Бази даних можуть містити тисячі і десятки тисяч записів. Типову задачу опрацювання даних формулюють так: серед записів відшукати в БД ті, які задовольняють деякий критерій (умову) і вивести їх на екран, папір чи створити з них іншу таблицю. Для відшукання потрібних даних використовують фільтри і запити.
Фільтри застосовують у випадку нескладних умов пошуку і виведення даних на екран чи папір.
Доступ до команд роботи з фільтрами можна отримати одним із трьох способів:
1) виконати команду основного меню Запит ð Фільтр;
2) виконати команду з контекстного меню;
3) (найліпший) скористатися кнопками команд на панелі інструментів:
• Фільтр за вибраним;
• Змінити фільтр;
• Розширений фільтр;
• Застосувати/Вилучити фільтр.
Як користуватися кнопками, ви дізнаєтеся, виконуючи роботу. Під час еспериментів застосовуйте команду Відмінити фільтр, щоб повернути початкове відображення таблиці.
Для шукання даних користувач будує умови: прості і складені.
Прості умови. — це числа, тексти, вирази, математичні співвідношення, наприклад: 5; "Артист"; Артист; >3; =4; <>3; < date() — усі дати до вчора включно; Like[A-r] — прізвища, які починаються на А, Б, В, Г; Like "Ар*" — слова, які починаються на Ар; 69???? — шестизначні номери телефонів, які починаються на 69, тощо. Умови записують відповідно до правил мови SQL (Structured Query Language).
|
|
Складені умови — це умови, побудовані з простих за допомогою логічних операцій not (не), and (і), or (або). Наприклад, not 2; between З and 4; between date()-30 and date() — дати за минулі ЗО днів від сьогоднішньої, between 21/4/99 and 21/5/99 — між двома датами.
У конструкторах фільтрів і запитів умови вводять у рядок умов. Умови, які стосуються різних полів і мають сполучник (логічну операцію) "і", записують в одному рядку конструктора умов. Умови, які стосуються одного поля і мають сполучник "або", розташовують одну під одною.
Запит — це засіб відшукання записів, перетворення таблиць і створення на їхній основі нових.
Розрізняють декілька типів запитів. Найпростішим є звичайний запит (інша назва запит на вибірку), який відображає на екрані вибрані з БД записи. Ці запити не змінюють таблиці БД.
Для створення нової таблиці, що міститиме вибрані записи, внесення змін у таблиці (доповнення, оновлення, вилучення чи архівування записів, створення обчислювального поля тощо) використовують запити на перетворення (на внесення змін, на виконання дії з таблицею, action quiries).
Тип запиту можна змінювати командами Запит ð Тип запиту.
Загальна схема роботи з запитами на внесення змін така:
1) виконують звичайний запит на вибірку записів;
2) змінюють тип запиту, наприклад, на створення нової таблиці;
|
|
3) запускають запит на виконання — буде створена нова таблиця з відібраними записами.
Запит створюють вручну в режимі конструктора або за допомогою майстра запиту на базі деякої таблиці чи декількох таблиць, яку/які додають до запиту.
Щоб створити запит вручну, треба виконати таку послідовність команд, стартуючи з головного вікна бази даних:
Вікно БД ð Запити ð Створити ð Конструктор ð ОК ð Додають таблицю, наприклад, Оцінки ð Закривають вікно Додати таблицю.
Отримують вікно конструктора запитів. Конструювання запиту складається з декількох етапів.
1. У вікні таблиці Оцінки вибирають усі чи потрібні поля і перетягують їх у рядок Поле таблиці конструктора. Інший спосіб: рядок Поле заповнюють, клацнувши у ньому і вибравши назви полів з запропонованого списку.
2. Задають, якщо потрібно, режим упорядкування (методом вибору режиму зі списку) і режим відображення полів на екрані.
3. Вводять умови в рядок умов.
4. Щоб запустити запит на виконання, виконують команди Запит ð Запуск чи натискають на кнопку запуску, на якій нарисовано знак оклику (!).
5. Для редагування запиту треба повернутися в режим конструктора.
6. У разі потреби змінюють тип запиту.
7. Коли запит готовий, закривають конструктор зі збереженням запиту з деякою назвою у файлі БД.
Для створення реляційних запитів, звітів і форм спочатку відкривають їхні конструктори, у вікно конструктора вводять потрібні таблиці і лише тоді формують зв’язки.
Після цього у конструктор таблиці заносять назви полів з різних таблиць (методом перетягування чи іншим).
Розглянемо принципи формування звітів. Звіти призначені для оформлення потрібних даних з БД згідно з вимогами стандартів чи замовника і виведення їх на папір.
Є такі засоби створення звітів:
1) конструктор (бє для початківців);
2) майстер звітів;
3) автозвіти.
Як і у випадку форм оптимальним є комбінований сяссіб; звіт створюють за допомогою майстра звіту, а пізніше дооформляють його вручну за допомогою конструктора.
Звіт складається з декількох частин (елементів, не всі ж’яи є обов’язковими), які створює конструктор, а саме:
• заголовок звіту;
• верхній колонтитул (повторюється на усіх сторінках).
• заголовок групи (якщо записи групуються);
• область даних;
• нижній колонтитул;
• примітки.
За допомогою елементів керування у звіт можна додавати рисунки, діаграми, інші об’єкти. Дані редагувати у звіті не можна.
Порядок роботи: