из дел проставляются в описях Д. и дел. Вместо уничтоженных Д. в дела помещаются справки-заместители. Составление акта о выделении к уничтожению дел и Д. и проставление в учетных формах отметок об их уничтожении осуществляют сотрудники подр-ения КДВ, а в проверке правильности данных участвует сотрудник, имеющий доступ к КИ.
Условия уничтожения: 1. Коллегиальность принятия решения об уничтожении Д. и дел и самого процесса уничтожения. 2. Док-тирование подготовки к уничтожению и уничтожение Д. и дел. 3. Внесение комиссией отметок об уничтожении в акте только после фактического уничтожения.
Орг-ия уничтожения – служба КДп
Письменное согласование состава уничтоженных Д. – рук-ли стр-рных подр-ений.
Санкционированное уничтожение – ЭК
