Требования к оформлению реквизита «справочные данные об организации»

Данный реквизит включает в себя:

- почтовый адрес. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы, затем название города, штата или округа, почтовый индекс и название страны. Российская Федерация также переходит на международную систему написания адреса;

- номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Данный реквизит указывается только на бланках служебного письма, так как письмо предполагает переписку.

Счет в банке указывается только в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом расположения реквизитов, так как информация о счете в банке занимает значительный объем и, как правило, не помещается в бланк с угловым вариантом.

9. Требования к оформлению реквизита « адресат».

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:

ОАО «Мостопроект»

Управление делами

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном.

Например:

ОАО «Мостопроект»

Управление делами

Ведущему специалисту

И.И. Иванову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору

ОАО «Мостопроект»

А.А. Петрову

При адресовании документа в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

ОАО «Мостопроект»

Советская ул., д. 5, Барнаул, 656020

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Петрову А.А.

ул. Советская, д. 7, кв. 23

г. Барнаул, Алтайский край, 656020

При адресовании документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.

Например:

Руководителям департаментов ФСКН России

Начальникам территориальных органов ФСКН России

Документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, а на каждом документе проставляется только один адрес.

При оформлении реквизита допускается центрировать каждую строку по отношению к самой длинной строке реквизита.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

10. Требования к оформлению реквизита дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) датой документа является дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Датой документа в этом случае является дата подписания его последней организацией.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (например: 01 марта 2014 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (например: 01.03.2014). При этом день и месяц оформляют парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Проставлять ноль в обозначении дня, месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно.