Ø Доповідна записка — це документ на ім’я керівника установи, у якому повідомляється про певний факт, подію, подається звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов’язань.
Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним; для зручності поділяється на частини. У кінці подаються висновки й пропозиції.Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.
Реквізити доповідної записки:
1 Назва виду документа.
2 Заголовок.
3 Посада, прізвище, ініціали керівника, якому вона подається.
4 Текст.
5 Посада, прізвище, ініціали особи, яка подає записку (може розташовуватися після адресата).
6 Дата складання.
7 Підпис.
Ø Пояснювальна записка — документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення дисципліни, невиконання роботи).
Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого. Документ, який не виходить за межі установи, оформляється на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких реквізитів:
1 Адресат.
2 Посада, прізвище, ім’я, по батькові (при потребі домашня адреса) адресанта.
3 Назва виду документа.
4 Заголовок.
5 Текст.
6 Дата складання.
7 Підпис.
Якщо записка направляється за межі установи, її оформляють на бланку і реєструють.