Типы документов

Происхождение документов. По происхождению различают до­кументы:

• личные;

• официальные.

Такие сообщения, как личная переписка, воспоминания личного характера, дневники, создаются вне сферы служебной деятельности человека или выполнения общественных обязанностей и офици­альными документами не являются. Официальный документ созда­ется юридическим или физическим лицом с обязательным оформ­лением и удостоверением в установленном порядке [48]. Среди офи­циальных документов выделяют группу личных: удостоверяющих лич­ность (паспорт), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и т.д. Делопроизводственные служ­бы, как правило, работают только с официальными документами.

Способ документирования. По способу документирования раз­личают документы:

• рукописные — текстовые;

• графические — документы, фиксирующие информацию по­средством изображения объекта;

• фотодокументы;

• фотодокументы — звуковые документы;

•кинодокументы;

•видеодокументы;

• документы, созданные с помощью компьютерной техники. Место составления. По месту составления различают документы:

• входящие — поступившие;

• исходящие — отправляемые из организации;

• внутренние — создаваемые и используемые для обеспечения
внутренних связей данной организации.

Совокупность этих документов образует документооборот орга­низации.

Количество отражаемых вопросов. По количеству затронутых вопросов документы бывают:

• простыми;

• сложными.

Простые документы содержат изложение одного вопроса. При­мером простых документов является письмо. Сложные документы включают в себя несколько вопросов. Они могут касаться несколь­ких должностных лиц, структурных подразделений, учреждений. К таким документам относятся, как правило, приказы, протоко­лы, постановления, решения.

Ограничение доступа. В соответствии со ст. 9 [63] к части инфор­мации в Российской Федерации устанавливается ограничение доступа.

По ограничению доступа документы подразделяются:

• на общедоступные — содержат общеизвестные сведения и иную общедоступную информацию;

• конфиденциальные — содержат сведения ограниченного рас­пространения;

• секретные — содержат сведения, относящиеся к государствен­ной тайне.

Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне» дает следующее определение: «Государственная тайна — защища­емые государством сведения в области его военной, внешнеполи­тической, экономической, разведывательной, контрразведыватель­ной и оперативно-розыскной деятельности, распространение ко­торых может нанести ущерб безопасности Российской Федера­ции». Указом Президента РФ определен Перечень сведений кон­фиденциального характера [69], законодательно определено и понятие «коммерческая тайна» [61].

Документы, содержащие сведения, относящиеся к государ­ственной, служебной, коммерческой тайне, подразделяются по

степеням секретности, или конфиденциальности. Такие докумен­ты снабжаются особыми грифами (пометами), например: «Сек­ретно», «Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна». Процедуры подготовки, оформления, ис­пользования и хранения таких документов осуществляются по особым технологиям и выделяются в отдельное конфиденциаль­ное делопроизводство. И специалистам аппарата управления, и работникам службы ДОУ для работы с такими документами тре­буется особое разрешение.

Способ изложения. По способу изложения текста документы бывают:

• индивидуальными;

• трафаретными;

• типовыми.

В индивидуальных документах содержание излагается в виде свя­занного текста. Составитель (исполнитель) индивидуального до­кумента готовит оригинальный текст, посвященный одному (или нескольким) вопросам для выполнения конкретной управленче­ской задачи. Эти документы пишутся традиционным литератур­ным текстом.

В трафаретных документах структура изложения текста форма­лизована, в них используются заранее подготовленные стандарт­ные фразы или отдельные части постоянно повторяющегося тек­ста и пропуски для заполнения переменной информации. Наибо­лее известными видами таких документов являются анкета и справ­ка. Трафаретные документы, как правило, бывают напечатаны на бланке, содержащем постоянную информацию, а переменная информация вписывается от руки. Вариант использования трафа­ретного текста — это введение его в память компьютера (шаблон текстовых редакторов).

Типовые документы используются для документирования од­нотипных (повторяющихся) ситуаций, составляются на основе образца (например, типовые письма, типовые инструкции, ти­повые договоры). В документоведении метод типизации использу­ется при разработке типовых форм документов и типовых тек­стов, т.е. образцов, или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы. Типовой текст — это текст-образец, на основе которого создаются в последующем тексты аналогичного содержания.

Форма представления. По форме представления документы под­разделяются:

• на подлинники (оригиналы);

• копии;

• дубликаты.

Подлинник официального документа — это первый (или еди­ничный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

6 Бардаев

Синонимом подлинника является оригинал. Подлинники доку­ментов могут быть в виде черновиков и беловиков. Согласно [43] беловой документ — рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений. Черновой документ (может быть изготов­лен рукописным, машинописным способом или распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием докумен­та, может содержать только текст документа и не обладает юри­дической силой.

Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называют­ся умноженными. Например, договор составляется, как минимум, в двух экземплярах, каждый из которых обладает одинаковой юри­дической силой. Оформление умноженных оригиналов является распространенной практикой.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимильная копия полностью воспроизво­дит содержание документа и все его внешние признаки — содер­жащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная ко­пия изготавливается на копировальной технике, с использовани­ем фотографии, аппаратов факсимильной связи. Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией яв­ляется второй и последующие экземпляры документов. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название та­ких копий — отпуск. Свободная копия создается на пишущих ма­шинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Копии, заверенные в установленном законом порядке, имеют такую же юридическую силу, как и подлинники.

Копии, заверенные нотариусом, называются нотариальными, поскольку их соответствие оригиналу подтверждено официальным должностным лицом — нотариусом.

Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «под­пись» и содержит следующие элементы: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; инициалы, фамилию; дату заверения. Допускается заверение копии документа печатью, оп­ределяемой по усмотрению организации.

Архивная копия — официальный документ архива, воспроиз­водящий текст или изображение архивного документа, но с ука­занием его поисковых данных: названия архива, номера фонда, описи, дела и листа.

ГОСТ 6.10.4 —84 [36] определяет, что подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись доку­мента на машинном носителе, содержащая указания, что этот документ является подлинником, а копией — документ, перепи-

санный с подлинника или дубликата документа на машинном носителе на другой носитель информации, аутентичный по со­держанию и содержащий указание, что этот документ является копией. Все официально не заверенные виды копий не имеют юридической силы.

Дубликат — это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дуб­ликат». Дубликат выдают взамен утраченного подлинного доку­мента (диплома, аттестата, паспорта). В управленческой практике дубликат создается также в том случае, когда при совершении сделки подлинный документ может получить только одна из сто­рон, например дубликат сертификата, грузовой квитанции или накладной. Дубликат выдается тем же учреждением, где был со­здан подлинник.

Дубликатом документа на машинном носителе считаются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе, содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Степень подлинности. По степени подлинности документы мо­гут быть:

• подлинными;

• подложными (фальсифицированными).

Документ, в котором содержатся признаки, свидетельствующие о его подлинности (например, сведения об авторе, времени и месте создания, наличие подписи автора и заверение ее оттиском печати), считается подлинным. Однако эти признаки, свидетель­ствующие о подлинности документа, являются и основными объек­тами фальсификации. Поэтому все документы в момент их предъяв­ления проходят процедуру аутентификации — подтверждения подлинности, по результатам которой принимается решение о признании документа подлинным с той или иной степенью веро­ятности, так как принятие правильного решения зависит как от технических возможностей средств аутентификации и опыта лица принимающего решение, так и от технических возможностей и мастерства фальсификаторов, а также качества совершенной под­делки. Как правило, заключение о гарантированной подлинности того или иного ценного документа можно получить после прове­дения соответствующих экспертиз в специализированной экспер­тной организации.

Фальсифицированные документы появились, как только доку­мент стал использоваться для доказательства тех или иных фак­тов, например фальшивые расписки, подложные завещания. Наи­более часто встречаются следующие способы подделки докумен­тов: подлог — замена одного документа другим; интерполяция — подложная вставка в текст подлинного документа; подделка от­дельных слов и реквизитов (подписи, дат, оттисков печати и т.д.).

Подлинность документа, полученного с помощью автоматизи­рованной информационной системы, устанавливается после его подписания должностным лицом в порядке, установленном зако­нодательством Российской Федерации. Юридическая сила доку­мента, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентифика­цию подписи, и соблюдении установленного режима их исполь­зования. Право удостоверять идентичность электронной цифро­вой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.

Срок хранения. По срокам хранения документы подразделяют­ся на следующие:

• постоянного хранения;

• долговременного хранения (свыше 10 лет);

• временного хранения (до 10 лет).

Сроки хранения документов определяются уполномоченным органом государственной власти Российской Федерации в обла­сти архивного дела (Федеральным архивным агентством) и зак­репляются в перечнях документов с указанием сроков хранения. Так, для управленческих документов в настоящее время действует Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвер­жденный Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003).

Сфера деятельности. В зависимости от сферы деятельности офи­циальные документы подразделяются на следующие:

• управленческие — организационные, распорядительные, ин­формационно-справочные;

• технические —научные, конструкторские, технологические, проектно-сметные и др.

Организационные документы служат правовой основой деятель­ности организации. Они обеспечивают реализацию функций орга­низации системы и процессов управления, устанавливают статус и компетенцию организации, ее структуру, штатную численность и должностной состав, определяют функциональное содержание деятельности структурных подразделений и должностных лиц и т.д. Организационные документы считаются действительными до их отмены или до утверждения новых, поэтому они относятся к бессрочным.

Распорядительные документы предназначаются для регулиро­вания деятельности организации, реализации управленческих ре­шений направленных на достижение целей и задач организации, на совершенствование организационной структуры, содержания,

средств и способов осуществления основной деятельности орга­низации, обеспечение ее финансовыми, трудовыми, материаль­ными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз от управляющего органа к управляемому объекту, от руко­водителя организации к ее структурным подразделениям и работ­никам.

Основанием для издания распорядительного документа может быть необходимость исполнения решений вышестоящих органов или осуществления собственной управленческой деятельности в соответствии с целями и задачами организации.

Информация о фактическом положении дел в системе управ­ления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают информационно-справочные документы.

Процесс подготовки и принятия обоснованных управленческих решений невозможен без правильной оценки ситуации, т.е. без знания реального состояния управляемого объекта и состояния органа управления. Это знание получается в результате сбора, об­работки и анализа объективных и достоверных сведений, содер­жащихся в информационно-справочных документах, выполняю­щих роль аналогично информационному каналу обратной связи кибернетических систем.

Информационно-справочные документы направляются по подсистеме информационного обмена системы управления снизу верх — от исполнителя к руководителю, от структурного подраз­деления к руководителю организации. Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-распорядитель­ным документам. Документы этой группы не содержат поруче­ний, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуж­дающие принимать определенные решения, иначе говоря, ини­циируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действий. Поэтому основное назначение информа­ционно-справочных документов — обеспечить процесс управле­ния оперативной и достоверной информацией, необходимой ру­ководству организации для выработки и принятия оптимального (наилучшего) либо рационального (приемлемого) решения в кон­кретных условиях сложившейся ситуации.

Техническая документация возникает в процессе проектирова­ния зданий и инженерных сооружений, конструирования машин, проведения научно-технических и экспериментальных исследова­ний, организации промышленного производства, во время осу­ществления съемочно-геодезических работ, геологических изыс­каний. Возрастающее влияние науки и техники на практическую деятельность учреждений, предприятий и организаций находит свое отражение в постоянно увеличивающемся потоке техниче-

ской документации. С техническими документами все больше ста­ли иметь дело работники делопроизводства, органов научно-тех­нической информации, ведомственных архивов.

Техническая документация — это система текстовых и графи­ческих документов, содержащих информацию о технических из­делиях, технических и технологических процессах, утвержденных установленным порядком.

Наиболее широко известна научно-исследовательская, конст­рукторская, технологическая, проектно-сметная документация.

Научно-исследовательская документация создается в процессе проведения научных исследований в различных отраслях науки и техники, а также выполнения теоретических и прикладных науч­но-технических разработок, отображает теоретическое и практи­ческое решение научно-технических проблем и задач, внедрение их результатов в производство.

К конструкторской документации относятся графические и тек­стовые документы, которые в отдельности или в совокупности определяют состав и устройство изделия и содержат необходимые данные для его разработки или изготовления, контроля, прием­ки, эксплуатации и ремонта.

Технологическая документация — совокупность графических и текстовых технических документов, которые отдельно или в ком­плексе определяют процесс изготовления изделий промышлен­ного производства или процесс сооружения объектов капиталь­ного строительства. В технологической документации отражаются способы изготовления деталей, сборки промышленных изделий, строительства, эксплуатации и ремонта сооружений, организа­ции производственного процесса. К этой документации относятся технологические карты, заводские регламенты, чертежи приспо­соблений, оборудования и инструмента, графики работы цехов и бригад, схемы технологического процесса и другие нормативные материалы по составлению технологии.

Проектно-сметная документация создается при решении воп­роса о возведении, реконструкции и ремонте объектов капиталь­ного строительства. Проектно-сметная документация для строи­тельства характеризует вид строительства, внешний вид и техни­ко-экономические показатели объекта, архитектурные и техно­логические решения, стоимость работ (сметы). Она подразделяет­ся на проектную документацию по планировке и застройке горо­дов, поселков, промышленных комплексов, сельских и других населенных пунктов; жилищно-гражданскому, промышленному и сельскохозяйственному, энергетическому и гидротехническо­му, транспортному строительству.

Способ передачи. По способу передачи документов различают:

• письма;

• телеграммы;

• телефонограммы;

• телексы;

• факсограммы и др.

5.1.2. Виды документов

Под видом документов понимается наименование совокупно­сти документов, выполняющих однородные функции. Наимено­вание конкретного документа должно соответствовать видам до­кументов, предусмотренным соответствующим классификатором, например для управленческих документов — Общероссийским классификатором управленческой документации.

Наиболее распространенные виды документов, обслуживающих сферу управления:

• организационные;

• распорядительные;

• информационно-справочные;

• научные (научно-исследовательские);

• конструкторские;

• технологические;

• проектно-сметные.

Организационные документы. К организационным (организаци­онно-правовым) документам относятся следующие виды доку­ментов:

• устав организации;

• положение об организации;

• инструкция;

• договор;

• штатное расписание;

• регламент работы организации и др.

Устав — свод правил, регистрирующих деятельность организа­ций (учреждений), обществ и граждан; их взаимоотношения с дру­гими учреждениями и гражданами, права и обязанности в опреде­ленной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Положение — нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов или их подразделений.

Инструкция — правовой акт, издаваемый органом управления и утверждаемый его руководителем в целях установления правил, регулирующих организационные и иные специальные стороны деятельности организации (учреждения), его подразделений, дол­жностных лиц и граждан.

Договор — документ, фиксирующий соглашение сторон об уста­новлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Распорядительные документы. К распорядительным докумен­там относятся:

• постановление;

• приказ;

• распоряжение;

• указание.

Постановление — правовой акт, принимаемый высшими и не­которыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач и установления стабильных норм и правил поведения.

Приказ — правовой акт, издаваемый руководителем органа управления, действующим на основе единоначалия, в целях раз­решения основных задач, стоящих перед данным органом.

Распоряжение — акт управления государственного органа, име­ющий властный характер, изданный в рамках присвоенной долж­ностному лицу или государственному органу компетенции, име­ющий обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано.

Указание — распорядительный документ, издаваемый органом управления по вопросам информационно-методического харак­тера, а также по вопросам, связанным с организацией исполне­ния приказов, инструкций и других правовых актов.

Информационно-справочные документы. К информационно-справочным документам относятся:

• акт;

• доверенность;

• протокол;

• заявление;

• служебное письмо;

• записка;

• доклад;

• справка и др.

Акт — документ, составленный группой лиц, подтверждаю­щий установленные факты и события.

Доверенность — письменное полномочие, выдаваемое одним лицом (организацией) другому лицу для представительства перед третьим лицом.

Научные (научно-исследовательские) документы. Основными видами научно-исследовательской документации являются:

• итоговые и этапные отчеты о научно-исследовательских (НИР), опытно-конструкторских (ОКР) работах;

• технические задания на НИР (ОКР);

• монографии, диссертации и отзывы на них;

• заключения, отзывы и рецензии о НИР (ОКР);

• аннотации на научно-исследовательские работы;

• планы-проспекты и т.д.

Отчет о НИР — научно-технический документ, который со­держит систематизированные данные о научно-исследовательской работе, описывает состояние научно-технической проблемы, про­цесс и (или) результаты научного исследования

Техническое задание на НИР — основной технический доку­мент, устанавливающий комплекс требований к содержанию, выполнению, объему и срокам выполнения НИР (составной ча­сти НИР).

Конструкторские документы. К конструкторским документам относятся графические и текстовые документы, которые в отдель­ности или в совокупности определяют состав и устройство изде­лия и содержат необходимые данные для его разработки или из­готовления, контроля, приемки, эксплуатации и ремонта.

ГОСТ 2.102 — 68 устанавливает следующие виды конструктор­ских документов:

• чертеж детали, сборочный, общего вида, теоретический, га­
баритный, монтажный, чертеж-схема;

. техническое описание;. спецификация;

• пояснительная записка;

• ведомость и др.

Чертеж детали — конструкторский документ, который содер­жит изображение детали и сведения, необходимые для ее изго­товления: размеры, тип материала, требования к термообработке до заданной прочности (кг/мм²), чистоте обработки поверхно­сти, классу точности и допуски.

Сборочный чертеж: — конструкторский документ, в котором представлено изображение сборочной единицы в виде, позволя­ющем судить о расположении и взаимной связи ее составных ча­стей и обеспечивающем возможность осуществления сборки и кон­троля. На сборочном чертеже иногда помещаются схемы соедине­ния или расположения составных частей изделия, если они не офор­млены в виде специальных документов, а также показываются край­ние положения перемещающихся частей конструкций.

Чертеж общего вида — конструкторский документ, в котором содержится изображение изделия с разрезами и сечениями, тек­стовая часть и надписи, необходимые для понимания конструк­тивного устройства этого изделия, а также взаимодействия его основных составных частей и принципа работы. На чертежах об­щих видов помещаются технические характеристики.

Теоретический чертеж — конструкторский документ, опреде­ляющий геометрическую форму (обводы) изделия и координаты расположения его составных частей.

Габаритный чертеж: — конструкторский документ, содержа­щий контурное (упрощенное) изображение изделия с указанием габаритных, установочных и присоединительных размеров.

На монтажном чертеже также приводится контурное изобра­жение изделия и данные, необходимые для его установки (монта­жа).

Чертеж-схема — конструкторский документ, содержащий уп­рощенное изображение машин, механизмов, установок, дающее общее представление об их устройстве и принципах действия. На схемах показаны в виде условных изображений или обозначений части изделий и связи между ними. Электротехнические схемы являются основным видом чертежной документации, составля­емой при разработке электротехнических изделий, проектов ме­ханизации и автоматизации производственных циклов и процес­сов. Схемы не дают представления о внешнем виде конструкции и размерах предмета.

Техническое описание — конструкторский документ, в котором содержатся сведения о наиболее характерных особенностях дан­ного изделия; приводятся его основные показатели; описываются назначение конструкции, устройство и работа его отдельных ча­стей.

Спецификация — конструкторский документ, определяющий состав изделия, сборочной единицы, комплекса или комплекта.

Пояснительная записка — текстовой технический документ, содержащий описание устройства и принципа действия разраба­тываемого изделия, а также обоснование принятых технических и технико-экономических решений.

Ведомости — списки различных документов, сгруппированных по определенным признакам. Согласно ГОСТ ЕСКД (Единая си­стема конструкторской документации) составляются ведомости спецификаций, ссылочных документов, покупных изделий, ве­домости технических документов, вошедших в состав техническо­го предложения, эскизного и технического проектов, ведомости держателей подлинников, т.е. перечень предприятий, которые хранят подлинные документы, разработанные для данного изде­лия, ведомости согласования применения изделий и др.

Технологические документы. К основным видам технологиче­ских документов относятся:

• технологическая карта;

• заводской регламент;

• схема технологического процесса;

• чертежи и др.

Технологическая карта — технологический документ, в кото­ром дается подробное описание и приводятся расчеты всех произ­водственных операций, необходимых для изготовления изделия.

Заводской регламент — технологический документ, в котором описываются, нормируются и в отдельных случаях схематично изображаются те физико-химические процессы, которые должны протекать для получения изготовляемого продукта.

Схема технологического процесса — технологический документ, схематично отображающий последовательность выполнения тех­нологический операций по изготовлению изделия (продукта).

Проектно-сметные документы. К основным видам проектно-сметной документации относятся:

• генеральный план;

• чертежи фасадов, планов, разрезов здания;

• паспорта проектов; •рисунки;

• пояснительные записки;

• эскизы, расчеты, схемы;

• картографические документы;

• сметы.

Генеральный план — технический документ, на котором в кон­турах вида сверху представлено изображение всего участка стро­ительства, а также размещение существующих и проектируемых объектов, отражено благоустройство, озеленение, а иногда и то­пографическое состояние места строительства.

Для строительства какого-либо объекта промышленного или гражданского назначения разрабатываются общие чертежи и чер­тежи деталей. К общим относятся чертежи фасадов, планов по этажам, а также поперечные и продольные разрезы здания.

Общий чертеж (план, разрез) — технический документ, в ко­тором указывается расположение оборудования, инженерных ком­муникаций, взаимная их увязка, маркировка, а также габаритные размеры.

Чертеж детали — технический документ, в котором указыва­ются размеры деталей и элементов здания или сооружения, их сопряжения, сечения конструктивных элементов и специфика­ции.

Эскизами, или кроками, называются чертежи, выполненные от руки обычно на миллиметровой бумаге. Они являются черно­виками, содержание которых потом переносится на ватман с по­мощью чертежных инструментов.

Паспорт проекта — технический документ, в котором дается схематическое изображение объекта, краткое описание и сооб­щаются основные технические показатели.

Пояснительная записка — технический документ, содержащий сведения о назначении проектируемого объекта, его внешнем виде, внутреннем устройстве, характерных особенностях, основных тех­нических показателях, а также о назначении, внутреннем устрой­стве и работе его отдельных частей, особенностях их конструкции. Кроме того, в пояснительной записке дается объяснение эконо­мических, общественных и других условий и предпосылок созда­ния объекта, аргументация выбора данного варианта проектиро­вания и строительства.

В состав проектов многих сооружений (дорог, электростанций, гидротехнических и др.) входят картографические документы: топографические, специальные и иные карты, планы городов, населенных пунктов, местности.

К проектной документации всегда прикладываются сметы, которые хотя и не являются техническими документами в соб­ственном смысле слова, но необходимы, так как ни одна стройка невозможна без предварительного установления финансовых зат­рат. Сметная документация (генеральная, рабочая смета, кальку­ляция) составляется на основе единичных расценок строитель­ных работ и других нормативных материалов, установленных со­ответствующими ведомствами.

5.2. Общие требования к составлению и оформлению

документов

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления в управленческих аппаратах учреждений (органи­заций и предприятий), а также при перепечатке, согласовании, удостоверении, упаковке и пересылке установленных в законода­тельных актах и нормативно-методических разработках норм и требований.

Требования к составлению и оформлению управленческих до­кументов закрепляются в государственных стандартах. В соответствии с действующим законодательством стандартизация осуществляет­ся на основе принципа добровольного применения стандартов. Од­нако следует отметить, что соблюдение установленных требований позволяет включать документы в единую для страны систему де­лопроизводства, способствует их оперативной обработке и испол­нению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех специалистов управленческого аппарата от руководителей до рядовых сотрудни­ков. Кроме того, соблюдение установленных правил позволяет со­здавать документы, бесспорно обладающие юридической силой.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-рас­порядительной документации. Документы, входящие в эту систе­му, применяются в учреждениях и организациях всех уровней уп­равления, направлений деятельности и форм собственности. В со­став системы организационно-распорядительной документации включены распорядительные документы, организационные и ин­формационно-справочные документы.

ГОСТ Р 6.30 — 2003 [47] определяет состав реквизитов органи­зационно-распорядительных документов, правила их оформления,

место расположения на документах, требования к изготовлению бланков, требования к учету бланков с воспроизведением Госу­дарственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Рос­сийской Федерации. Эти же правила оформления изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536.

5.2.1. Формуляр документа и его составные части. Понятия «реквизит», «формуляр»

Государственные стандарты предназначены также для обеспе­чения качественного внешнего вида документов. Это достигается за счет закрепления места каждого реквизита на поле документа в соответствии с традициями последовательности их заполнения и чтения, рациональной компоновки реквизитов в документах, позволяет максимально увеличить полезную площадь, т. е. место для размещения текста — основного реквизита документа. Создан­ные в соответствии с требованиями стандарта документы обеспе­чивают эргономичность документов — легко воспринимаются че­ловеком, удобны в применении, хранении, передаче любыми средствами связи.

На основе государственного стандарта в каждой организации осуществляется конкретизация правил работы с документами с учетом специфики ее деятельности, технологии документирова­ния, условий работы управленческого аппарата.

В соответствии с установленными требованиями каждый доку­мент состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, текст, название вида документа и т.д.). В ГОСТ Р 51141 — 98 [43] дается следующее оп­ределение: реквизит документа — обязательный элемент оформ­ления официального документа.

Государственным стандартом установлен не только состав рек­визитов, но и зоны и последовательность их размещения на доку­менте, что в совокупности составляет его формуляр. Таким обра­зом, формуляр документа — это модель документа, содержащая конкретную совокупность реквизитов, расположенных определен­ным образом.

В основу унификации и стандартизации положен принцип со­здания общей модели построения всех документов системы доку­ментации. Такие графические модели построения документов по­лучили название «формуляр-образец». Наличие формуляра, уста­новленного государственным стандартом, обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом в стране.

В соответствии с принципом многомодельности (см. гл. 1) для каждого вида документов в зависимости от его назначения разра­батывается типовой формуляр.

Конкретный набор реквизитов для каждого документа опреде­ляется его разновидностью. Отдельные реквизиты являются обя­зательными для каждого документа, независимо от его вида.

К обязательным реквизитам, прежде всего, относятся посто­янные реквизиты. Они заранее наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью компьютера или специального штампа и образуют официальный бланк докумен­та.

Постоянная часть реквизита документа — неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, нано­симая при его изготовлении.

Переменная часть реквизита документа — изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его запол­нении.

В государственном стандарте определены 30 реквизитов (было 29). Расположение их см. в Приложениях 3 и 4.

На основе законодательных, нормативных и нормативно-ме­тодических документов каждое учреждение (организация, пред­приятие, фирма) устанавливает свои требования к работе с доку­ментами и закрепляет их в уставе (положении), регламентах, пра­вилах, инструкциях.

При этом должны быть установлены:

• состав применяемых в управленческой системе документов;

• право на издание различных видов распорядительных доку­ментов руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена в соответствии с их компетенцией;

• права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудни­ков в процессах работы с документами;

• порядок подписания, согласования и визирования докумен­тов, их заверение печатью;

• виды применяемых бланков и порядок их использования;

• порядок движения основных видов документов;

• обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Государственным стандартом на систему организационно-рас­порядительной документации установлен набор реквизитов, свой­ственных этим документам. Все 30 реквизитов, включенных в го­сударственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной докумен­тации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие.

5.2.2. Требования к размещению реквизитов документов

Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно подразделить на три группы [8, 48]:

1) реквизиты бланка и ограничительные отметки:

• Государственный герб РФ (01);

• герб субъекта РФ (02);

• эмблема организации или товарный знак (знак обслужива­ния) (03);

• код организации (04);

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05);

• идентификационный номер налогоплательщика/код причи­ны постановки на учет (ИНН/КПП) (06);

• код формы документа (07);

• наименование организации (08);

• справочные данные об организации (09);

• наименование вида документа (10);

• ограничительная отметка для даты документа (11);

• ограничительная отметка для регистрационного номера доку­мента (12);

• ограничительная отметка для ссылки на регистрационный номер и дату документа (13);

• место составления или издания документа (14);

• ограничительная отметка для реквизита «адресат» (15);

• ограничительная отметка для размещения заголовка к тексту (18);

2) реквизиты, определяющие юридическую силу документа:

• автор документа (наименование организации) (08);

• наименование вида документа (10);

• дата документа (11);

• регистрационный номер документа (12);

• гриф утверждения документа (16);

• текст документа (20);

• подпись (22);

• гриф согласования документа (23);

• оттиск печати (25).

3) реквизиты, отражающие обработку и движение документа
(делопроизводственные отметки):

• ссылка на регистрационный номер и дату документа (ограни­чительная отметка) (13);

• адресат (15);

• резолюция (17);

• заголовок к тексту (ограничительная отметка) (18);

• отметка о контроле (ограничительная отметка) (19);

• отметка о наличии приложения (21);

• визы согласования документа (24);

• отметка о заверении копии (26);

• отметка об исполнителе (27);

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело (28);

• отметка о поступлении документа в организацию (29);

• идентификатор электронной копии документа (30).

Документы состоят из отдельных элементов, которые в сово­купности образуют документообразующие признаки, свидетель­ствующие о статусе документа и его подлинности. Эти элементы принято называть реквизитами (от лат. reguisitum — требуемое, необходимое).

Совокупность реквизитов определяет форму документа. Следо­вательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он дол­жен быть составлен в соответствии с формой, принятой для дан­ной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фак­тов, явлений, событий.

1. Государственный герб Российской Федерации. Изображе­ние помещают на бланках документов в соответствии с Положе­нием о Государственном гербе Российской Федерации.

2. Герб субъекта Российской Федерации. Изображение поме­щают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслужива­ния). Помещают на бланках организации в соответствии с уста­вом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

4. Код организации. Проставляют по Общероссийскому клас­сификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причи­ны постановки на учет (ИИН/КПП). Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код формы документа. Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование организации. Наименование организации, яв­ляющейся автором документа, должно соответствовать наимено­ванию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наи­менованием организации указывают сокращенное, а при его от­сутствии — полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках: русском и нацио­нальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех слу­чаях, когда оно закреплено в учредительных документах органи­зации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех слу­чаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наиме­нования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, пред­ставительства, структурного подразделения организации указы­вают в том случае, если эта структура является автором докумен­та; его располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представ­ляющее организацию.

9. Справочные данные об организации. Включают в себя почто­вый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10. Наименование вида документа. Наименование вида доку­мента, составленного или изданного организацией, регламенти­руется уставом (положением об организации); оно должно соот­ветствовать видам документов, предусмотренным Унифицирован­ной системой организационно-распорядительных документов (УСОРД) и ОКУД (класс 02 00000) В письме наименование вида документа не указывают.

11. Ограничительная отметка для даты документа. Датой доку­мента является дата его подписания или утверждения, для прото­кола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата со­бытия. Если авторами документа являются несколько организа­ций, то датой документа является наиболее поздняя дата подпи­сания.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в такой по­следовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точ­кой, год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 ок­тября 2006 г. следует оформлять: 01.10.2006. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 1 октября 2006 г., а также оформление даты в такой последовательности: год, ме­сяц, день месяца. Например: 2006.10.01.

12. Ограничительная отметка для регистрационного номера до­
кумента. Состоит из его порядкового номера, который можно до­
полнять по усмотрению организации индексом дела по номенк-

латуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно дву­мя и более организациями, состоит из регистрационных номе­ров, присваиваемых каждой из этих организаций. Эти номера про­ставляются через косую черту в порядке указания авторов в доку­менте.

13. Ограничительная отметка для ссылки на регистрационный номер и дату документа. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

14. Место составления или издания документа. Указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «наи­менование организации» и «справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15. Адресат. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организа­ции и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Администрация Пензенской области Контрольно-правовое управление

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например:

Администрация Тульской области Контрольно-правовое управление Главному специалисту А.Н.Петрову

v е.* > ■••'■. АЛ I! ■ ' ГА

или

Президенту АОЗТ «Сходня-мебель» К.И.Васильеву

Если документ отправляют в несколько однородных организа­ций или в несколько структурных подразделений одной организа­ции, то их следует указывать обобщенно. Например:

Администрации районов, городов Курской области

В состав реквизита «адресат» при необходимости может вклю­чаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последова­тельности, установленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указы­вают. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписы­вают. При большем количестве адресатов составляют список рас­сылки документа и на каждом экземпляре документа указывается только один адрес.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наимено­вание, затем почтовый адрес. Например:

Редакция журнала «Вокруг света» Большой Каретный переулок, д. 1/5 Центр, Москва, 108014

Допускается центрировать каждую строку реквизита адресата по отношению к самой длинной строке. Например:

Директору ЗАО «Коралл» С.Т.Савельеву

При адресовании документа физическому лицу указывают фа­милию и инициалы, а затем почтовый адрес получателя. Напри­мер:

Тюлину А. Н.

ул. Китай-город, д. 10, кв. 15

г. Москва, 630102

16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается дол­жностным лицом (должностными лицами) или специально изда­ваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТ­ВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, ут­верждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Зам. главы администрации

Подпись Т.М.Линник

14.02.2007

При утверждении документа несколькими должностными ли­цами их подписи располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, при­казом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕР­ЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ) (без кавычек), наименования утверждающего документа в творитель­ном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Протоколом общего собрания

акционеров

15.02.2007 № 11

или

УТВЕРЖДЕН Постановлением администрации области 16.02.2007 № 375

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первой страницы документа.

17. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению
решения постановления, зафиксированного в документе. Резолю­
ция пишется на документе соответствующим должностным ли­
цом и включает в себя фамилии исполнителей, содержание пору­
чения, срок исполнения, подпись и дату. Например:

Зайцевой А. В. Никитину П.С.

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с ЗАО «Аллоплант» к 21.03.2007

Личная подпись 07.03.2007

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается от­ветственный исполнитель, а если таких указаний нет, исполните­лем является лицо, названное в резолюции первым. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолю­ции указывается исполнитель, ставятся подпись автора, резолюции и дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту (ограничительная отметка). Краткое из­
ложение содержания документа указывают в заголовке к тексту.
Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать
смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с
названием документа. Например: приказ (о чем?) «Об итогах ра­
боты за первое полугодие 2004 года», протокол (чего?) «Заседа­
ния педагогического совета», должностная инструкция (кого?)
секретаря-референта.

Допускается не давать заголовок к тексту на документах фор­мата А5.

19. Отметка о контроле (ограничительная отметка). Срок ис­полнения документов указывается в резолюции руководителя. Если он не указан, срок контрольного документа определяется в один месяц или так, как указано в документе. Эту отметку обозначают штампом «Контроль» или буквой «К».

20. Текст документа. Тексты документов пишут на государствен­ном языке Российской Федерации при направлении их:

• в федеральные органы государственной власти, органы госу­дарственной власти субъектов Российской Федерации;

• на предприятия, в организации и их объединения, не находя­щиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Фе­дерации.

Тексты документов могут оформляться в виде анкеты, табли­цы, связного текста или в виде их комбинации.

При составлении текста в виде анкеты наименования призна­ков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находи­лись» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны со­гласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выражен­ные именем существительным в именительном падеже. Подзаго­ловки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, на следующих страницах печатают­ся только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления доку­мента, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только зак­лючительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без поясне­ния; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании докумен­тов других организаций или ранее изданных документов, указы­вают их реквизиты: наименование документа, наименование орга­низации, автора документа, дату документа, его регистрацион­ный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов, то его сле­дует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеру­ют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст должен излагаться от первого лица единственного числа («прика­зываю», «предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности органи­заций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установи­ла»).

В письмах используют следующие формы изложения:

• от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

• от третьего лица единственного числа («министерство не воз­ражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

21. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет при­
ложения, названные в тексте, отметка о них делается в следу­
ющей форме:

Приложение: на 15 л. в 5 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечи­слить их названия, количество листов и экземпляров каждого. На­пример:

Приложения: 1. Штатное расписание на 5 л. в 3 экз. 2. Смета расходов на 4 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в правом вер­хнем углу следует сделать отметку с указанием названия распоря­дительного документа, его даты и номера. Например:

Приложение № 2 к постановлению

администрации Пензенской области от 15.02.2007 № 30

22. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование
должности лица, подписывающего документ (полное, если доку­
мент оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, офор­
мленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Напри­
мер:

Директор Всероссийского

научно-исследовательского института

информационных технологий Подпись А.Н.Макаров

или

Директор института Подпись А.Н.Макаров

При подписании документа несколькими должностными ли­цами их подписи располагают одну под другой в последователь­ности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Директор фабрики Подпись А.Н.Волкова

Главный бухгалтер Подпись В.С.Алексеева

При подписании документа несколькими лицами равных дол­жностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Заместитель министра Заместитель министра

энергетики РФ связи РФ

Подпись А.Н.Викторов Подпись А.П.Семенов

В документах, составленных комиссией, указывают не долж­ности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Например:

Председатель комиссии: Подпись Н.В.Куличкин

Члены комиссии: Подпись Л.М.Астафьева

Подпись И. Ю. Матвеев

Подпись В.А.Чобанян

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «Зам» или косую черту перед наименованием должно­сти.

23. Гриф согласования документа. Состоит из слова СОГЛА­СОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовы­вается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

СОГЛАСОВАНО
Начальник Департамента
начального профессионального
образования Министерства
образования и науки РФ
__________________ Е. Я. Бутко

' '!, < 'Ч <

подпись 14.02.2007

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:

■...'■■■.'■■

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания педагогического совета от 28.02.2007 № 57

или

СОГЛАСОВАНО Письмо Росархива РФ от 15.02.2007 № 02-4/230

Грифы согласования располагают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

В реквизитах «подпись», «гриф утверждения» и «гриф согласо­вания» должны указываться фактическая должность лица, утвер­дившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наи­менованием должности.

24. Виды согласования документа. Оформляют визой, включа­
ющей в себя подпись и должность лица, визирующего документ,
расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
Например:

Начальник общего отдела

Личная подпись Л.А.Яркина

11.08.2006

При наличии замечаний к документу визу оформляют следу­ющим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А. С. Мизеров

11.08.2006

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого отправляется из органи­зации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны ко­пии отправляемого документа.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны после­днего листа подлинника документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе со­гласования. Допускается по усмотрению организации поместное визирование документа и его приложения.

25. Оттиск печати. На документах, удостоверяющих права дол­
жностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств
и материальных ценностей, а также специально предусмотренных
правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть
заверена печатью (гербовой, круглой). Например:

Начальник

управления Печать Подпись Г.В.Александрова

26. Отметка о заверении копии. При заверении копии доку­
мента ниже реквизита «подпись» проставляют заверительную над­
пись «Верно», наименование должности лица, заверившего ко­
пию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения. На­
пример:

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А. П. Кулик

10.02.2007

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

27. Отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя (составите­
ля) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или
при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа до­
кумента в левом нижнем углу. Например:

В.П.Алябьев 722 55 32